Правда

Каким принципам мы следуем в нашей работе.

Культура проекта

Жизнь постоянно предлагает изменения. Выживают только гибкие организации, успевающие изменяться вслед за ней.

Интерлогика живет в гибкой культуре. Agile значит, что мы следуем правилам:
  1. Жизнь изменчива и готовность к этому определяет успех.
  2. Взаимоотношения людей важнее формальных договоренностей, так как люди начинают и пользуются автоматизацией.
  3. Сначала мы автоматизируем, а потом описываем как все работает, а не наоборот.
  4. Над проектом работают мотивированные профессионалы.
Это помогает автоматизации:
  • Повысить ценность результата, за счет лучшего взаимопонимания.
  • Быстрее и дешевле сделать работу, в сравнении с традиционными методами.

Проект автоматизации

Проект автоматизации учета — это куча действий, документов и людей, которые делают бизнес понятнее, быстрее и прибыльнее, а еще помогают сотрудникам точнее и быстрее выполнять операции.
Подробно и на примерах, про проекты автоматизации, можно прочитать в нашем блоге.

Проект состоит из:
  • ценности, которую получит заказчик. Выражена в материальных выгодах: снизятся затраты, ускорится оборачиваемость. И нематериальных: улучшится оргкультура, упростится работа персонала и так далее.
  • сроков, в которые заказчику актуально получить ценность проекта, и в которые можно эту ценность создать.
  • бюджета — сколько денег, труда, дополнительных расходов потребуется, а также окупаемость — когда автоматизация вернет вложения и начнет приносить прибыль..
  • участников проекта — сколько понадобится людей, чем они должны заниматься и что должны уметь.
  • рисков проекта: недостижение цели или ухудшения корпоративной культуры и тп. Их не принято учитывать, а они есть.
На чём держатся проекты
Чтобы погрузить вас в проектную культуру, параллельно разберём проект «поездки группы друзей на шашлыки». Цель — безудержное веселье. Тут и рабочая группа будет, и сроки, и бюджет, и даже документы: программа развлечений, список продуктов и тп.

Ценность проекта автоматизации

Цель автоматизации или миссия Интерлогики:
  • Ускорить процессы компании
  • Помочь сотрудникам точнее выполнять задачи
  • Сделать учет прозрачным
  • Сократить трудозатраты руководителя и персонала
  • Ваши цели...
Автоматизация должна увеличить прибыль. Если в процессе планирования это неочевидно — проект туманный.
Взгляд на цели автоматизации может быть разным у разных участников, как и у этой иллюзии. Поэтому важно соединить все точки зрения.
Руководитель хочет получить прозрачность учета и отчёты по продажам, а персонал хочет упростить работу и меньше напрягаться из-за рутины. Эти цели разные, хотя и не противоречат друг-другу.

Всегда, в процессе работы с проектом видение и ценность задач постепенно изменяется, так как участники обмениваются опытом, углубляется понимание проекта.

Чтобы управлять приоритетом и содержанием задач, важно встречаться с рабочей группой еженедельно. Обсуждать: что сделано, что актуально, что запланировано. Пересматривать ценность, бюджет и сроки в процессе автоматизации, так чтобы заказчик и рабочая группа их понимали.
Ценность поездки на шашлыки у каждого своя. Василий хочет отдохнуть на природе, Сергей выпить пива, а Татьяна поиграть в волейбол. Коля хочет продать Василию свой гараж, поэтому тоже собирается поехать. Цели каждого участника меняются в процессе планирования, например Сергей тоже захотел поиграть в волейбол. Так общая цель «весело провести время» значит что-то своё для каждого.

Хронология проекта

У проекта существует срок, в который для заказчика актуально получить ценность. Превышение этого срока делает проект ненужным.

Существует срок, в который реально реализовать проект.

Если реальный срок превышает актуальный, выгоднее отказаться от проекта и искать другое решение.

Любой проект изменений бизнеса начинается с момента появления проблемы. Он изначально не связан с Интерлогикой, так как может быть решен и без нее.

Проект заканчивается, когда заказчик получил требуемые изменения и извлек из них выгоды.
Раскладываем проект от начала существования проблемы до логического завершения.
Проект шашлыков начинается, когда ребятам стало скучно, а заканчивается после того, как повеселились. Актуальный срок — ну хотя бы в этом месяце, иначе точно никто не поедет, а реальный срок — это когда могут все участники. Если актуально в августе, а Сережа может только в октябре — то проект шашлыков придется изменить или отказаться.

Роли и участники

Рабочая группа проекта — отвечает за достижение целей. В рабочую группу должны быть включены все менеджеры, которых эта автоматизация касается. Так дело пойдет быстрее, точнее и дешевле. Если кто-то отсутствует, можно упустить важные детали.

Роль заказчика в проекте
  • Получает все выгоды от проекта
  • Оплачивает все издержки
  • Принимает ключевые решения
  • Подбирает подрядчиков и рабочую группу
  • Консультируется с любыми экспертами
Отказаться от ответственности за проект для заказчика то же самое, что отказаться от управления бизнесом.
Роль Интерлогики в проекте — помочь заказчику достигнуть целей.

На каждом этапе и в каждой задаче мы поддержим заказчика, объясним и подскажем там, где необходимо. Мы не выполним проект без вас, но наши опыт и знания к вашим услугам.

Буквально мы:
  • консультанты - эксперты по учету и автоматизации;
  • проектный офис;
  • разработчики, внедренцы;
  • поставщик программного обеспечения.

Исполнительный спонсор — ответственное лицо со стороны заказчика. Этот человек решает все оргвопросы проекта.

Он должен быть:
  • заинтересованным в успехе;
  • компетентным - разбираться в процессах, участках учета и стратегии компании;
  • влиятельным - иметь полномочия, чтобы внедрять изменения;
  • обладать достаточным количеством времени.
Ответственность — это принятие, что результат работы команды — следствие действий каждого участника. Вина — это разбирательство произошедшей неудачи. Поиск виновного никогда не компенсирует провал проекта, потерю времени, денег и энергии участников.
Рабочая группа — это все люди, кого касается поездка на шашлыки. У каждого своя роль — кто-то покупает мясо, кто-то тащит мячик, а Игорь лучше всех справится с мангалом. Сережа, например, играет на гитаре, а вот жену Сережи не позвали, но она тоже участник проекта, тк может не пустить мужа. Поэтому, лучше спросить ее заранее или взять с собой.

Бюджет проекта

Бюджет проекта складывается из материальной выгоды проекта, а также всех затрат на его реализацию: трудозатрат заказчика, исполнителя, инфраструктуры и программ, рисков недостижения цели и вероятности их наступления.

Рентабельность проекта
За счет увеличения прибыли возвращаются вложенные в проект средства.

Оценка сроков и стоимости проекта
Чем ближе проект к окончанию, тем точнее прогнозы о его ценности, сроках, стоимости. Самые неточные прогнозы до начала проекта.
Как рассчитать стоимость проекта автоматизации
Аксиома оплаты
В бюджете проекта необходимо учитывать любую работу:
  • самого заказчика;
  • сотрудников заказчика;
  • Интерлогики;
  • привлеченных исполнителей.

Чем выше цена исполнителя, тем выше ценность работы для заказчика. Это значит, что высокооплачиваемого специалиста традиционно ценят выше.

Чем выше ценность для заказчика — тем более дорогой исполнитель понадобится. Это значит, что высококлассный мотивированный профессионал всегда востребован.
Бюджет поездки — это ценность веселья для компании. А также стоимость всей поездки: билеты на электричку, еда и напитки, время приглашенных аниматоров и тд. Весь этот список поместился в блокноте Иры. Можно считать, что проект окупился, если стоимость поездки ниже ценности веселья для участников. Для бизнеса ценность измеряют по увеличению прибыли или рентабельностью проекта.

Управление проектом

В проекте мы действуем пошагово. На каждом шаге собирается команда, заказчик принимает часть решенных задач и выбирает задачи на следующий шаг. С каждым шагом решение приближается к целям, а оценка проекта становится точнее.
Как рассчитать стоимость проекта автоматизации
Аксиома оплаты: В бюджете проекта необходимо учитывать любую работу:
  • самого заказчика; - сотрудников заказчика;
  • Интерлогики; - привлеченных исполнителей.

Чем выше цена исполнителя, тем выше ценность работы для заказчика. Это значит, что высокооплачиваемого специалиста традиционно ценят выше.

Чем выше ценность для заказчика — тем более дорогой исполнитель понадобится. Это значит, что высококлассный мотивированный профессионал всегда востребован.
Бюджет поездки — это ценность веселья для компании. А также стоимость всей поездки: билеты на электричку, еда и напитки, время приглашенных аниматоров и тд. Весь этот список поместился в блокноте Иры. Можно считать, что проект окупился, если стоимость поездки ниже ценности веселья для участников. Для бизнеса ценность измеряют по увеличению прибыли или рентабельностью проекта.

Управление проектом

В проекте мы действуем пошагово. На каждом шаге собирается команда, заказчик принимает часть решенных задач и выбирает задачи на следующий шаг. С каждым шагом решение приближается к целям, а оценка проекта становится точнее.
Цикл пошаговой поставки ценности при автоматизации
Менеджмент проекта — это сложная работа. Она требует много компетенций, времени и затрат.

Требования к управлению проектом:
  • Видение конечного результата, актуализация задач
  • Ведение бюджета проекта, подсчет плана и факта
  • Организация взаимодействия между участниками
  • Управление задачами
  • Поддержание темпов и качества рабочего процесса
  • Запись разобранных задач
Управление проектом — это сложная и ответственная работа. Она занимает важное место в бюджете проекта.

Проектом в целом, ценностью, финансами, окупаемостью управляет сам заказчик;

Участком автоматизации обычно управляет Интерлогика;

Задачами каждого участника рабочей группы управляет сам участник;

Каждый участник пришел в проект ответственно добиваться цели. Проектная культура подразумевает, что менеджеры и участники могут, но не должны заниматься организацией работы друг друга.
Управление поездкой взяла на себя Ира. Она спросит всех кто что ест и пьет, а также пригласит аниматоров. Напомнит, чтобы Сережа взял гитару, а Вася не забыл мясо. Соберет со всех деньги в общий котел. Это сложная и важная работа, без неё никак. В любом проекте будет свой организатор, он либо будет определен заранее, либо проект будет тащить тот, кому больше всех надо. Если кто-то из ребят не участвует в сборах, то есть и пить будет не то, что хочет, а что дадут. С каждой встречей программа отдыха уточняется. Возможно, ребята даже придумают прямо на поляне новую игру, если старые им наскучат.

Взаимоотношения участников

Для проекта важнее всего, так как ценность в результате извлекают люди, и люди делают всю работу.

Для эффективной работы от участников требуется взаимное уважение ко времени и трудозатратам друг друга. А также необходимо открыто говорить и слышать других участников.

Если на совещание рабочей группы из 6 человек один из участников опоздал на 10 минут, то общая потеря времени составит 60 минут.

Если участник приходит на встречу неподготовленный, то остальные теряют время.

Задержка и перенос сроков Заказчиком — болезненно для исполнителя. Как нанять на месяц несколько специалистов, а задач не ставить. Резервирование ресурсов в проект стоит столько же, сколько сама работа.

Каждый участник планирует свой график, сроки задач и тому подобное, отвечает за их исполнение.
Если в поездке коллеги уважают друг друга, то все пройдет весело и по плану. Если же нет, то будет ругань, забытые вещи и испорченный отдых. Игорь перепутает время электрички, Сергей забудет гитару, а Ирина плюнет на всех и уйдет. Одним словом, взаимное уважение — гарантия веселого отдыха.

О технических инструментах проекта

Организация работ — мы делим работы по проекту на задачи и подзадачи, вносим все в список. Оцениваем каждую задачу. Команда забирает порцию задач в работу до следующей встречи — это называется спринт. Выполняем, показываем, внедряем, уточняем, если понадобится. Каждый спринт заканчивается сбором рабочей группы с исполнительным спонсором для обсуждения сделанного и выбора следующих задач.

Задачи ставим в Bitrix24 — эта система помогает нам регистрировать и контролировать их. Что сделано и что предстоит, плановые оценки и фактические затраты, комментарии и файлы и все что связано с проектом. Каждый участник команды имеет доступ к системе и отвечает за качество вносимой и получаемой информации по проекту.

Для удалённого доступа используем Ammy admin или Teamviewer — мы используем удалённый доступ для проведения работ на удалённых компьютерах и серверах. Он понадобится и для консультаций и демонстраций. Нет удаленки? – поможем настроить.

С документами работаем через Google Drive — для разработки планов, инструкций, рабочей документации. Это удобно для совместной работы: внесение правок, комментариев, предоставления доступа желающим.

Для общения используем мессенджеры — мобильную связь, Skype, Telegram, Whatsapp, электронную почту и Bitrix24. Договариваемся общаться в одном месте, чтобы вся информация была под рукой.

Напоминания, календари — каждый из участников команды сам организует свою деятельность, планирует и напоминает себе о событиях. Для общих встреч и напоминаний о созвонах мы используем Google Calendar.
Чтобы все участвовали в организации и все сделали вовремя, Ирина создала болталку в Ватсапе и записала необходимые детали в блокнот. Для бизнес-проектов чата и записей мало, нужно организовать гораздо больше людей, задач, подрядчиков, вовремя получать уведомления и нельзя ничего забывать.
Благодарим вас, что дочитали до конца!

Этот документ поможет нам в автоматизации вашей компании. Если вместе будем придерживаться принципов, то вы получите большую ценность от проекта.
Автор статьи: Алексей Баранов
Скрам-мастер, идеолог Правды
Опубликовано: 20 сентября 2019
Поделитесь этой статьёй с друзьями
Мы ответим на ваши вопросы
Сможем настроить правильную интеграцию между разными программами учета.
Made on
Tilda