Как настраивали учёт «Новуса»

Интерлогика автоматизировала учет с нуля для Новуса, компании торгующей импортным маслом. Хоршая история успеха автоматизации начинающей торговой компании. Практически идеальный пример: как надо действовать. Минимум вложений и максимум результата на старте, собственно и есть формула успеха.
Привет, меня зовут Катя, в этом кейсе я расскажу как мы настроили учёт компании, которая ещё не вела никаких торговых операций и толком не имела бизнес-процессов, если хотите обсудить подробности, приглашаю в нашу группу ВКонтакте, пишите в сообщения сообщества и я отвечу.
Эльдар — главный участник нашего кейса и основатель компании Новус, продающей импортное моторное масло через интернет. Мы уже настраивали учет для Эльдара в других компаниях, поэтому когда Эльдар открыл новую компанию он пришел к нам, чтобы сразу автоматизировать учет по науке.

Как настраивается учёт

Обычно в Интерлогике мы автоматизируем управленческий и торговый учёт в компаниях, которые какое-то время поработали и столкнулись с проблемами мешающие нормальному функционированию бизнеса. Тут появляемся мы и начинается магия.

Эксперты Интерлогики общаются с собственником бизнеса, выпытывают у него всё! Как сейчас работает бизнес, как должен работать, какие процессы протекают, что нужно сделать продавцу чтобы все работало.

Во время такой консультации мы определяем истинные цели и ожидания от автоматизации. После описываем правила автоматизации, детализируем управленческий и торговый учёт, составляем ТЗ для программистов, определяем, что должно быть в отчётах, и прописываем правила формирования ежедневных, еженедельных, ежемесячных и ежегодных отчетов, так чтобы собственник видел динамику развития, и мог держать руку на «пульсе» бизнеса и при этом не был перегружен ненужной информацией.
схема настойки учёта в компании
Обычная схема настройки учета
В этот раз, для компании Эльдара автоматизацию учёта нужно было настроить до старта бизнеса, когда даже нет отработанных процессов. Это сложно и интересно.
Знаете что нужно для автоматизации
Поможем настроить правильный учёт с нуля и в работающем бизнесе.

Этап 1— консультация

Консультация — обязательный этап перед автоматизацией, готовой автоматизации «под ключ» в природе не существует. Сначала нужно разобраться, что на самом деле хочет получить собственник. Бывает собственник говорит: «Хочу, чтобы себестоимость считалась автоматически», а на самом деле ему нужно видеть, сколько можно дать скидку в каждом конкретном заказе, но из-за кривого учёта от этого не будет толка.

Эльдар «с порога» рассказал: компании нужен учёт в 1С, чтобы автоматизировать рабочие операции, минимизировать время сотрудников, увеличить скорость получения информации по результатам работы в любое время, сократить ошибки учета. Компания будет работать с импортными поставщиками, значит нужно будет правильно определять стоимость контракта в пересчёте в рубли. Вести учёт импорта товаров по ГТД.

На консультации мы узнали, что Эльдар уже подписал внешнеторговый контракт, известна дата поставки масел, выплачен аванс поставщику.

Можно схематично описать документы, о которых нам рассказал Эльдар, вот таким образом:

  1. Эльдар, заключил контракт на поставку импортных товаров;
  2. Заключил договор поставки;
  3. Заключил договор на таможенное оформление.
как работать с валютным контролем
Как работает Новус

Цель и задачи учета

По итогам консультации определили цели и задачи учета.

  • Определить методику учета и порядок отражения операций по импорту в программе 1С.
  • Учет ТМЦ . Учет прихода и расхода импортной номенклатуры в разрезе ГТД.
  • Учет ВЭД. Оформление импортных операций закупки или оплаты в валюте.
  • Учет финансов. Учет в рублях, в разрезе касс и банковских счетов.
Настроить отчеты:

  • Остатки ТМЦ количество и сумма
  • Движение ДС
  • Взаиморасчеты с контрагентами: в рублях и евро.

Этап 2 — предложение по программе

Описали методику учета в программе на базе 1С 8 УНФ.

Расписали как оприходовать товар по ГТД, учесть пошлину и уплаченный на таможне НДС, как занести в программу номенклатуру.

Описали правила занесения новых внешнеторговых договоров.

Разобрали создание и поступления с расчетного счёта, загрузки выписки в 1С.

Разобрали оформление операции продажи товара.

Разобрали, как сделать настройки учета в разных валютах, как в 1С загрузить курсы валют.

Описали настройки для контроля номеров ГТД в приходных накладных и документах продажи для импортного товара, так как согласно законодательству номер ГТД является обязательным к указанию в счете на товар.

Для того, чтобы Эльдар, мог оперативно оценивать результаты бизнеса, и контролировать ежедневные выполнения операций настроили отчеты:
  • Отчёт по движению товаров за период,
  • Отчёт — остатки товаров в разрезе ГТД,
  • Контроль взаиморасчетов,
  • Отчёт по движению денежных средств.

Так как Эльдар раньше не работал с импортом и валютными операциями, выяснили, что фактические сроки поставки срываются, что приведет к нарушению валютного контроля РФ. Нам удалось вовремя составить и подписать допсоглашение о переносе сроков. Поэтому дополнительно подготовили действующие правила валютного контроля.

Этап 3. Разработка методики учета

Для работы в программе учета подготовили, инструкции по методике работы.

  1. Настройка программы.
  • Обязательно включить использование ГТД.
  • Включить возможность работы с валютой.
  • Как внести реквизиты организации и учетную политику налогообложения
  • Как завести банковские счета в валюте и в рублях
  • Как завести склад для товара
2. Описание методики работы в программе.

  • Как внести поставщика импортных товаров, обязательные реквизиты для заполнения и выбор валюты договора.
  • Создать справочник номенклатуры
  • Оформление поступления импортного товара:
  • Как занести товар по ГТД.
  • Как читать и понимать декларации.
  • Какие данные и из каких полей нужны для занесения в программу.
  • Сколько листов в декларации и что они содержат.
  • Как заполнить и в каком поле ГТД учтены Расходы при импорте:
  • Таможенная стоимость, пошлина, НДС.
  • Оформление поступления дополнительных расходов связанных с увеличением стоимости запасов: транспортные услуги, услуги таможенного брокера и т.д.
  • Оформление продажи: за наличные и безналичные. Юр.лицам и Физ.лицам
  • Оплата поставщику
  • Как загрузить выписку из банка и сформировать поступления и списания со счета.
  1. Настройка отчетов:
  • Настроили Отчет по движению товаров за период, приход и расход, себестоимость в рублях.
  • Отчет - остатки товаров в разрезе ГТД.
  • Контроль взаиморасчетов
  • Отчет по движению денежных средств
  • Отчет о прибылях и убытках.

Этап 4. Обучение работе в программе

Обучение работе в программе проходило у экрана компьютера, собрались сотрудники и собственник. Консультация прошла быстро, вопросов не было. Но это не удивительно работа в программе не началась.

После того как началась работа, было множество дополнительных вопросов, мы отвечали на все вопросы добавляли в инструкцию новые пункты.

Этап 5. Поддержка и консультации в начале работы в программе

Для того чтобы собственник и сотрудники были в курсе возникающих вопросов и полученных ответов мы сделали общий чат. Сотрудники Новуса, в случае проблем с учетом задают вопрос нам. В рабочее время консультанты Интерлогики отвечают. Вопросы, которые по мнению Эльдара горят, мы решаем через звонок.

Саммари

Эльдар получил настроенную программу, ему не нужно было придумывать отчеты и методы учета данных. Он может оценить свой бизнес. Учет в программе ведется с первых дней. В том случае, когда у клиента возникают вопросы и дополнительные "хотелки" , мы всегда рядом поддерживаем, подключаемся к процессу. Эльдар работает и развивается, он месяц проработал без нас, но когда возникла новая идея, он пришел за поддержкой.

На консультации разберём, как грамотно инвестировать в автоматизацию: что необходимо автоматизировать, что желательно, а что потерпит. Какие готовые решения есть, чтобы одним выстрелом убивать много зайцев.
Автор кейса: Екатерина Башмакова
Финансист Интерлогики
Опубликовано: 5 июля 2019
Поделитесь этой статьёй с друзьями
Составим правильный план автоматизации
За два часа наметим цели, составим план действий, объясним как контролировать и управлять автоматизацией
Made on
Tilda