Обезьяны: пять историй о том, как предприниматель мешает своему бизнесу

Маленькая компания по производству сувенирной продукции в Архангельске. Руководитель занимается бизнесом уже четыре года, знает лично поставщиков и покупателей. Отгрузки товаров делал без документов. На вопрос почему так, ответил мне: «Я всех лично знаю, по-пацански решим».

Гром среди ясного неба грянул с обращением крупного закупщика из Москвы. Контракт на 300 тысяч рублей, стопроцентный аванс, поставка без документов — все довольны. Проходит год и у закупщика меняется руководство. Оно поднимает взаиморасчеты и находит оплаченный аванс, не закрытый документами. Естественно, просят вернуть 300 тысяч рублей. С крупной компанией по-пацански не решишь — «Без бумажки ты букашка».

Рекламное бюро в Новосибирске занимается изготовлением и размещением рекламных конструкций. Предприниматель разбирается в рекламе и продажах, а вот в учете не разбирается. Все заказы, обязательства, задачи записывают на стикерах и лепят на дверь.

Когда летом жарко — открывают окна и часть заказов улетает на север вместе с перелетными птицами (без шуток, часть стикеров реально улетала в окно). Бывает так, что менеджер забыл передать детали заказа, то забыл куда записывал, то записывал не совсем точно.

Как результат:

• Портится репутация толковых в общем-то ребят — клиенты, чьи заказы «улетели», рекомендуют обходить их бюро стороной.
• В дебиторке скопилась годовая зарплата директора (это выяснилось, когда стали приводить в порядок взаиморасчеты).
• Бесконтрольно растут долги поставщикам. Из-за этого периодически встает работа по контрактам до погашения, а руководитель носится по городу, чтобы одолжить полтинничек

Консалтинговая группа помогает клиентам управлять финансами. Бизнес идет в гору, растет количество заказчиков и процессов. Финансовая модель у компании — конфетка.

А вот управленческий учет ведется в разных таблицах Excel. В одной касса, в другой управленческий баланс, в третьей взаиморасчеты, в четвертой продажи, а еще зарплаты и так далее. Когда бизнес маленький, так можно, какая разница куда записывать троих клиентов?

Но как только количество клиентов растет или бизнес-процессы усложняются, то усложняется и цепочка: поступил платёж — его надо занести в три таблицы, если у сотрудника плохое настроение, в таблицу попадёт опечатка, эта ошибка повлияет на дальнейшую арифметику, потом придётся её искать, возможно, даже несколько дней, да и само ведение табличек может занимать много времени.

Нашим героям помогло комплексное решение — «1С», в котором один раз вносишь документ, а все движения по кассам, балансам, взаиморасчетам делаются автоматически. Скорость работы выше, вероятность ошибок снижена, отчеты информативнее и создаются автоматически.

Если посчитать хотя бы трудозатраты всех менеджеров, такая автоматизация окупается за полгода.

Смотрите: обезьяний труд съедает до 20% рабочего времени сотрудников небольшого юридического бюро. В компании работают два менеджера с зарплатой 50 тысяч рублей. Итого потери составляют 50*2*20% = 20 тысяч рублей в месяц. Чтобы автоматизировать похожий участок, понадобится вложить примерно 150 тысяч рублей. Это значит, что по оптимистичным прогнозам — автоматизация окупится за 150/20 = 7,5 месяцев.

Классные ребята изобрели крутой пневмоэлемент для подвески легковых автомобилей и начали его поставлять по всей стране. Бизнес резко пошел в гору, а порядок в учете ТМЦ не пошел — как был, так и остался на месте.

Теперь непонимание остатков на складах, товаров в заказе, комплектов тянут назад финансовые отчеты, так как невозможно свести баланс компании, понять какие оборотные средства вовлечены, какова себестоимость различных заказов.

Невозможность управлять финансами не позволяет масштабировать компанию. Хорошо, что грамотный руководитель вовремя заметил ошибку и поставил фокус на постановке учета товаров — через пару недель сможет вернуться к плану захвата международного рынка.

Торговая компания стала подозревать, что может выдавить из своих поставщиков хорошие скидки на объеме. Так как в компании разные менеджеры заказывали часто, но понемногу — л за миллион в месяц.

Когда привели в порядок кредиторку и увидели общие взаиморасчеты, у руководителя появились веские аргументы для переговоров.

Когда компания возлагает на менеджера слишком много ответственности и обязанностей, ценность такого человека растет. Он близко знает многих покупателей, контролирует вручную бизнес-процессы, ведет взаиморасчеты. Остап Бендер говорил: «У меня есть все основания полагать, что я один справлюсь с вашим делом».

К сожалению, за свою карьеру я наслушался историй, когда менеджер уходил вместе с базой покупателей и создавал рядом такую же компанию, только дешевле. А вот историй, когда автоматизированный процесс сбежал от владельца, — слышать не приходилось.

Чем больше процессов заменены автоматами, чем большую ценность покупатель видит в вашем интерфейсе, а не в менеджере — тем меньше шанс, что этот любовный треугольник замкнется без вас.

Проблемы случаются сплошь и рядом, естественно, они тормозят развитие бизнеса. Хотя часто решение лежит на поверхности, а ещё чаще все эти проблемы легко выявить ещё до того, как эти проблемы наступают. Все эти проблемы возникают лишь на определенных этапах развития бизнеса.

Если вы можете определить на каком этапе вы находитесь, то можете предсказать и проблему, а значит, заблаговременно решить эти проблемы, пока они не выродились в патологию.