Как Интерлогика настроила управленческий учет «Новуса»

Обычно в Интерлогике мы автоматизируем управленческий и торговый учёт в компаниях, которые какое-то время поработали и столкнулись с проблемами мешающие нормальному функционированию бизнеса. Тут появляемся мы и начинается магия.

Эксперты Интерлогики общаются с собственником бизнеса, выпытывают у него всё! Как сейчас работает бизнес, как должен работать, какие процессы протекают, что нужно сделать продавцу чтобы все работало.

Во время такой консультации мы определяем истинные цели и ожидания от автоматизации. После описываем правила автоматизации, детализируем управленческий и торговый учёт, составляем ТЗ для программистов, определяем, что должно быть в отчётах, и прописываем правила формирования ежедневных, еженедельных, ежемесячных и ежегодных отчетов, так чтобы собственник видел динамику развития, и мог держать руку на «пульсе» бизнеса и при этом не был перегружен ненужной информацией.

Кстати, хотите больше знать про правильные отчеты для управления бизнесом?

В этот раз, для компании Эльдара автоматизацию учёта нужно было настроить до старта бизнеса, когда даже нет отработанных процессов. Это сложно и интересно.

Консультация — обязательный этап перед автоматизацией, готовой автоматизации «под ключ» в природе не существует. Сначала нужно разобраться, что на самом деле хочет получить собственник. Бывает собственник говорит: «Хочу, чтобы себестоимость считалась автоматически», а на самом деле ему нужно видеть, сколько можно дать скидку в каждом конкретном заказе, но из-за кривого учёта от этого не будет толка.

Эльдар «с порога» рассказал: компании нужен учёт в 1С, чтобы автоматизировать рабочие операции, минимизировать время сотрудников, увеличить скорость получения информации по результатам работы в любое время, сократить ошибки учета. Компания будет работать с импортными поставщиками, значит нужно будет правильно определять стоимость контракта в пересчёте в рубли. Вести учёт импорта товаров по ГТД.

На консультации мы узнали, что Эльдар уже подписал внешнеторговый контракт, известна дата поставки масел, выплачен аванс поставщику.

Можно схематично описать документы, о которых нам рассказал Эльдар, вот таким образом:

1. Эльдар, заключил контракт на поставку импортных товаров;
2. Заключил договор поставки;
3. Заключил договор на таможенное оформление.

По итогам консультации определили цели и задачи учета.

• Определить методику учета и порядок отражения операций по импорту в программе 1С.
• Учет ТМЦ . Учет прихода и расхода импортной номенклатуры в разрезе ГТД.
• Учет ВЭД. Оформление импортных операций закупки или оплаты в валюте.
• Учет финансов. Учет в рублях, в разрезе касс и банковских счетов.

Настроить отчеты:

• Остатки ТМЦ количество и сумма
• Движение ДС
• Взаиморасчеты с контрагентами: в рублях и евро.

Описали методику учета в программе на базе 1С 8 УНФ.

Расписали как оприходовать товар по ГТД, учесть пошлину и уплаченный на таможне НДС, как занести в программу номенклатуру.

Описали правила занесения новых внешнеторговых договоров.

Разобрали создание и поступления с расчетного счёта, загрузки выписки в 1С.

Разобрали оформление операции продажи товара.

Разобрали, как сделать настройки учета в разных валютах, как в 1С загрузить курсы валют.

Описали настройки для контроля номеров ГТД в приходных накладных и документах продажи для импортного товара, так как согласно законодательству номер ГТД является обязательным к указанию в счете на товар.

Для того, чтобы Эльдар, мог оперативно оценивать результаты бизнеса, и контролировать ежедневные выполнения операций настроили отчеты:

• Отчёт по движению товаров за период,
• Отчёт — остатки товаров в разрезе ГТД,
• Контроль взаиморасчетов,
• Отчёт по движению денежных средств.

Так как Эльдар раньше не работал с импортом и валютными операциями, выяснили, что фактические сроки поставки срываются, что приведет к нарушению валютного контроля РФ. Нам удалось вовремя составить и подписать допсоглашение о переносе сроков. Поэтому дополнительно подготовили действующие правила валютного контроля.

Для работы в программе учета подготовили, инструкции по методике работы.

Настройка программы.

• Обязательно включить использование ГТД.
• Включить возможность работы с валютой.
• Как внести реквизиты организации и учетную политику налогообложения
• Как завести банковские счета в валюте и в рублях
• Как завести склад для товара

Описание методики работы в программе.

• Как внести поставщика импортных товаров, обязательные реквизиты для заполнения и выбор валюты договора.
• Создать справочник номенклатуры
• Оформление поступления импортного товара:
• Как занести товар по ГТД.
• Как читать и понимать декларации.
• Какие данные и из каких полей нужны для занесения в программу.
• Сколько листов в декларации и что они содержат.
• Как заполнить и в каком поле ГТД учтены Расходы при импорте:
• Таможенная стоимость, пошлина, НДС.
• Оформление поступления дополнительных расходов связанных с увеличением стоимости запасов: транспортные услуги, услуги таможенного брокера и т.д.
• Оформление продажи: за наличные и безналичные. Юр.лицам и Физ.лицам
• Оплата поставщику
• Как загрузить выписку из банка и сформировать поступления и списания со счета.

Настройка отчетов:

• Настроили Отчет по движению товаров за период, приход и расход, себестоимость в рублях.
• Отчет - остатки товаров в разрезе ГТД.
• Контроль взаиморасчетов
• Отчет по движению денежных средств
• Отчет о прибылях и убытках.

Обучение работе в программе проходило у экрана компьютера, собрались сотрудники и собственник. Консультация прошла быстро, вопросов не было. Но это не удивительно работа в программе не началась.

После того как началась работа, было множество дополнительных вопросов, мы отвечали на все вопросы добавляли в инструкцию новые пункты.

Для того чтобы собственник и сотрудники были в курсе возникающих вопросов и полученных ответов мы сделали общий чат. Сотрудники Новуса, в случае проблем с учетом задают вопрос нам. В рабочее время консультанты Интерлогики отвечают. Вопросы, которые по мнению Эльдара горят, мы решаем через звонок.

Эльдар получил настроенную программу, ему не нужно было придумывать отчеты и методы учета данных. Он может оценить свой бизнес. Учет в программе ведется с первых дней. В том случае, когда у клиента возникают вопросы и дополнительные "хотелки" , мы всегда рядом поддерживаем, подключаемся к процессу. Эльдар работает и развивается, он месяц проработал без нас, но когда возникла новая идея, он пришел за поддержкой.

На консультации разберём, как грамотно инвестировать в автоматизацию: что необходимо автоматизировать, что желательно, а что потерпит. Какие готовые решения есть, чтобы одним выстрелом убивать много зайцев.