Разбираем, что такое цифровизация стоматологии и чем она отличается от автоматизации.
В нашей практике руководители стоматологий задумываются о цифровизации, когда сталкиваются с проблемами:
- Сложности в планировании и координации работы сотрудников и оборудования. Частая проблема — сложно организовать удобное расписание, чтобы было минимум пациентов в очереди, и стоматологи не «скучали» без пациентов.
- Трудности в контроле и отслеживании финансовой информации и документов. Особенно если в стоматологии работает система скидок и лояльности. Нужно отслеживать «кто привёл пациента», «кто дал скидку, врач или клиника» и так далее.
- Невозможность получения своевременной и точной статистики и отчётов о работе практики.
👋 Привет, это Алексей! Автор этого материала. Если захотите провести цифровизацию стоматологии, или у вас есть вопросы по этой теме, можете писать вопросы в телеграме @interlogik
Что такое цифровизация стоматологии
Цифровизация стоматологии — это внедрение современных цифровых технологий в процессы работы стоматологической клиники. Она включает автоматизацию управленческого учёта, электронный документооборот, управление записями пациентов и анализ данных. Это позволяет повысить эффективность работы, улучшить качество обслуживания и упростить управление клиникой.
Проще говоря — это попытка посмотреть на всё, что происходит в стоматологии с точки зрения цифр. «Смотреть на что-то с точки зрения цифр» — значит, что нужно открыть эксельку и в ней увидеть всё что угодно. Во сколько открылась клиника? Сколько пациентов пришло в день Х, а в этот же день, но в прошлом году? А сколько было по рекомендации?
Важный момент. Мы в Интерлогике говорим про цифровизацию управленческого учёта и бизнес-процессов. Если вы хотите оцифровать работу стоматолога, использовать цифровую диагностику, интраоральное сканирование, создать клинику с цифровой лабораторией — это не совсем наш профиль, но всё же спросите нас! Мы обсудим задачу, возможно, возьмёмся за такую работу.
Цифровизация и автоматизация стоматологии?
Это взаимозаменяемые термины, но могут отличаться акцентом. Цифровизация — акцент на «цифре», переходе из аналогового к цифровым методам. И у нас появляются те самые таблички с разными числами. Автоматизация — оптимизация, ускорение и зачастую упрощение различных процессов. Вместо людей, эти процессы делают машины, зачастую компьютеры. Автоматизации без цифр — не может быть. Но фокус на сокращение ручного труда.
К нам можно обращаться за автоматизацией стоматологии и за оцифровкой процессов.
Цифровизация и автоматизация управленческого учёта в стоматологии тесно связаны и дополняют друг друга. Всё начинается с наведения порядка в учёте, затем мы оцифровываем, всё, что можно оцифровать, после думаем, что можно и стоит автоматизировать (не стоит автоматизировать, ради автоматизации, проект должен окупиться!). После работаем над управлением компанией: отчёты, сокращение ошибок, аналитика.
Этапы оцифровки
Мы активно внедряем цифровые технологии, чтобы сделать работу нашей клиники, более эффективной и удобной для вас. Вот как это выглядит на практике.
Создание цифровых данных. Переводим привычные документы в электронный формат для работы с МИС и CRM. Все медицинские карты наших пациентов, финансовые отчёты и графики приёмов теперь хранятся в цифровом виде. Это не только упрощает доступ к информации, но и повышает её безопасность и сохранность.
Интеграция данных. Автоматизация позволит удобно объединять данные из разных источников в одной системе. То есть если вы хранили какие-то данные в табличке в гугл-диске, другие на почте, третьи в CRM. Теперь всё в одном интерфейсе. Так работать удобнее, и будет меньше ошибок.
Настраиваем управление учётными записями. Создаём автоматические финансовые отчёты и систему выставления счетов. Это позволяет нам контролировать доходы и расходы с высокой точностью и без необходимости ручного ввода информации.
Оптимизируем процессы.
Цифровизация упрощает многие процессы: расчёт заработной платы, планирование бюджета и отслеживание финансовых потоков теперь происходит автоматически. Это ускоряет работу и помогает избежать ошибок, связанных с ручным управлением.
Работаем над эффективностью и точностью. Снижаем ошибки, минимизируем влияние человеческого фактора на управление клиникой. Все данные обрабатываются быстро и точно, что улучшает качество управленческих решений и позволяет оперативно реагировать на изменения.
Создаём систему управления и анализа данных. Наши системы автоматически формируют отчёты и проводят анализ данных. Это помогает нам оценивать финансовые показатели, планировать и прогнозировать развитие клиники.
Что будет, если не делать оцифровку
В целом, стоматология может работать и без оцифровки процессов. Некоторым ни цифровизация, ни автоматизация не нужна. Например:
- Не планируют расширяться и не продвигаются в интернете. Маленькие кабинеты, работающие на постоянных клиентах. Руководителю хватает, расти — не хочет. В текущем этапе цифровизация только добавит работы, не увеличив ни поток клиентов, ни доходы.
- Цили цифровизации не синхронны с целями руководства. Без ясного понимания целей внедрение цифровых инструментов может быть неэффективным. Если всех устраивает работа в гугл-таблице, а у пациентов нет особого выбора в какую стоматологию идти, то установка CRM, ради того, чтобы повысить клиентский сервис, может не оправдать ожиданий по росту выручки. Клиентский сервис то, скорее всего, получится поднять. Только это почти никак не повлияет на компанию.
Если у вашей стоматологии другая ситуация: проблемы с закупками, непонятна себестоимость, а без неё не получится конкурировать, сокращается поток клиентов и так далее. То без цифровизации будет сложнее. Если не заниматься цифровизацией, клиники сталкиваются с несколькими серьёзными проблемами,
Трудности в оценке эффективности. Без цифровых систем сложно измерить результативность различных инициатив. Например, если клиника запускает рекламную кампанию для привлечения новых пациентов, без цифровых инструментов трудно понять, как она влияет на приток клиентов. Ручной сбор данных о новых пациентах и сопоставление их с рекламными акциями может занять много времени и быть неточным. В результате, клиника может продолжать тратить деньги на неэффективные кампании, не зная, что они не приносят ожидаемого результата.
Проблемы с управленческими решениями. Без автоматизированных систем управление становится более сложным. Например, если в клинике наблюдаются проблемы с загрузкой врачей, без анализа ключевых показателей трудно определить, что именно вызывает проблемы. Могут возникать вопросы, как улучшить расписание или оптимизировать работу сотрудников, но отсутствие чёткой информации затрудняет принятие обоснованных решений. Ручное отслеживание и анализ данных увеличивает риск ошибок и делает процесс управления менее гибким.
Риск упущения стагнации или кризиса. Если клиника не использует цифровизацию, снижение посещаемости и выручки может проходить незаметно до тех пор, пока не станет серьёзной проблемой. Например, если доходы клиники начинают медленно падать, без регулярного мониторинга и анализа данных трудно выявить эту тенденцию на ранней стадии. В результате, клиника может не успеть вовремя принять меры для исправления ситуации, что приведёт к дальнейшим потерям и ухудшению финансового состояния.
Что не является цифровизацией, но может казаться ей
На всякий случай перечисленные ниже вещи — не являются плохими или бесполезными. Просто по определению не может считаться цифровизацией.
Ручной ввод данных в электронные таблицы. Заполнение таблиц Excel или Google Sheets вручную, без интеграции с другими системами, не является полноценной оцифровкой. Это просто перенос информации из одного формата в другой. Особенностью цифровизации является то, что данные в таблицу попадают автоматически или хотя бы полуавтоматически.
❌ Без цифровизации: поступает звонок на ресепшн, администратор открывает таблицу и вносит данные: ФИО, жалобы, номер, открывает календарь и вписывает человека на приём.
✅ С цифровизацией: поступает звонок, администратор отвечает, телефония передала данные в CRM и МИС. Администратор вводит только ключевые данные один раз. Если звонящий уже посещал клинику, то на компьютере администратора высветится всё необходимое: как поздороваться, какое обращение на «вы» или на «ты» предпочитает клиент, сколько раз был в клинике и так далее.
Использование электронной почты для обмена документами. Отправка медицинских записей и финансовых отчётов по электронной почте — это не оцифровка, а просто замена бумажных носителей на электронные.
❌ Без цифровизации: медицинские записи и финансовые отчёты отправляются по электронной почте или мессенджерам в PDF. Сохраняют их куда придётся, как-то редактируют, параллельно открыты таблицы, из которых копируют данные или гугл, в котором гуглят коды МКБ и побочные действия лекарств.
✅ С цифровизацией: Медицинские записи и финансовые отчёты автоматически поступают в систему, по выбору: хотите на почту, хотите только в приложение. Поступают в удобном читабельном виде. Если нужно вводить данные, система указывает, какие данные нужно ввести и если это возможно, подсказывает варианты.
Использование простых систем учёта или простых CRM. Использование базовых программ для учёта, которые не интегрируются с другими системами и не автоматизируют процессы.
❌ Без цифровизации: используется программа для создания баз данных, которая шла с комплектом программ для редактиривания текстовых файлов. Все данные вводятся вручную, например, записи о приёмах и финансовые отчёты. Если при вводе кто-то ошибётся, это будет трудно заметить. Для получения отчётов администратору или бухгалтеру приходится собирать данные из нескольких источников вручную, что занимает много времени и повышает вероятность ошибок.
✅ С цифровизацией: клиника использует 1С Стоматологию или аналогичную систему, все данные из маркетинга, CRM, МИС находятся в одной системе. Отчёты настроены и собираются автоматически в пару кликов.
