Минимизатор краж ТМЦ

Назначено ли материально-ответственное лицо за сохранность ТМЦ?

Отлично — у вас есть сотрудник, который несет материальную ответственность за ТМЦ. Он понимает, что все убытки — на нем, поэтому заинтересован в том, чтобы их не допустить. Регулярно информируйте МОЛ о его ответственности и обязанностях. Да, лицо и так несет ответственность, но ведь вам невыгодно, если он ее понесет. Проводите инвентаризацию вместе с МОЛ, чтобы оно чувствовало свою ответственность.
Заранее позаботьтесь о том, как вы получите от материально-ответственного лица компенсацию за убытки. Иначе придется возмещать их самому, и смысла в таком материально-ответственном нет. Регулярно информируйте МОЛ о его ответственности и обязанностях, потому что основная цель не наказание, а осознание ответственности. Тебе не выгодно ругать. Проводите инвентаризацию вместе с МОЛ, чтобы оно чувствовало свою ответственность.
Если руководитель лично занимается приемкой и отгрузкой товаров, то он сам и есть материально-ответственное лицо. В ином случае, высока вероятность, что ТМЦ будут пропадать.

Сколько сотрудников склада или торговой точки несут материальную ответственность?

Отлично! Проконтролируйте, чтобы этот сотрудник занимался приемкой, сохранностью и отгрузкой товара.
Когда за сохранность товара отвечает несколько материально-ответственных лиц, сложно найти и призвать к ответу конкретного нарушителя. Придется применять коллективную ответственность, при которой безусловно пострадают невиновные. Если есть возможность избежать или минимизировать коллективную ответственность — сделайте это.
Когда руководитель сам принимает товар, следит за его сохранностью и отдает покупателям, бояться краж не стоит. В случаях, когда в процессе участвуют другие лица, вы выбрали небезопасный вариант.

Вы решили организовать инвентаризацию. Кто ею займется?

Сами портим и теряем — сами себя проверяем. Это плохое правило. Используйте при проведении ревизии сотрудников других точек или офиса. Но имейте в виду — людям свойственно находить общий язык и договариваться. Идеально привлекать стороннего специалиста, которому важно качественно выполнить свою работу, а не что о нем подумает продавщица Зинаида Петровна, стащившая за месяц 20 кг баранины.
Хороший вариант! Только обратите внимание, чтобы люди не договаривались между собой и не вводили вас в заблуждение. Лучше не показывать ревизору количество товара из учета, а предоставить только наименования ТМЦ. Или используйте технические средства для проведения инвентаризации — терминалы сбора данных, учетные программы.
Это идеальный вариант — сторонний специалист не заинтересован в фальсификации цифр. Можно только рекомендовать вам оснастить его технически для ускорения процесса и снижения количества ошибок — терминалы сбора данных, учетные программы.

Имеют ли доступ посторонние лица к местам хранения ТМЦ?

Даже если вы доверяете своим сотрудникам, постарайтесь не пускать на склад тех, кто не несет ответственность за товар.
Отлично — материально-ответственные лица заинтересованы в сохранности товара, а у всех остальных нет доступа на склад.
На складе проходной двор. Если вы не знаете, у кого есть доступ на склад, то вы скорее всего обнаружите недостачу во время инвентаризации. Регламентируйте доступ к товару и назначьте письменно лиц, ответственных за хранение.

Поставщик привез товар, материально-ответственное лицо принимает его на склад. На основании какого документа сотрудник принимает товар?

Вы выбрали не самый надежный вариант приемки. Счет-фактура не подтверждает право на обладание товаром. Тем не менее, она содержит состав товаров, количество и стоимость. Внимательно проверяйте наименование позиций и их количество, чтобы они совпадали с документами.
Вы выбрали самый надежный вариант приемки. Внимательно проверяйте наименование позиций и их количество, чтобы они совпадали с документами.
Когда нет документов, подтверждающих поставку и прием товара, велик риск недосмотреть и перепутать. Ответственность нести будет некому — ведь фактическое количество товара ничем не подтверждено. Рекомендуем принимать и отгружать товар на основании товарно-транспортной накладной с подписью представителя покупателя и поставщика.

Поставщик передает материально-ответственному лицу товар. Как ваш сотрудник осуществляет приемку?

Отлично! Если приемщики внимательно осматривают ценности, проверяют целостность упаковки, наименование и состав ТМЦ, сверяют количество товара с накладной — у вас хорошо организована приемка.
Вы рискуете. Когда материально-ответственное лицо подписывает документ о приеме товара, то соглашается, что с поставкой все нормально. Если потом выяснится, что поставщик ошибся в количестве товара, привез товар с повреждениями или вообще не то — ответственность ляжет на вашу компанию. Постарайтесь организовать приемку со сверкой количества и качества товара по документам.

Часто условия приемки товара не позволяют материально-ответственному лицу тщательно проверить его количество и качество. Например, на морозе кладовщик не считает товар, а подписывает не глядя. Если на складе нет антенны, то нельзя проверить работоспособность телевизоров.

Вспомните особенности приемки на вашем предприятии. Постарайтесь объективно оценить, соответствует ли место приемки и отгрузки товара сложности процедуры? Удобно ли приемщику выполнять свои обязанности?

Отлично. Значит, убытки из-за неудобств при приемке товара вам не грозят.
Чтобы не терпеть убытки из-за некачественного товара или недостачи — позаботьтесь о том, как вам улучшить условия работы приемщика. Понаблюдайте со стороны за процессом получения и отгрузки товара. Спросите мнение сотрудника или даже сами поработайте день-другой в этой должности.

Ваш сотрудник отгружает товар покупателю или контрагенту. Как он проверяет, кому отгружает товар?

Вы надежно защищены от ошибок поставщиков, получателей и доставщиков.
Товар может получить лицо, которое не имеет отношения к покупателю. Юридически покупатель может отказаться от получения ТМЦ в последствии, если в накладной не стоит подпись гендиректора.
Самая опасная ситуация. Товар отгружен под честное слово, ни один документ не подтверждает этого.

Допустим, у вашего предприятия 10 торговых точек. Нужно из одной торговой точки перевезти товар в другую. Как вы организуете процесс с точки зрения учета?

Отлично. Значит, вы контролируете движение товара на всех этапах.
Когда вы перемещаете товар между своими точками хранения, товар переходит от одного материально-ответственного лица другому. У каждого из них должно остаться документальное подтверждение передачи и приемки ценности. Иначе потом сложно будет найти виновника пропажи — они будут показывать пальцем друг на друга.
В этом случае ни одно лицо, кроме собственника (гендиректора) не несет ответственности за сохранность товара. Невозможно будет найти виновного в случае пропажи.

Есть ли штрих-кодирование на вашем предприятии?

Отлично! Штрих-кодирование ускоряет процесс приемки и отгрузки товаров, сокращает количество ошибок при движении ТМЦ.
Штрих-кодов нет — значит, вы считаете ТМЦ вручную. Это грозит большим количеством ошибок в наименовании и подсчете. Чтобы их избежать, создайте ответственным необходимые условия: выделите достаточно времени на проверку, напишите четкую инструкцию по учету ТМЦ.

Работают ли камеры видеонаблюдения в местах хранения и отгрузки товара?

Хорошее психологическое средство борьбы с хищениями и халатностью. Даже если они не пишут видео, а просто висят.
При правильно поставленном учете ТМЦ и назначенных МОЛ в камерах нет необходимости. Однако, они дают дополнительную сохранность вашему товару и дисциплинированность персоналу.

Какой вид учета в организации?