Управленческий учет в вашей компании

Давно хотелось написать простую и понятную, а главное полезную статью для собственников, руководителей и внедренцев 1С об управленческом учете и его автоматизации (возможностях современных решений).
Существуют много толков вокруг этого понятия, а рынок, к сожалению, полнится дилетантами, которые приравнивают управленческий учет даже к бухгалтерскому. Мы работаем с небольшими компаниями, их командами управленцев, и в этой среде похожих заблуждений особенно много. Хотя у всех этих предпринимателей управленческий учет ведется на высоком уровне, зачастую в тетради или голове. А данные для своего понимания дела они черпают в бухгалтерском учете, который специалисты называют «посмертным», так как он констатирует фактическую (документальную) картину и не обращает никакого внимания на реальное положение дел.

То есть управленческий учет, помимо бухгалтерского, включает в себя массу другой существенной для принятия решений информации, вплоть до актуального состояния рынка и положения конкурентов (если это важно для конкретной бизнес-модели). Основной задачей управленческого учёта является ответ на вопросы: «в каком состоянии находится организация?» и «как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности?»

Как я говорил выше — у предпринимателей, любящих свое дело, зачастую эта информация есть. Только они называют ее по своему, самобытно. И хранят в тетради, блокноте или голове, что бесспорно вызывает уважение, но усложняет обработку и снижает конкурентоспособность на рынке.

Мы же призываем консолидировать ее постоянно в единой базе (Так называемые «big data»), чтобы иметь:
— Хороший сравнительный анализ с рынком
— Аналитики в разрезе периода (год, квартал, месяц)
— Аналитики и сравнения информации между собой в различных сочетаниях
— Качественное планирования деятельности

Такие гиганты и передовики развития как Google или Facebook на заре своего развития (еще будучи гаражными компаниями), поняли ценность анализа информации в различных ее сочетаниях. Передовики развития утверждают, что накопление и качественная обработка статистической информации — залог победы на высококонкурентном рынке. В нашей практике тоже немало примеров, когда удачное использование информации помогало маленьким компаниям уйти далеко вперед, за счет грамотного использования собственных данных в различных сравнениях (разрезах).

Например:
Мы автоматизировали торговую компанию (запчасти и инструмент), которая первой в городе внедрила себе качественную аналитику продаж, оптовых покупателей, торговых точек. И на основании пользы от этой аналитики, своевременно выделяла маржинальные и востребованные группы товаров. В результате такого стратегического анализа собственных продаж, сократила неиспользуемые товарные запасы на 7%, открыла для себя новые ниши товаров (изучая спрос), а главное захватила хорошую долю (врать не буду, но предполагаю, что не менее 10%) рынка региона.


Другой пример из нашей практики — анализ деятельности продавцов и торговых точек. Аналитика персональной деятельности каждого продавца помогла торговой компании (70 торговых точек) избавиться от лентяев, разработать систему стимулирования продавцов и гибко управлять ей с целью повышения сбыта сезонной и акционной продукции.

Еще один пример внедрения нами складского и торгового учета в торговой компании (продукты питания, 30 торговых точек) позволил выявить и устранить многочисленные потери товаров на точках. Убыток, зафиксированный первыми инвентаризациями составлял чуть более полумиллиона рублей по торговой точке. Дальнейший учет позволил на 80-90% сократить эту цифру, в зависимости от магазина.

Я привел 3 небольших кейса, которые наглядно показывают, как анализ собственных ресурсов (а иногда и ресурсов конкурентов) превращается в реальные деньги. Возвращаясь к управленческому учету, он чаще всего состоит из:
— бухгалтерского учета
— финансового (не путать с бухгалтерским)
— кадрового учета
— складского, учета запасов
— торгового (иногда, учета продаж)
— налогового
— производственного

Все они консолидируются и служат опорой для оперативного учета.

Оперативного, значит помогающего в режиме реального времени превращать данные в информацию, а информацию в аналитику, которая служит опорой для принятия быстрого и

верного управленческого решения.
Серьезной ошибкой будет для бизнеса заменить управленческий учет бухгалтерским, как советуют многие бухгалтера. Есть два мнения на этот счет:

Плох тот главбух, который не желает укрепить свои позиции в компании. Это же сулит как прибавку к жалованию, так и прочие уникальные преференции. Но зачем же так-то? Главбух и так должность уникальная, несущая материальную и вплоть до уголовной ответственности. Куда уж уникальнее?

Дни регламентированного учета (по мнению даже Российского Минфина) сочтены. Это связано с повсеместной автоматизацией механических процессов, коим и является бухгалтерский и кадровый учет. Машина хорошо выполняет действия, которые поддаются четким правилам, а следовательно рассчитать налоги, начислить ЗП и т.п. может прекрасно. Это вовсе не уменьшает роль главбуха, а существенно модернизирует ее. Дело в том, что появляется новая ниша для работы этих профессионалов. Машина хорошо считает по схеме, а вот создать схему: эффективную, надежную, оптимизирующую налоговую нагрузку — по силам только хорошему спецу регламентированного учета. Это меняет роль главбуха скорее в консалтинговую плоскость и требует изучения финансового управления и юриспруденции, тем самым, делая его еще более ценным и востребованным специалистом.

Вспоминаю пример, когда мы в 2000-х автоматизировали торговую сеть сотовых телефонов (порядка 100 торг.точек по Северо-Западу). В их среде было модно делать «сливы цен» — так это называлось. А на практике - отправляли гонца по соседним магазинам и фотографировали ценники на конкурентные модели Nokia 3310 или Siemens C60, и т.д., чтобы неизбалованного покупателя завлечь в свою торговую точку всеразрушающим демпингом. При этом, за один заход такой «cливатель» генерировал бумажную таблицу из 100-150 строк и 3-4 колонок. Далее торговый отдел принимался за дело и анализировал информацию. Вся процедура повторялась 2-3 раза в неделю. Представляете какой объем информации? Сети приходилось вести учет не только своих цен, но и цен конкурентов, причем в разрезе их торговых точек и их номенклатуры. У многих маркетологов лопалась голова в буквальном смысле

Для пользы дела по заказу ТС нами была разработана система на базе их учетной 1С:Торговля и склад 7, которая делала переоценку при минимальном участии человека. Итогом: торговой сети удалось сократить текучку кадров в торговом отделе и нанять талантливых маркетологов. Экономический эффект я уже не вспомню.

Возвращаюсь к теме статьи. Я искренне уважаю коммерсантов, которые могут сохранять в голове полную информацию о состоянии своего дела и положении на рынке - фактически вести управленческий учет интуитивно. Мне такая опция не доступна — я привык опираться на данные по первому их вызову. Хотя, оперативную самую нужную информацию тоже держу в голове.

Стратегически — это вопрос масштабирования. Пока у вас один отдел, два — это возможно (и то смотря о чем и в каких объемах), а когда вы задумали расти (5-7 точек продаж). Тогда голову практичнее приберечь для мыслей, а не использовать ее в качестве флешки.

ОСНОВНЫЕ АНАЛИТИКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА, ПОВЫШАЮЩИЕ КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ
1. Анализ продаж (ABC и XYZ)
2. Анализ клиентской базы (можно на основе того же ABC метода или по правилу парето, где 20% стабильных покупателей приносят 80% выручки)
3. Анализ торговых точек в разрезе категорий товаров, сезонности и т.п. Категорийный менеджмент;
4. Анализ деятельности продавцов
5. Анализ товарных запасов (помогает рационально распределять товарные запасы по точкам, сократить неиспользуемые (мертвые) запасы, эффективнее использовать оборотные средства)
6. Финансовый анализ деятельности ROI и ROS
7. Анализ производственных затрат
8. Анализ себестоимости — вообще притча во языцех и повод для нервного расстройства многих коммерческих и исполнительных директоров, хотя основная проблема расчета себестоимости заключается в некорректном распределении затрат на единицу товара или продукции, а с этим надо разбираться всегда индивидуально.
9. Анализ складских запасов на предмет длительности хранения, изменения остатков, стоимости товарных запасов
10. Анализ затрат (банальный) позволит вам определить сколько различных ресурсов было потрачено на тот или иной актив, вид деятельности или потребность.
11. БДДС, БДР (бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов: первый показывает — «куда делись деньги?», а второй — фактическую прибыль). Кстати, одна из задач упр. учета — объяснить связь между ними.

Я рассказал про основные виды аналитики, повышающие конкурентность бизнеса, которые мы реализовывали в собственной практике для заказчиков за последнее время. В каждом деле свои ценностные преимущества и конкурентные аналитики — мне не перечислить все практические приемы, а вы не станете это читать:) Мне лишь хочется раскрыть вашу фантазию.

ПРОГНОЗИРОВАНИЕ

Еще одна функция управленческого учета — опора для прогнозирования. Ведь предприниматель, как и гадалка на базаре должен предсказывать будущее. Но если для гадалки риск минимален, то предсказания предпринимателя застрахованы его кошельком. Чтобы предсказать будущее вернее всего, лучше опираться на статистику прошлых периодов. Тут и появляется самая big data, за счет которой Google заколачивает свои миллионы. Я, конечно, не говорю про методы машинного обучения и элементы прогнозирования на базе искусственного интеллекта, т.к. эти инструменты пока слабо доступны малому бизнесу. Однако использовать простое математическое моделирование или принять верное управленческое решение, глядя на график — доступно большинству из нас.

Чем больше вы накапливаете статистики о тех объектах, исследования, что создают ваше конкурентное преимущество - тем точнее будут сбываться ваши прогнозы.

В маркетинге есть понятия ключевые ценностные компетенции, или факторы, создающие ценность вашего продукта для покупателя. Так вот их и вокруг них нужно накапливать информацию для последующего изучения. Чем больше разрезов и данных тем лучше! Наше правило — накопление информации (особенно big data) не должно создавать для пользователей дополнительной работы. Все должно происходить контекстно.

Секреты построения параллелей — дальнейшей обработки накопленных данных я пока выдавать буду. Уверен, что у вас имеются свои и вы лучше меня знаете, как прогнозировать то, что будет, на основании того, что было...

Ваши комментарии, отзывы и критика помогут мне отточить вектор статей и быть еще более интересным для вас. Если же у вас есть что сказать по этой или сопутствующим темам — мы открытый ресурс и с радостью разместим вашу заметку или статью!

Наша цель, все-таки: создание технологий эффективного управления ресурсами компании. Это ближе к автоматизации бизнеса, чем, непосредственно, к управленческому учету. Хотя зачастую, нам приходится консультировать именно по постановке управленческого учета на некоторых участках, а потом уже автоматизировать эти бизнес-процессы.







Писать же статью про управленческий учет я взялся, чтобы согласоваться с вами в терминах и определениях, так сказать — синхронизировать понятия. На «супер научность» не претендую и подменять работу финансовых консультантов не собираюсь. Тем более, мы привлекаем их как раз для постановки учета.







Об инфраструктуре поддержки управленческого учета и современных технологиях передовых компаний смотрите в следующей статье.

1С: Предприятие через браузер

После появления на свет платформы 1С версии 8.3 и управляемых форм стала доступна возможность запуска «1С: Предприятие» в браузере. Для этого, обычно ставится связка сервера предприятия и веб-сервера, база публикуется, каналы передачи данных защищаются от несанкционированного доступа.

Запуск в браузере позволяет работать приложению на устройствах с различными операционными системами, по сути делая это решение кроссплатформенным.

Вот так выглядит интерфейс запускаемого приложения в браузере Chrome. Благодаря тому, что он строится декларативно, то есть на основании описания ролей и функциональных опций, и система сама занимается его отрисовкой и позиционированием, то на экране планшета все выглядит довольно годно!

На самом деле, мы тестировали и отображение на смартфоне, но экран его реально мал для управления, потому что приходится постоянно прокручивать и приближать, чтобы попасть в нужный элемент управления, но когда что-то нужно срочно посмотреть то и этот вариант работает.
Работа с 1С: Предприятие через браузер выдвигает довольно низкие требования к производительности «железа» и к ширине/стабильности интернет-канала, что положительно сказывается на экономичности такого решения. Хотя и есть ограничения по функционалу: например, ограничена работа с подключаемым оборудованием, а также есть нюансы с файловой системой устройства, на котором происходит запуск приложения.

Наши рекомендации

Используйте это решение, когда необходим доступ к полноценной версии вашей учетной системы, при этом вы не накладываете требования по работе с подключаемым оборудованием и хотите сэкономить на инфраструктуре решения, то есть на компьютерах, автономности работы с 1С или на дорогом и устойчивом интернет-канале.

И, как и обещали — кейс. Реализованный пример из нашей практики

Задача
Заказчик на предприятии использует учетную систему «1С: Предприятие Управление Торговлей 11», в которой содержится подсистема CRM — управление взаимоотношениями с клиентами.

Инженеры по обслуживанию пневматического оборудования разъезжают по клиентам с плановыми процедурами технического обслуживания или по заявкам от клиентов, при этом могут не появляться в офисе по несколько дней. Плановые процедуры обслуживания для каждого клиента заносит главный инженер в 1С в виде документов Событие с типом Плановое обслуживание и назначает в них ответственного инженера. Заявки от клиентов поступают прямо в 1С с почтового сервера в документ Событие с типом Заявка клиента, их также распределяет главный инженер.

Помимо распределения, главный инженер занимается контролем выполнения плановых операций и заявок клиента. В связи с этим, для него крайне важно ОПЕРАТИВНО получить обратную связь от инженера, который выполнил или не выполнил по каким либо причинам ту или иную операцию и провести аналитику по успеваемости операций.

Решение
Для решения этой задачи мы настроили упрощенный интерфейс в 1С на основе роли инженера путем настройки ролей и внешнего вида отображаемых разделов/панелей. Интерфейс стал отображать только нужную информацию — список назначенных операций на инженера. Далее мы развернули веб-сервер и опубликовали базу 1С. Теперь каждый инженер мог по специальному адресу, вне зависимости от географического положения, в браузере запустить 1С с тем интерфейсом, который мы определили для него, а затем, выполняя работу у клиента, мог оперативно в заявке указать результат выполнения работы. Данные попадали в учетную систему сразу же, и главный инженер мог их видеть и работать с ними.

Так как у каждого инженера был свой личный телефон с браузером на борту, то затраты на закупку специального оборудования получилось избежать, вместе с этим повысилась оперативность информации в учетной системе, улучшился контроль над инженерами, а также возросло качество обслуживания клиентов за счет предыдущих факторов.
Автор статьи: Анатолий Никулин
Главный автоматизатор
Опубликовано: 15 Сентября 2017
Поделитесь этой статьёй с друзьями
Мы ответим на ваши вопросы
Оффер по статье
Made on
Tilda