Учёт товаров и финансов в интернет-магазине

Разберёмся в нюансах автоматизации учёта товаров и финансов для интернет-магазинов. Что нужно учитывать, есть ли разница с офлайном, как влияет фулфилмент, какие нужны программы для учёта и тому подобное.

👋   Привет, это Алексей Баранов. Я CEO «Интерлогики», отвечаю за стратегию автоматизации. С марта 2020 мы постоянно получаем запросы на автоматизацию для интернет-магазинов. В этой статье вместе с Ильёй поделимся опытом в этой сфере. Кому не хочется читать, можно смотреть видео, там всё то же самое. А если вам нужно автоматизировать интернет-торговлю, обращайтесь к нам: пишите на почту privet@cdoc.ru или оставляйте заявку на этом сайте форма есть внизу, а ещё вы можете позвонить  +7 (495) 764 83 81 , или обратиться через телеграм @Interlogik   

В чём особенности товарного учёта для интернет-магазина? 

На самом деле они такие же, как и у офлайн магазинов.
Руководителей волнуют остатки товаров, товарооборот, выручка и различные отчёты: ABC и  XYZ, популярные товары и маржинальные товары. Про отчёты можно узнать подробнее в бесплатном курсе «Финансовые и Торговые отчёты для руководителей».

Общее правило по отчётам — чем сложнее программа, тем глубже она сможет составить вам отчёты.

Простые программы, типа «Моего дела», дают простые отчёты: сколько вы конкретно зарабатываете, могут дать детализацию по времени, сколько заработали за этот месяц и за этот же период в прошлом году. Продвинутые программы покажут финрезультат в различных разрезах, вроде «сколько магазин заработал на синих джинсах и на красных» или «кто лучше продаёт красные джинсы — Вася или Петя». 

Эти отчёты отличаются от офлайн-магазинов?

Не совсем. Есть несколько нюансов, которые вроде бы делают отчёты разными для офлайна и для онлайна, или из-за направления бизнеса.

Если говорить про сферу, скажем «одежда», нам пригодится отчёт в разрезах цвета или размера, нам нужны будут отчёты о затратах на маркировку одежды или что-то в этом духе. Однако эти отчёты будут одинаковыми для владельцев интернет-магазина и для бутика в торговом центре. 

Иногда интернет-магазин работает по определённой форме с посредниками и должен учитывать эти моменты. Кто-то работает с маркетплейсами и платят им определённый процент — нужно учитывать в финансовом учёте. Кто-то использует фулфилмент и расходы на это тоже надо учитывать.  

---

👉 Если есть вопросы по статье или вы не нашли ответ на свой вопрос, обращайтесь к нам, мы будем рады помочь вам

---

Назови ситуации, в которых интернет-магазин не получит отчёты, которые при этом сможет получить офлайн-магазин 

Я не назову таких ситуаций. Если есть данные для учёта, то получить отчёт можно без проблем. Просто иногда надо учитывать разные вещи, а это больше зависит от бизнес-модели.

В целом, отчёт нельзя получить только в том случае, если нет нужных данных. Скажем, интернет-магазин работает с фулфилментом. Он расскажет, какой и сколько у него осталось товара, однако не даст глубокое понимание финрезультата. 
Скажем, владелец интернет-магазина купил 100 синих джинсов за 2000 ₽ штука. Потом продал 60. Проанализировал продажи и понял, что надо докупить 48 размера. Заказывает новую партию, но с другими ценами. Скажем, закупает 300 пар за 1800₽. Отчёт по товарным остаткам от фулфилмент, конечно скажет: «У вас есть 340 джинсов разного размера», но мы не будем знать, сколько в деньгах лежит на складе и какая средняя себестоимость пары. Ручками всё это можно посчитать, но если таких джин у нас больше: разных цветов, рубашки, носки, шапки, свитера и так далее? Запутаться и сделать ошибку очень легко! Что делать предпринимателю в такой ситуации? Собственно — наводить порядок, автоматизировать учёт, мы здесь поможем!

Если данных нет для отчёта, можно ввести их задним числом? 

Можно, но обычно — это нерентабельно! Как правило, их вводят руками, перепечатывая откуда-то. Соответственно нужно кого-то найти, кто будет вводить, данных, как правило, очень много. Долгий, рутинный труд, во время которого легко ошибиться. Всё это надо оплатить, это ещё надо проверить. 
Как правило, если предприниматель обнаружил, что ему очень нужно получить какой-то отчёт, а данных для него нет, он задумывается об автоматизации учёта, переезде на другую товароучётку или интеграции программ. В таких случаях обращаются к нам. 

Расскажи про подбор товаров в интернет-магазине

Это, наверное, про сортировку и фильтрацию товаров. Да, в общем-то, все современные учётные программы позволяют сортировать и отбирать товар. Эти же программы интегрируются с сайтом, то есть покажут всё то же самое на странице интернет-магазина. Главное, чтобы данные обменивались в режиме реального времени и можно было вывести, сколько единиц товара осталось, и если, вдруг, кто-то захочет купить больше, чем есть в наличии, запретить эту продажу. 

А что скажешь про сравнение цен с другими магазинами? 

Наши клиенты часто просят «программу по парсингу цен». Обычно это делается на основе выгрузок цен поставщиков или с сайта конкурентов. Это достаточно индивидуальные штуки, в том плане, что для каждого клиента приходится подбирать и разрабатывать своё. Хотя тема очень популярная, но универсального решения нет. Самая большая сложность — подружить свою номенклатуру с конкурентной, чтобы ничего не перепуталось.

Можно ли вести этот учёт в эксельке?

В маленьком интернет-магазине — можно. Нужно заносить туда поступления товаров, продажи, вовремя и правильно делать списания. Такое можно даже в тетрадке делать — но это же неудобно, да и вероятность ошибки высока. 
Чтобы что-то подсчитать или получить отчёт по остаткам, узнать оборот или выручку, рассчитать товарооборот — придётся потратить много времени. А кто это всё будет считать, кто за это будет платить? 
С каждым годом такой учёт становится дороже, а качество и скорость обработки данных стремительно падает. Лучше уж вести учёт в CRM, если покупать товароучётку дорого. Потом можно будет перейти, в CRM оставить взаимоотношения с клиентами: заказы, чаты, переписки, интеграции с мессенджерами, а в товароучётку перенести непосредственно учёт финансов и учёт товаров. 

Посоветуй программу учёта для интернет-магазина?

Лучше расскажу «как выбрать», вместо «какую». Программ слишком много и мы разные внедряли. Ответ зависит от того, что реально нужно.

1. Сначала нужно составить список всего, что нам необходимо от товароучётки. Получится список штук, которые мы ждём от программы. Это позволит понять «долго нам переезжать» и сразу же ограничит список программ, особенно если проконсультироваться со знающими людьми. 

1. Проверяем возможности программ. В простых программах некоторых функций вообще не будет. Специалисты подскажут, лучше посмотреть на более сложную программу или придумают способ, альтернативный вариант, как без этой функции в программе, получить нужный результат. 

1. Необходимо проработать список того, что и как необходимо учитывать. По сути, проработать бизнес-модель. Если не придумать, как учитывать в контексте, кому-то придётся учитывать «ручками». Иногда так выгоднее, чем автоматически, например мы делали автоматизацию учёта в сервисном центре, там начальник смены, каждый вечер собирал время отработки сотрудников.  П

1. Как наша программа интегрируется с другими системами. Нужна нам программа, которая подключается к ЭДО и к бухгалтерии или обойдемся? 

1. Считаем стоимость внедрения и стоимость владения. Внедряем — это непосредственно покупка, обучение и иногда доработка программы. А владение — это обслуживание, регулярная покупка лицензий и сервисы. 

С учётом всех факторов можно составить чек-лист, как выбрать программу для интернет-магазина. В «Интерлогике» всегда стремимся к тому, чтобы подобрать ту программу, которая будет дешевле, доступнее и удобнее для бизнеса, потом смотрим на типовые разработки и только потом обращаемся к разработчикам. 
Стоимость вообще важная штука, о которой часто забывают. Мы в Интерлогике всегда считаем окупаемость проекта изменений с учётом всех затрат. Так проще понять, какую программу внедрять. Некоторые программы для работы требуют лицензии, для работы одних магазинов проще купить серьёзную программу, а для другой проще взять Эвотор с различными стандартными расширениями. Когда мы говорим про инфраструктуру, то нужно учитывать «скрытые платежи. Владимир Свилас об этом рассказывал в статьях «как айтишники дурят клиентов», а ещё в кейсе, как мы помогли одному бизнесу сэкономить 170 тысяч рублей на инфраструктуре. 

Расскажи, почему многие не любят 1С

Да, правда, многие не любят. Когда слышат про 1С, то просят что-то другое поставить. Особенно в простой интернет-торговле стараются подальше. 
Считается, что это сложная программа. И это правда! Там слишком много разных отчётов и параметров, большинство пользователей даже не столкнётся с ними. Как в мерседесе, половиной кнопок не пользуешься, а деньги отдал те же. 
Однако, её можно подрезать. Сократить интерфейс, сделать чище и приятнее.  Впрочем, иногда она избыточна, если предприниматель не хочет расти бизнес или расширять склад, делать какие-то аналитики и на этом зарабатывать — 1С не нужна. 
Так что её не нужно бояться, всегда можно сделать программу, в которой будет удобно. 

👉 Если есть вопросы по статье или вы не нашли ответ на свой вопрос, обращайтесь к нам, мы будем рады помочь вам

Что такое «простая торговля»?

Мало сделок, мало товаров, мало характеристик у товаров.
Одно дело продавать канцелярку и совсем другое торговать только щебнем. В первом случае у тебя в день будет сотни чеков с небольшим чеком, с сотнями различных товаров и тысячей вариаций, в другом всё гораздо проще кому и сколько щебня. А если я продаю подводные лодки, то я продаю их — пять штук в год, я справлюсь даже без экселя. 

Расскажи, как контролировать продажи в маленьком интернет-магазине?

Чаще всего про контроль продаж в контексте учёта говорят, когда нужно разобраться «что», «когда» и «сколько» было продано. Иногда сюда включают и «кто лучше продавал».
Первое, что мне пришло в голову — пересортица. В обычном офлайновом магазине, покупатель просит печенье «Юбилейное», а продавец из коробки достал «К чаю». Это ведёт к «красным строкам» или к отрицательным товарным запасам. Что в природе не может быть. Товар в наличии вот он есть, а продать его нельзя, так как товароучётка не верит. Ещё это ведёт к проблемам с финрезультатам, печенье «К чаю» стоило в два раза дороже. Получается, магазин — недозаработал. 
Обратная ситуация, наверное, даже хуже. Кога покупатели замечают, что потратили больше денег, чем должны были, могут обидеться, больше не приходить, да ещё и рассказать всей округе, что в этом магазине обсчитывают. 
Похожая проблема есть с весами. Покупатели, либо продавцы намеренно «химичат» и заносить в товароучётку другой вес. Это ведет к тем же проблемам с отрицательными остатками. 
Решение для этих проблем — штрихкодирование и электронные весы. Продавец пропикивает штрихкод, а весы на кассе отмеряют сколько. Так ошибки по человеческому фактору — исключены. 

Ты как-то говорил, что интернет-магазины могут начать учёт товаров с ведения CRM? Какие есть подводные камни?

Для маленького магазина, с небольшим количеством сделок, с простой номенклатурой — учёт в CRM — это отличный вариант. Подводный камень — нет глубокой аналитики, но повторюсь, для маленького магазина это не страшно. 
Но если у меня есть амбиции для быстрого роста, то будут проблемы. Резко подниму оборот, увеличу ассортимент — я запутаюсь.

А как понять, что момент настал и пора переходить на серьёзную систему?

Как только начал путаться! 
Предприниматели это довольно легко замечают. Раньше они могли подсчитать себестоимость не особенно напрягаясь, а теперь нет. Когда-то могли сказать реальные товарные остатки, а теперь нет. Месяц назад вообще не было проблем с клиентами, а теперь звонишь каждый день и разбираешься, почему клиенту не доставили его товар. 
Иногда замечают через потерю «жизни». Раньше были силы на дом, на семью, а теперь до ночи составляют вроде-бы простые отчёты. В эти моменты люди задумываются: «я что-то делаю не так», в такие моменты можно искать специалистов по управленческому учёту.

А в этот момент бухгалтер может помочь?

Нет! Бухгалтерский учёт специфический. Его главная задача — рассказать банкам, налоговикам, росстату и прочим, что у вас происходит. 
Бухгалтеры рисуют картинку, которая «нужна». Предприниматели ждут от бухгалтера — легальное снижение налогов и, чтобы компанию не штрафовали. 
Но разбираясь с финансами, руководителю нужна реальная ситуация. Многие думают, что это про чёрный и белый учёт, но всё прозаичнее. 
Как учитывать товары, которые собственник купил не через банк и документы, а на свои деньги на рынке? Скажем, поставщик не смог вовремя привезти йогурт, товар из категории А и Z в ABC и XYZ-отчётах. Если магазин откроется без йогурта, то он потеряет деньги, понесет репутационные риски. Руководители садятся в магазин, мчат на ближайший склад и покупают то, что им надо. Для него — деньги потрачены, надо как-то учитывать, а бухгалтеру на это плевать.
Ещё бухгалтерия никогда не ведёт необходимое количество разрезов. Собственнику хочет знать себестоимость, рентабельность, средний чек, расходы на ФОТ, расходы на логистику и всякое такое. У бухгалтера всё «целиком»: сколько получили, сколько потратили, списали. 

Расскажи, как перейти с CRM в нормальный учёт? 

Напомню, переходить необязательно, если уже всё и так работает. 
А ещё можно оставаться в CRM и подключать товарный и финансовый учёт в новой программе и интегрировать их друг с другом. 
Напишите нам на почту privet@cdoc.ru или оставьте данные в контактной форме, опишите свою задачу, мы подхватим вас и разберёмся в деталях. 

В какой момент интернет-магазину нужен нормальный учёт?

Когда интернет-магазин растёт. 
Если магазин только начинает работу, он настраивает взаимоотношения с покупателями, у него нет склада, всего несколько продаж в день — тогда рано. Как только всё разрастается: появляется несколько сотрудников, склад, то есть есть какой-то товар в наличии или нет, тогда уже нужно что-то делать. 
Ещё бывают ситуации, когда магазину нужно отображать «сколько осталось» или магазин хочет избежать «двойного заказа». То есть, какого-то товара на складе осталось мало, скажем одна пара кроссовок, а заказало их два или три покупателя. Приходится всем перезванивать, передговариваться, возвращать деньги. Когда магазин работает с подтверждением по телефону или все заказы обрабатывают менеджеры — им на экране нужно видеть, сколько товаров осталось. 
К нам часто приходят за финансовой историей: подсчитать себестоимость, финрезультат, прибыль и прочее. Например, руководитель хочет разобраться, сколько у него денег: в товарах, в неликвиде, на кассе, в дебиторке и так далее.
Иногда к нам обращаются, когда поняли, что нужно с умом проектировать систему лояльности, систему скидок, внедрить дисконтную систему.

---

👉 Если есть вопросы по статье или вы не нашли ответ на свой вопрос, обращайтесь к нам, мы будем рады помочь вам

---

Собрали статьи для дополнительного чтения:
— Как внедрить систему лояльности
— 13 примеров программ лояльности
— Как грамотно пополнять запасы и не терять на этом деньги
— Управленческий учёт в вашей компании
— Увеличиваем продажи с помощью товарной аналитики
— Автоматизация товарного, финансового и управленческого учёта в интернет-магазине
— Грамотное пополнение запасов
— Бесплатный курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Увеличиваем продажи с помощью товарной аналитики
— Как появляются отрицательные остатки на складе
— Типовая программа для учёта против собственной
— Курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Отчёты по товарам и продажам
— Есть ли смысл малому бизнесу вести учёт в CRM, или можно в экселе?
— Настраиваем учёт на небольшом предприятии
— Кейс «Автоматизация сервисного центра»
— Как айтишники обманывают клиентов
— Сэкономили 170 тысяч рублей на инфраструктуре
— Консультации по автоматизации управленческого учёта