Как модифицировать бизнес и не облажаться

Бизнес работает, и со временем в нем копится оборудование, купленное в разное время разными людьми. У каждого оборудования — свои особенности. В один принтер нужен струйный картридж, в другой — порошковый. На двух компьютерах антивирус заканчивается в апреле, на трех — в июне, на семи — в августе, еще на одном — в ноябре. Такие несостыковки накладываются друг на друга и получается зоопарк, который сложно и дорого содержать.

Мы работали с торговой сетью, у которой на кассах были сканеры штрих-кодов. Их когда-то закупили несколько штук про запас, и теперь меняют одни модели на другие, когда приходит время чинить или менять батарейку. А сканеры бывают двух типов: одни работают в режиме эмуляции клавиатуры, вторые — в режиме эмуляции COM-порта. Выглядят одинаково, но в 1С они настраиваются по-разному.

И каждый раз, когда меняли сканеры, начинался цирк: ой, у меня не работает, перенастройте. Перенастраивают. Потом возвращают старый сканер — и по-новой. Сканеры перенастраивал 1С-ник на аутсорсе — а он и приходил не сразу, и каждый раз брал почасовую оплату за свою работу. Пока магазин не начал использовать сканеры одного типа, это шоу продолжалось.

Сеть магазинов, которая торгует мясом на вес. Руководство переводит торговые точки на онлайн-кассы и подобрало выгодные по цене аппараты и весы к ним.

Кассы в теории подходят для этих магазинов. Но только в теории — а на практике пришлось срочно менять кассы на другие. Потому что весовая торговля мясом — слишком специфичная сфера.

Продавцы работают так: взвешивают кусок мяса, по памяти или ценнику на прилавке вводят стоимость за килограмм. Программа на кассе сама находит нужный товар в базе по стоимости и получает вес товара с весов. Продавцу остается только нажать кнопку «Пробить чек». Схема проверена временем, работает уже много лет и сбоев не дает.

А новые кассы не умели подбирать товар по его стоимости. Выбрать товар можно было только двумя способами: сканировать штрих-код или выбрать нужный вид мяса из списка. Штрих-кодов в магазине не было (на каждый кусок мяса и сосиску его повесить сложно), выбирать товар из списка — долго и неудобно.

Казалось бы, ну поменяй немного процесс продажи, сделай штрих-коды и дело в шляпе. Но все не так просто: продавцы — это женщины пенсионного или предпенсионного возраста, которые работают уже лет по 10-15. Переучивать их слишком долго и, возможно, бесполезно. Проще поменять кассовое оборудование.

Роман покупал компьютеры в офис. Выписал требуемые характеристики, начал мониторить цены в магазинах. Нашел, где дешевле всего — там и купил 20 штук. Только он не учел, что в его городе сервисного центра этого магазина нет. Когда компьютер ломается, его увозят в другой город на 30 дней. Компьютера нет, работа стоит — пришлось покупать запасной для таких случаев. Эту затрату он не предусмотрел.

Марине понадобился офисный принтер. Она купила один из самых дешевых принтеров, за 5 000 рублей. Была довольна, пока картридж не закончился. Оказалось, что картриджи для этого принтера заправлять нельзя, а новый стоит 2 000 рублей. Об этом она не подумала.

А можно было бы купить другой принтер — он стоит дороже, но картриджи для него можно заправлять. Посчитаем, сколько стоит год использования дешевого и дорогого принтеров.

Разница в 2 000 рублей кажется небольшой — но это только в первый год. Дальше дешевый принтер будет обходиться в 12 000 рублей в год, а дорогой — в 3 000 рублей.

У Кирилла — интернет-магазин шин. В офисе — кладовщики и менеджеры, а Кирилл и бухгалтер работают удаленно. База была в офисе на одном ПК. Работать неудобно: он с бухгалтером делит один компьютер с доступом через Team Viewer.

Когда с компьютером что-то случалось — вызывали администратора. Он приходил не сразу и брал почасовую оплату. Кирилл решил, что надо делать свой сервер для 1С, чтобы работать отовсюду без костылей. А мы предложили ему арендовать онлайн-версию программы за 2 400 рублей в месяц. Давайте считать.

Обычно аренда выгодна в двух случаях.

Задача не может полностью загрузить оборудование или сотрудника. Например, если бухгалтер вам нужен раз в квартал, зачем держать его в штате? Лучше пользоваться каким-нибудь бухгалтерским сервисом, который точно так же соберет отчетность и отправит ее в налоговую. Так же и с оборудованием — зачем свой сервер для трех компьютеров? Проще арендовать виртуальный.

Нет свободных денег вложиться здесь и сейчас. Организовать что-то автономное — это почти всегда крупные разовые затраты. Если денег нет, а работать надо — придется арендовать. Или если понимаете: вложите условные 50 000 рублей в оборот сейчас, и получите с них прибыль, которая перекроет расходы на аренду.

У Семена — сеть магазинов сантехники в Перми, 5 точек. Однажды он решил: нужно установить камеры видеонаблюдения. Решил, что по 5 камер на магазин будет достаточно. Закупил их по цене 5 000 рублей за штуку, еще 10 000 рублей на магазин потратил на установку и настройку. Всего расходов набежало на 135 000 рублей.

Прошло три месяца. Семен понял, что ничего в бизнесе с покупкой камер не изменилось. Он хотел наблюдать за работой продавцов и контролировать их. Оказалось, что без понимания, о чем разговаривают продавцы между собой и с покупателями — ситуация не проясняется.

Попробовал настроить запись звука с компьютеров на кассе, но ничего хорошего из этого не вышло: то компьютер выключен, то микрофон.

И только тогда Семен понял, что ему нужны были другие камеры: с записью звука и прямой трансляцией картинки через интернет. Только из таких камер он сможет извлекать пользу. На новые камеры суммарно потратил 300 000 рублей.

А старые камеры уже никуда не денешь. Вернуть их обратно в магазин нельзя. Он их как-то продал за полцены, но все равно получилось 80 000 рублей лишних трат.

Всегда отталкивайтесь от целей. Сделать собственный сервер — это не цель, а средство ее достижения. Цель — это доступ ко всем файлам компании из любого места с любого устройства. И если ставить цель так, то появляется несколько вариантов ее решения, из которых нужно выбрать наиболее оптимальный.

Мыслите как Володя. Сначала цель — только потом какие-то конкретные действия.