Финансовый учёт: 10 ошибок автоматизации

Из-за каких ошибок автоматизации, финансовый учёт в компании ломается. Все усилия, потраченные на внедрение и автоматизацию, тратятся впустую. Финансовых и товарных отчётов как не было, так и нет.

👋 Привет, это Алексей Баранов! В Интерлогике я отвечаю за стратегию автоматизации бизнес-процессов и управленческого учёта. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik

Бизнес вкладывается в автоматизацию упручёта, в том числе и финучёта, а результат всё нет! Попробую показать своё видение, почему так происходит.

Разберём 10 ошибок автоматизации финансового учёта, из-за которых он не работает:

1. Всё сам.
2. Не вовлечён.
3. Нет финансового директора.
4. Автоматизация хаоса.
5. Автоматизация ради автоматизации.
6. Разное понимание целей.
7. Вовлечена не вся команда.
8. Отсутствует прозрачность (нет доверия).
9. Делают лишнюю работу (изобретают велосипед).
10. Низкая квалификация автоматизаторов.

Всё сам

Ключевая проблема в том, что собственник, тот, кто должен вести бизнес вперёд, кто должен следить за всем и вся, и чьё время самое дорогое и ценное в компании — сам сидит и заполняет таблицы в папке финансовый учёт. Ещё, небось, по ночам сидит! Это контрпроодуктивно и грешно!

Смотрите, информация должна попадать в отчёты:

• поступление денег — нужно занести в ДДС,
• выручка — должна уйти в ОПиУ,
• сделка — нужна в CRM и так далее.

Цифры и характер операций повторяется многократно. Таких операций в день десятки! Любой человек будет ошибаться, поэтому мы не рекомендуем нанимать «студента» на эту работу. Тем более что она легко автоматизируется.

Не передавайте эту операционку своему бухгалтеру! Во-первых, он так сгорит, уж лучше молодого студента-финансиста взять! Во-вторых, для этой работы нужны другие компетенции, да и сам характер работы иной.

Возможно, вы спросите: «А где здесь про автоматизацию?» Отвечаем, её нет, но если финансовый учёт целиком на собственнике, то и автоматизация провалится!
👉 Руководитель должен управлять процессами, а не заносить цифры!

Руководитель не вовлечён в финансовый учёт

Собственник обязан управлять бизнесом и лучше бы ему делать это на основе цифр, а не интуиции! Из-за того, что руководитель, вообще не погружён в финансовые отчёты, происходит неправильная автоматизация.

Я не считаю, что руководитель должен глубоко разбираться в финансах, быть экономистом и так далее. Но уметь читать финансовые отчёты, понимать, откуда берутся данные, как они формируют отчёты и при случае их проверить — обязан. Проще говоря, руководитель не должен вести финансовый учёт, но если надо — сделает это на пять с плюсом!

Это может проявляться в том, что, посмотрев на стандартные отчёты, вроде ДДС, ОПиУ и другие, руководитель увидит, что программа неправильно подсчитала себестоимость и «потеряла» данные. А значит, он сможет поставить разработчикам задачу на исправление.
Что значит «вовлечься»? Собственник регулярно выделяет время на проверку финансовых отчётов. Участвует во внедрении проекта автоматизации, контролирует этапы, участвует на собраниях с ответственными, принимает финальное решение, проверяет за что платит. При необходимости эти задачи можно делегировать, но мы не рекомендуем.

👉 На всё это нужно время! Мы в проектах автоматизации рекомендуем руководителям и ответственной группе застолбить в календаре время для встреч и для чекапа проекта.

Нет роли финдира

Частный случай двух предыдущих вариантов: либо всё сам, либо вообще не лезет. Конкретно этот вариант проявляется в том, что собственнику не хватает времени или сил, чтобы заниматься финансами, а иногда и времени нет, и сил, буквально нужно 25-ый час в сутки находить!

👉 Нанимайте финдира. Разбирайтесь с вашими задачами и делегируйте всё, что только можно! А как иначе? Зачастую вполне достаточно нанимать финдира на 8-20 часов в месяц и встречаться с ним до часу в неделю, чтобы быть в курсе всех дел. Это поможет принимать стратегические решения на основе данных.

Автоматизация хаоса

Мой любимый пунктик! Сначала надо навести порядок, и только потом его автоматизировать. Ведь автоматизация ускоряет процессы, а если они изначально хаотичны и ошибочны, то это всё ускорится!

Скажем, внедрили какую-то первую программу. Потратили время, деньги, нервы. И вот они долгожданные ДДС, выручка, ОПиу и так далее. А куда смотреть — непонятно.
Скажем, есть ДДС. А статьи не согласовали. Сотрудники заносят всё подряд и как хотят: продукты на кухню, воду для кухни отдельно, а для офиса отдельно, туалетная бумага, шарики для настольного тенниса, что стоит в кабинете бухгалтера и так далее. Анализировать такой отчёт неудобно, поэтому его никто и не создаёт. Получается, автоматизировали непонятно что.

Или, например, автоматизировали отчёты по выручке для каждого товара. А учесть себестоимость забыли. В отчёте видно, что товаров A и B — продали одинаково. Но в них не видно, что B — продавать выгоднее, так как себестоимость ниже. Хромает система пополнения запасов, а это множит убытки компании.

Вот как надо, чтобы избежать этой ошибки при автоматизации финансового учёта:

1. Создать работающую структуру отчётов в таблицах.
2. Чётко определить источники данные, то есть откуда и куда они идут.
3. Регулярно проверять и заполнить эти отчёты.
4. При необходимости дорабатывать!

Автоматизация ради автоматизации

Мы, в Интерлогике, хоть и продаём «автоматизацию», но на деле знаем, что «автоматизация» — никому не нужна! Нужен результат этой автоматизации: возможность принять стратегические решения: на основе финансовых и товарных отчётов, быстро и правильно!

Поэтому знаем, что разным компаниям, разного размера, на разных этапах своего развития нужна своя автоматизация. Возможно, и не нужна вовсе!
Ситуация. Магазин по обжарке и продаже кофе. Собственник купил программу. Потратил 200 000₽. Через полгода решил расшириться и начал оказывать услуги по ремонту кофемашин. В текущей программе нет механизма для учёта подобного. Пришлось ему вновь потратиться.

Любое изменение бизнеса тянет за собой и доработку учёта. А значит меняется и автоматизация. Но не всегда это дорого, затратно и больно! Например, в Интерлогике автоматизированы KPI для сотрудников, есть панель руководителя, но 90% учёта по маркетингу, мы ведём ручками. Тут мало телодвижений, большинство операций по ведению учета делается за пятнадцать минут, а скорость принятия решения для нас некритична.

Зачастую, мы можем предугадать развитие компании и заранее автоматизировать учёт компании «на вырост».

Нет согласных или разное понимание целей

Часто эта ошибка встречается в компаниях, где есть несколько собственников. Особенно если они разные лидеры по Адизесу, например, «Администратор» и «Предприниматель». У Натальи Бабаевой встретил «ченджеры» и «ранеры».

В общем, конфликт из-за взглядов. Один считает, что нужно заниматься управленческим учётом, другой топит за отдел продаж. Но это, на самом деле, примитивный конфликт, решается за полчаса сессией с организационным терапевтом.

В частности, проблема такая. Есть условный миллион на развитие компании. Его можно инвестировать на автоматизацию, а можно на работу отдела продаж. И понять, что выгоднее и правильнее сложно. Тут нужно рассчитать скорость окупаемости инвестиций, пригодится помощь финансиста, у нас, кстати, есть такой!

Веселее, когда два руководителя по-разному считают одни и те же вещи! Ребята из «Нескучных финансов» говорят, что они постоянно получают разные ответы по финансам, от руководителей на одну и ту же задачку. Например, из-за того, что кто-то относит предоплату к выручке, а кто-то нет.

👉 Сначала обрисовать цели финансового учёта. Затем разобраться с целями автоматизации. После донести эти цели до всех, вполне возможно, что в список попадёт и охранник на входе!

За бортом или в финансовый учёт вовлечены не вся команда

Ошибочно думать, что автоматизация финансового учёта — головная боль собственника, финдира и IT-специалиста! Проект автоматизации затрагивает работу всей команды! Поэтому в самом проекте, как минимум на роли проектной команды участвуют: бухгалтеры, кадровики, финансисты, руководители отделов, продавцы, маркетологи.
Что значит участвовать? Во-первых, чётко понимать, что такое и зачем нужен финансовый учёт. Причём не для компании и собственника, а конкретно для их работы! Как он влияет на их жизнь, почему автоматизация учёта для них полезна!

Это удобно объяснять через комфорт работы, а также через влияние этого комфорта на их премии, бонусы и зарплату.

Подобное мотивирует не только быть в курсе, но и: предлагать лучшее решение, корректировать, голосовать, контролировать и многое другое.

Кстати, это ещё означает и рост ответственности. Как минимум тот, кто предлагает автоматизировать определённый участок бизнес-процессов может стать ответственным в команде внедрения и доведёт свой мини-проект до конца.

Прозрачность

Под прозрачностью я имею в виду доверие к сотрудникам. Дать им доступ к данным, по крайней мере, к той части данных, которая влияет на их работу.

Во-первых, сотрудники должны видеть результаты своей работы. Во-вторых, чётко понимать, откуда эти данные берутся и как влияют на отчёты. Это мотивирует их не мухлевать с данными.

При этом сотрудникам не нужно показывать все данные компании. Вполне можно выстроить работу так, чтобы, кроме собственника и финансового директора никто не видел чистую прибыль и дивиденды.

👉 Прописывайте NDA! Разграничивайте данные! Доверяйте сотрудникам и проверяйте их!

Изобретают велосипед

Часто во время автоматизации всё усложняют. Разрабатывают то, что уже есть и готово к внедрению. Происходит это из-за незнания, что подобный модуль существует или из-за желания разработчиков «навариться». Иногда из-за того, что получив «задачу», разработчики к ней приступают, даже не подумав, что это можно реализовать как-то иначе. В общем, последнее — частный случай «автоматизации, ради автоматизации».

👉 Советуйтесь со специалистами по автоматизации учёта! Мы работаем с 2003 года, успешно выпустили более 200 проектов, знаем, что и когда автоматизировать, как это сделать быстро и дешевле!

Персонал низкой квалификации (новички, безответственные, лентяи и т.д.)

Вроде бы, очевидно, почему не стоит привлекать такие кадры и почему это плохо для автоматизации финансового учёта? Если нет, то наш топ: это в разы дольше, а значит, дороже, и это не приводит к реализации целей автоматизации.

Но гораздо интереснее понять, как разобраться, что перед нами низкоквалифицированный кадр?

У меня есть два ключевых критерия:

• Мутит воду — если при общении со специалистом, я понимаю, что ничего не понимаю, скорее всего, этот человек сам не очень понимает что к чему.
• Не выясняет, а сразу бежит делать. Люблю специалистов, которые вместо «го-го продаж», сначала задают с десяток вопросов, уточняют детали, а потому действуют. Зачастую, задав эти вопросы, они находят решение гораздо быстрее и изящнее. Кажется, что они сами себе вредят и недозрабатывают, но на самом деле они чаще делают нужную работу и отлично зарабатывают на сарафане.

---

👉 Автоматизируете финансовый учёт и что-то непонятно? Обратитесь к нам за консультацией, мы поможем разобраться в сложных местах, найдём ошибки, подскажем как надо. Чтобы было быстрее позвоните по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

---

Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Я хочу автоматизировать свой бизнес. Что мне нужно знать?
— Правила успешной автоматизации, которые помогли нашим клиентам
— Почему нельзя автоматизировать учёт без порядка в финансах
— Грамотное пополнение запасов
— Зачем нужна грамотная система пополнения запасов
— Почему «автоматизация» не поможет или зачем нужен план автоматизации
— Когда компании нужна автоматизация? Про этапы развития компании и лидеров по Адизесу
— Финмодель в автоматизации учёта
— Финансовая грамотность для руководителя
— Как мы начинали внедрять систему KPI
— Первые результаты внедрения KPI
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта