Как использовать управленческий учет дома как вести управленческий учет в гугл таблицах?

Рассказал, что у меня команда специалистов и мы реализуем целые проекты по автоматизации учета на разных предприятиях и тому подобные вещи... Интерес в ее глазах быстро увядал, она спросила:
— Программист что ли?
— Ближе, наверное, к методологам по финансовому учету и автоматизаторам, ну в общем, да — коротко ответил я.

Я понял, что мне нужен понятный пример, чтобы донести суть моей деятельности до моей милой. Мне важно, чтобы жена понимала, чем я там таким занят целыми днями на работе.

Вечерами я вижу, как она пишет в блокноте в конце каждого рабочего дня свою «бухгалтерию» (так она называет ее) по работе — дату, количество занимающихся, считает суммы, промежуточные итоги и т.п. Аккуратненько так все записывает.

Я несколько раз предлагал ей вести учет в какой-нибудь программе, но явного желания она не испытывала, поэтому с этим вопросом я отстал.

Что ж, надо применять системный подход — я начал обрабатывать ее по целям этой рутины:
— Милая, зачем ты это каждый день считаешь, пишешь?
— Как зачем? — удивляется она, — я хочу знать, сколько заработала.
— Разве при выплате не узнаешь? Столько сил и стараний, а результат ведь не изменится от этого.
— Ну в общем не изменится. Но на всякий случай проверяю... Да и хочу знать просто.
— То есть ты хочешь управляемости и понятности, так? - полуутверждаю я.
— В смысле?
— Ты хочешь понятности в том смысле, чтобы видеть какие результаты приносят твои конкретные усилия, так?
— Так...
— И ты хочешь точно знать какая ситуация по отработанному объему работы на текущий день, чтобы при необходимости принять какое-либо решение, так сказать, управленческое. Например, взять побольше занятий, когда ты видишь, что текущий темп работы не принесет планируемого дохода. Так?
— Да…
— Ну вот, значит, как минимум, ты хочешь от своей «бухгалтерии» понятности и наличия некой базы информации для принятия решений, — уже утверждаю я.
— В общем, да.

Превращаю их в фичи электронного учета, чтобы закрепить успех будущего мероприятия!

— Зая, а в какое время больше народу идет, в 6 или в 7 вечера? Может есть смысл работать только в пиковые часы... У тебя есть процентное соотношение для сравнения? — забрасываю я вопросы.
— Ой, ну, по разному идут, прямо сейчас не могу сказать... Надо посмотреть.
— Тебе самой-то интересно вообще?
— Так да, времени просто не было посмотреть...
— То есть, если бы эта информация была бы доступна здесь и сейчас, это было бы очевидным плюсом для ведения учета не на бумажке?
— Да.
— А по каким месяцам? Когда люди наибольшую посещаемость устраивают? Может отпуск будем брать на время спада?
— Толя!!!

В процессе разговора возникает еще один удобный момент по «продаже» сохранности ее учета и удобства работы — наш двухлетний сын берет ручку и, пока я провожу интервью, начинает радостно чиркать ручкой поверх ровных рядов циферок и буковок «бухгалтерии» жены… Немая пауза, короткая схватка жены с ребенком... и ручка отобрана.

— А ведь так можно и потерять свой блокнот... Было бы удобно иметь резервную копию, или вообще, чтобы он хранился в таком месте, где его нельзя было бы уничтожить физически?

Тем временем малыш начинает жевать блокнот с «бухгалтерией»...
— Да! — отвечает она, опять борясь с маленьким разрушителем.
— Тогда, давай я подберу потенциальное решение для ведения твоего учета и обсудим детали на его базе? — спросил я.
— Хорошо.
— Вот видишь, зая, это в моей работе называется согласование с целями заказчика и предпродажа решения.
— Что?
— Пошел готовиться, говорю!

Проектировать ничего сложного не надо, просто собираем требования и путем комбинаторики с готовыми решениями подбираем наиболее эффективное с точки зрения достижения целей/вложений ресурсов. Надо что-то простое, запускаемое с телефона, хранящее данные желательно в «облаке» на случай, если с телефоном что-то случится, с открытым форматом данных на случай «переезда в другую базу», пара разрезов для учета данных и расчет по своим формулам.

Короче говоря, выбор пал на платформу под названием Google таблицы, так как она максимально покрывала первичный функционал при минимальной стоимости внедрения и владения.

Они мне набрасывают простой формат для учета: колоночки, формулы, немного кода.

Демонстрирую результат на ее телефоне:
— Вот, смотри, напротив даты вводишь сумму, и она тебе считает итоги. Все ведется тут, ничего не теряется, всегда можно посмотреть статистику..
— Угу, — она сосредоточенно смотрит на таблицу.
— И еще, сделано так, чтобы не считать тебе промежуточные суммы и не ошибаться в них. Пишешь просто количество людей через «+», например, «2+3+5», а программа их сама пересчитает по коэффициентам в правильную сумму.
— О, круто! Так гораздо удобнее! — восклицает супруга.

Понятно, что учет на Google таблицах примитивен, но для достижения текущих целей этого вполне достаточно. Нужна нештатная формула или функционал — гоу в скрипты. Мы обычно используем решения, которые могут быть расширены, путем доработки необходимого функционала.

Например, разбить входящую строку «2+3+5» на элементы через разделитель «+», умножить каждое на свой коэффициент и посчитать сумму, пожалуйста:

Вызов в листе своей функции аналогичен вызову штатной.

Даю краткий инструктаж по работе и с радостью ей сообщаю, что началась фаза промышленной эксплуатации по автоматизации ее учета.

Через пару дней жена подходит и говорит:
— Толя, мне тут еще кое-что нужно… Вот, хочу чтобы накопительный итог считался, и причем два итога хочу, до 20 числа и после 20 числа каждого месяца... и давай добавим синенького в оформление.
— О! — говорю я, — милая, а это у нас называется технической поддержкой твоего решения. Давай посмотрим, что можно сделать…

Особенно я — потому что продемонстрировал, чем я зарабатываю на жизнь и результатами моего труда пользуются.

Мысленно отряхивая ладони от проделанной работы, спрашиваю у жены:
— Ну как, теперь понятно чем я занимаюсь?!, — спрашиваю я, готовясь слушать хвалебные оды.
— В целом — да. Я же и говорила в самом начале что-то похожее.
— Вот видишь! — говорю я ухмыляясь, — теперь надо бы вопрос с оплатой закрыть как-то...
— Какой еще оплатой?! — восклицает она, — ты у меня, можно сказать, на абонентском обслуживании сидишь — щи, борщи, любовь!