Один наш клиент обратился на автоматизацию зуботехнической лаборатории, после того как проиграл дело в суде. Мы поставили учёт, навели порядок и автоматизировали заказ-наряд.
👋 Привет, это Алексей! Руководитель Интерлогики, стратег-автоматизатор и руководитель проектов автоматизации. Если есть вопросы, можете писать вопросы в телеграме @interlogik
Заказ-наряд в зуботехнической лаборатории (ЗТЛ) — это основа учёта, документ, который фиксирует всю информацию о заказе, частично информацию о пациенте. Без него лаборатория может работать, только если будет мало заказов и всю информацию можно будет держать в голове.
Что такое и что содержит заказ-наряд ЗТЛ?
Я где-то два часа думал зачем нужен этот блок в статье. В моём понимании вы и так уже знаете, как выглядит заказ-наряд, что в нём есть и зачем он нужен. Но мой маркетолог настаивал на том, чтобы этот пункт был в статье.
Штош. На всякий случай, если всё знаете — переходите к следующему пункту.
Заказ-наряд — документ, на котором держится управленческий учёт зуботехнической лаборатории. Также у него есть важная задача «быть связующим звеном между лабораторией и стоматологией». В документе фиксируют детали заказа, что упрощает коммуникацию между специалистами.
Содержит:
- Информацию о пациенте: имя, контакты и прочие данные;
- Тип услуги, а также объём работ: пункт описывает, какие именно услуги требуются от лаборатории (например, что нужно изготовить коронку или протез?);
- Сроки;
- Стоимость работ;
- Используемые материалы (последние два пункта нужны для повышения прозрачности работ).
Может показаться, что это просто «бумага», в которой описываются детали работ. Но без этой бумаги управленческий учёт в ЗТЛ «не заведётся».
Данные заказ-наряда зуботехнической лаборатории для управленческого учёта:
- Основа для учёта: в документе содержатся все данные для учёта (сколько именно нужно списать материала со склада для работы, сколько будет стоить готовое изделие, сколько времени уйдёт у техника на изготовление изделия и прочее);
- Контроль ресурсов: на основе заказ-наряда строятся стратегии закупок и пополнения запасов;
- Основа для анализа эффективности и производительности: на основе заказ-нарядов руководители лаборатории строят планы по развитию бизнеса.
- База для построения финансового учёта в зуботехнической лаборатории: заказ-наряд фиксирует стоимость услуг и материалов, как следствие, мы получаем основу для отчётов и финансового анализа. Можем оценить востребованные услуги.
- Повышение качества клиентского сервиса: клиенты зуботехнических лабораторий — стоматологии и стоматологи, заказ-наряд выполняет роль договора, сообщений в мессенджере и оформленных карточек в таск-менеджере. Проще говоря, в заказ-наряде прописывается «что лаборатория пообещала стоматологии». Такой важный документ лучше всё-таки оцифровать — не так ли?
- Автоматизация учёта и бизнес-процессов: программное обеспечение для работы с заказ-нарядами ускоряет и упрощает учёт и управление.
Как видите, лаборатории нужен заказ-наряд. И скорее всего, если вы работаете в зуботехнической лаборатории — он у вас уже есть. Осталось только разобраться в каком он формате: цифровом или аналоговом. А если в цифровом — то достаточно ли он автоматизирован? Если нет — обращайтесь к нам за организацией работы лаборатории, контроля ресурсов и автоматизацией финансов ЗТЛ. Мы автоматизируем учёт, бизнес-процессы и, конечно же, заказ-наряд для ЗТЛ. Для этого оставьте заявку внизу страницы.
Преимущества использования автоматизированного заказа-наряда в зуботехнической лаборатории
Если предыдущая глава вас не убедила, то вот выгоды для лаборатории и конкретно руководителя от автоматизированного заказ-наряда:
- Не «забудете», не «потеряете» обещания перед клиентами. Всё, что было когда-то оформлено, трудно будет видоизменить или удалить.
- Сокращение «путаницы» и «различных ошибок». Например, вы будете видеть, какие заказы в работе, а какие не берутся в работу слишком долго. Больше никто не будет делать два заказа одновременно. Не будете работать в аврале, пытаясь успеть в срок, потому что не распределили ресурсы техников.
- Выше качество обслуживания. Оцифрованные и автоматизированные заказ-наряды позволяют делать работу по каждому проекту прозрачным и регламентированным. Можно будет для каждой клиники или врача выстаивать свои правила работы, так как это будет отражено в системе. На минимальном уровне — можно будет делать пометки «этот врач любит переписываться и не любит звонить» или будут видны дни рождения, этот любит делать срочные заказы и ругается, если его работу не делают быстро (такому можно ставить цены на выполнение работы побольше) и так далее.
Удивительно, но мы слишком часто работали с проблемой «неправильный белый». В старых заказ-нарядах каждый врач описывал цвет, руководствуясь своими терминами, вплоть до описания «оттенок белого». Во время автоматизации мы предложили интерфейс, который позволят настроить цветокорректировку экрана и выбрать правильный оттенок из цветов, которые настроят на стороне лаборатории на основе имеющихся материалов. Подобная надстройка немного усложнила форму заказ-наряда, зато в разы повысило «уровень довольности клиентов».
У одного нашего клиента было пара судов из-за того, что врач не оформил пункт «аллергия». Поэтому у пациента была небольшая аллергическая реакция. С тех пор для лаборатории настроили интерфейс оформления заказ-наряда так, чтобы нельзя было отправить без отметок некоторых важных полей.
Как формируется заказ-наряд (описание бизнес-процесса формирования заказ-наряда)
Заказ-наряд обычно формируется на основании направления от стоматолога или клиники, где указаны конкретные требования к изделиям. В бланке или интерфейсе заказ-наряда важно прописать все необходимые данные. Но, кроме этого, нужно перепроверить все элементы, если пациент лечился ранее — сверить данные с тем, что хранится в базе. Это позволит уменьшить количество ошибок.
Процесс такой:
- Получаем данные о пациенте и заказе. Большую часть данных можно подставить автоматически. Все наши лабораторию не начинают работу над заказом, если стоматолог не оформит необходимые данные. Строго говоря, стоматолог не сможет даже создать такой заказ.
- Проверка данных и подтверждение заказа. В первую очередь проверяется соответствие информации с прошлой базой данных, если пациент уже лечился и лаборатория что-то делала для клиента и в прошлый раз пациент указал аллергию, а в этот раз — нет. То заказ нужно проверить и подтвердить. Во вторую очередь проверяется наличие необходимых материалов, и корректируется срок выполнения заказа. Сроки можно подвинуть, если расставить другие приоритеты другим заказам.
- Бумажки — юридические и бухгалтерские тонкости, формирование счёта и предварительная проверка окупаемости проекта. Большая часть операций делается автоматически, за пару минут. Ответственному нужно лишь внимательно прочитать.
- Запуск в работу и отслеживание статуса заказа. Обычно один техник выполняет один проект, но в зависимости от сложности заказа и графика работ, могут быть и другие ситуации.
Путь к эффективной зуботехнической лаборатории
Качество и скорость работы лаборатории, при соблюдении финансовых показателей — жизненно необходимо для бизнеса. Наверное, можно быстро и качественно работать, а также считать финансы и без автоматизации. Но будет тяжело.
Автоматизированный заказ-наряд может:
— ускорить работу процессов лаборатории на 80%,
— сократить формирование финансовых отчётов на 90%,
— уменьшить вероятность возникновения ошибок в учёте до 0,
— эффективнее использовать ресурсы и повысить рентабельность лаборатории на 22%.
— ускорить работу процессов лаборатории на 80%,
— сократить формирование финансовых отчётов на 90%,
— уменьшить вероятность возникновения ошибок в учёте до 0,
— эффективнее использовать ресурсы и повысить рентабельность лаборатории на 22%.
Для автоматизации учёта и бизнес-процессов ЗТЛ звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или оставьте заявку внизу страницы, или пишите в телеграм @interlogik.