Страхи, которые мешают собственнику избавиться от рутины

Страх «Я не в курсе» мешает заниматься стратегическим развитием бизнеса.

Когда основатель начинал бизнес, он все делал сам. Бизнес маленький, за всем можно уследить, всё можно сделать. Закупить товар, постоять на кассе, найти и нанять сотрудников, считать финансы и выдавать зарплаты. А каждая ошибка — даёт ценный опыт, помогает улучшить бизнес, процессы и товар. Каждый раз, решая задачу собственник не формализовал критерии:

• Качества товара для контроля,
• Скрипта для разговора с потенциальным покупателем,
• Личных и профессиональных скилов будущего работника и так далее.

Когда бизнес подрос, стало больше клиентов, сотрудников, задач и пришлось делегировать — потерялся контроль. Задач много, за всем не уследить. Собственник нанимает сотрудников, профессионалов, а объяснить «как надо» не может, сотрудник делает как ему сказали: «Делай как для себя!», «Сделай от души!». Потом начнётся постоянная критика: «ну что ты заказал у поставщика», «я бы 100 раз продал во время этого разговора». Результат предсказуем.

Недавно работал с директором, который нанял дизайнера — обновить сайт. Во время переговоров, звучали такие термины: «ламповый дизайн», «дружественный интерфейс». В результате директор потратил ещё 10 часов личного времени на эту задачу и внесение правок. А зачем?

Если вы нашли у себя нечто похожее, я рекомендую «отпустить ситуацию». По-другому никак, вам придется расставить приоритеты ценностей, что для вас важнее: сэкономить собственное время и принять результат исполнителя, который работает или потерять личное время и сделать «так как надо». Для любой задачи необходимо описать желаемый результат, доносить свои хотелки и ожидаемый результат исполнителям. Не грех объяснить, почему нужно «именно так».

Некоторые собственники живут с девизом: «Хочешь сделать хорошо, сделай это сам». У них сотрудники каждый день косячат, делают ерунду, постоянно пьют кофе и работают по 3 часа в день, за ними нужен глаз да глаз. У этой проблемы, кроме очевидной — кражи времени, есть другая, более страшная → шанс серьёзно разочароваться в профессиональной среде и перестать развивать компанию новыми кадрами. Постоянно жить с ощущением, что все вокруг бездари и полностью некомпетентны — страшно.

После нескольких неудачных попыток клонировать себя или найти стоящего, мотивированного, самостоятельного профессионала сотрудника — предприниматель отчаивается.

Некоторые собственники стоят «за спиной», настраивают видеонаблюдение, включают мониторинг на компьютерах и контролируют каждое движение — это иллюзия, как только такой собственник отвернется, все откроют пасьянсы, соцсети и займутся своими делами.

Деятельные сотрудники не любят отношения к себе как к малым детям. Они пришли в компанию, чтобы развивать себя, решать интересные задачи, развивать бизнес. Именно в таком порядке. Пошаговый контроль, недоверие — демотивирует. Следствие такого режима: апатия, прокрастинация, сброс ответственности, уход талантливых сотрудников из компании.

Я встречал собственников, которые тратили по четыре часа в день на сотрудников, чтобы проговорить задачу и принять отчет. А ведь это время можно было посвятить себе, стратегическому планированию. Если контролируете задачи сотрудников — автоматизируйте процесс, сократите время на рутину, а сменив подход к контролю и доверив сотрудникам самостоятельный поиск решения, вы получите толковых сотрудников и выполнение задач.

Когда основателю предстоит доверить управление продажами, финансами, производством, логистикой и тому подобное наемным менеджерам, его сковывает страх обесценивания. Ведь эти менеджеры заменят родные принципы управления собственника чужими, профессиональными. Собственник не согласен с тем, что делают менеджеры не потому, что они неправильные, а потому, что боится остаться не у дел.

В этот момент собственником руководит страх «невостребованности». Раньше каждый вопрос требовал его решения, а теперь непонятно в чем себя проявить.

Владелец часто начинает бизнес в той сфере, в которой разбирается. В остальных сферах ему приходится трудиться, пока компания маленькая. Работа, которая не приносит удовольствия, но необходима и считается рутиной. Лучшее место собственника там, где он наиболее компетентен. Всё остальное нужно делегировать менеджерам и выстроить систему контроля. Я называю это «уволить себя из компании», в какой-то момент это придется сделать каждому предпринимателю, заняться стратегическим управлением и нанять вместо себя операционного директора.

Если собственник вместо стратегического управления занимается микроменджментом, всех ждут тяжелые времена. Собственника, так как он тратит время на тотальный контроль и разбирательства в вопросах, в которых он слаб. Компанию, так как владелец блокирует ее развитие своими кустарными интуитивными действиями. Сотрудников, так как они испытают на себе бремя депрессивного диктатора.

Это отчасти обоснованный страх. Корнями он прорастает в беспорядок в управленческом учете и плохо организованные процессы. Без автоматизированного контроля персонал — филонит, тащит домой все, что плохо лежит. Встречаются случаи, когда менеджеры уводили из компании клиентскую базу или стратегических поставщиков. Такой страх отбирает доверие к сотрудникам, приводит к тотальным проверкам, контролю, инвентаризации, а значит и к потере времени. Плохо, если улетает в трубу время владельца. Еще хуже, в компании возникает культура недоверия. Все враги друг другу, никакой командной работы.

Директор в одной компании установил камеры для слежки за рабочими местами, а в туалет поставил автоматический выключатель света. Через пять минут в туалете выключался свет. И что вы думаете? Получил текучку 80% кадров, кражи ТМЦ, отвратительную репутацию. Было потрачено куча времени владельца на разбирательства, вместо того, чтобы заниматься делом.

Доверять сотрудникам сложно, для этого придется вкладываться в построение команды, личных связей и тому подобное. Поверить, что наемные работники не загубят дело вашей жизни — тяжело. Лучше превратить недоверие предпринимателя в задачу «выстроить систему учёта». Учет не должен напрягать персонал, он должен быть нормальной частью жизни. Ведь злоумышленников пугает не тяжесть наказания, а его неотвратимость. Добросовестные сотрудники чувствуют себя комфортно, если за их спиной нет надзирателя с плеткой, контроль выстроен и упорядочен. Руководители отвечают за показатели отделов, а собственник за суммарные показатели.

Если вдруг вас посетила мысль, что вы завалены работой, а бизнес не приносит былого азарта, значит придется спасать положение компании и себя. Рекомендации одинаково простые и действенные:

• наведите порядок в процессах и ролях,
• разберитесь как клиент получает ценность и как ваши бизнес-процессы влияет на это,
• напишите должностные инструкции,
• наведите порядок в учете ТМЦ, финансов, продаж и так далее.

Разберитесь, по каким показателям вы измеряете хороший результат. Какими активами вы владеете, где они хранятся, как превращаются в прибыль.

Назначьте руководителей подразделений и материально ответственных лиц.

Автоматизируйте учет и бизнес-процессы, так к руководителю попадают неискаженные данные, сокращаются трудозатраты, бизнес становится точнее и быстрее.

После выполнения этих действий сотрудники понимают свою роль и ценность для компании. Не придется стоять за спиной с плеткой, и сотрудник знает, какую функцию выполняет сам.

Время собственника — самый дорогой ресурс компании! Берегите себя.

На консультации мы разбираем не только технические, но и организационные проблемы. Приходите, чтобы разобраться со своими страхами. У нас пятнадцать лет опыта внедрения автоматизации в различных условиях.