Журнал

Управление зуботехнической лабораторией

Делюсь опытом работы с ЗТЛ. Мы автоматизируем бизнес с 2003, а со стоматологиями работаем последние 10 лет. За это время наводили порядок в учёте. Автоматизировали бизнес-процессы, ставили и настраивали 1С. И постоянно сталкивались с: «Автоматизировать управление зуботехнической лабораторией».
👋 Привет, это Алексей! Автор этого материала. Если захотите автоматизировать работу ЗТЛ — можете задать мне вопрос в телеграме @interlogik , можете оставить заявку внизу страницы, и с вами свяжутся, или позвоните по телефону +7 (495) 764 83 81

Что мы подразумеваем под управлением ЗТЛ

Когда мы говорим про управление ЗТЛ, мы подразумеваем, что у менеджеров появится понятный инструмент для:
  • Контроль производственных задач. Видны заказы, их количество, содержание, заказчик, стоимость, на каком они этапе.
  • Создание и контроль заказ-нарядов. Заказ-наряды — основа для работы учёта. Поэтому нужен инструмент, где эти заказ-наряды создаются, хранятся.
  • Контроль качества работ: врачи ожидают получить конкретный результат к обещанному сроку. А лаборатория сталкивается с кучей производственных проблем, и нужно сроки контролировать. Понимать, как меняются дедлайны, если у нас другой материал, сломается принтер, забухает курьер.
  • Модуль ценообразования и модуль расчёта зарплат. Многие лаборатории хотят индивидуальное ценообразование под каждого заказчика. Кому-то выставить скидки, а кому-то добавить увеличивающий коэффициент за вредность. Также нужно гибкий расчёт зарплаты, желательно с учётом KPI и премий. Идеально, если каждый техник сможет получать информацию, почему у него именно такая зарплата.
  • Управление запасами. ЗТЛ — это обычное производство, у которой есть склад. Нужно контролировать сколько этих запасов? Когда закупаться? Есть ли аналоги? Если материалов не хватает — работа встанет. Большой запас — тоже плохо, зря заморозим оборотные средства.
  • Финансовый учёт. Нужно анализировать финансовые показатели. Рассчитывать зарплаты. Подсчитывать «можно ли закупать материал по скидке, но от Х количества».
  • Найм и обучение техников. Подобное от нас просят редко. Но иногда просят сделать так, чтобы в рабочем интерфейсе техника был удобный доступ к базе знаний и оценки сотрудников.
  • Взаимодействия с контрагентами, маркетинг, развитие и прочее.

Какие проблемы встречаются в работе руководителей ЗТЛ

Я составил небольшой список проблем, с которым часто сталкиваюсь. Делюсь списком с вами: управление запасами; расчёт зарплат; рядом идёт расчёт цен и себестоимости; контроль качества работ; планирование работ; учёт финансов. Намекаю, что всё это можно автоматизировать у нас.

Управление запасами

У ЗТЛ встречается неэффективное управление запасами. Их слишком много или слишком мало. Излишки — это неликвид и замороженные деньги. Из-за них могут возникнуть кассовые разрывы. Растут затраты на склад, да и повышается риск порчи материалов. Дефицит ведёт к задержкам в работе и к недовольству врачей.
  • Решение с автоматизацией. После автоматизации учёта у руководителя будет прозрачный ABC-отчёт. Можно оптимизировать запасы и планировать закупки в пару кликов.
  • Альтернатива. Делать ручками или поручить кому-то, очень часто проводить инвентаризации. Долго, муторно, много ошибок.

Зарплаты, себестоимость, цены за работу

Расчёт зарплат и ценообразование. В принципе, популярная задача «посчитать премии» и «себестоимость продукции». Они разные, в моём списке идут вместе только из-за того, что оба про деньги.
  • Решение с автоматизацией. Автоматический расчёт зарплат по KPI. Можно добавить другие правила, у каждого техника своя часовая оплата, в зависимости от опыта. Отдельно считаются премии. Есть расчёт себестоимости каждого заказ-наряда.
  • Альтернатива. Считать всё ручками и вынуждено упрощать расчёты. Всех техников посадить на одну ставку. Считать себестоимость каждого проекта.

Контроль качества

Брак в работе будет всегда! И это нормально. А это значит, что нужно быть готовым к тому, что часть работы придётся переделать. Расход материалов увеличится, изменится себестоимость, сроки могут сорваться. Но это не значит, что с этим не нужно работать. Необходимо уметь анализировать причины ошибок в производстве. После обновлять контроль качества и обучение.
  • Решение с автоматизацией. Появится механизм для контроля качества на каждом этапе производства. Сможете контролировать перерасход материала и срыв сроков.
  • Альтернатива. Внедрять чек-листы и регулярный менеджмент. Работать по ночам. Внедрять штрафы за брак (что может вести к скрытию брака, и потере репутации).

Планирование работ

Брак в работе будет всегда! И это нормально. А это значит, что нужно быть готовым к тому, что часть работы придётся переделать. Что приведёт к повышенному расходу и себестоимости. Сроки могут сорваться. Но это не значит, что с этим не нужно работать. Необходимо уметь анализировать причины ошибок в производстве. На основе анализа улучшать контроль качества сделанной работы. Адаптировать обучение для сотрудников, которое поможет снизить процент брака.
  • Решение с автоматизацией. Появится механизм для контроля качества на каждом этапе производства. Заодно сможете контролировать перерасход материала и понимать, насколько сдвигаются сроки.
  • Альтернатива. Внедрять чек-листы и регулярный менеджмент. Надеяться, что дисциплина и подкручивание гаек дадут результат. Временами работать по ночам. Внедрять штрафы за брак (что может вести к скрытию брака, и потере репутации).

Управление зуботехническое лабораторией на основе реальной информации

Нет информации для оперативного принятия управленческого решения. Приходится «уходить» на пару дней собирать информацию и думать, либо действовать интуитивно. Это долго, поэтому хочется действовать без информации, что ведёт к действиям на грани фола.
  • Решение с автоматизацией: у руководителей есть отчёты в реальном времени, они точные и прозрачные.
  • Альтернатива: Регулярно приходится собирать отчёты по 2-3 дня, перепроверять, а потом анализировать и думать. Либо действовать на основе «устных отчётов по наитию».

Финансовый учёт

Для управления ЗТЛ нужно, как минимум 4 стандартных финансовых отчёта.
  • Решение с автоматизацией: с 1С у вас появляются управленческие отчёты и счастливый финансист.
  • Альтернатива: страдать руками и ошибаться. Долго и муторно сводить информацию в табличку и строить нужный отчёт, либо каждый день тратить по 15-20 минут для того, чтобы в конце месяца было проще составить отчёт.

Управление ЗТЛ: конкретные инструменты

В 1С есть почти все необходимые инструменты для управления лабораторией, и не нужно открывать несколько программ и сервисов. Для ежедневной работы руководителю нужно:
  • CRM: поможет отслеживать заказы и карточки клиентов, статусы заказов, маркетинговые процессы, оценивать скорость выполнения заказов и многое другое.
  • Система управления складом: для оценки остатков, расчёта себестоимости проектов и планирования закупок.
  • Программа для финансового учёта: не путать финансовый учёт с бухгалтерским!
  • ЭДО. Для обмена документами.
  • Программы для выполнения конкретных производственных процессов для техников. В 1С по умолчанию нет таких решений. Но CAD/CAM системы можно интегрировать в 1С для обмена данными о заказе и пациентами, чтобы не вносить данные из заказ-наряда.

Про заказ-наряды в ЗТЛ

Заказ-наряд — основной документ для работы лаборатории. На нём строится весь управленческий учёт и все коммуникации между врачами и техниками.
От качества заполнения наряда зависит и качество работы. Например, если врач «промажет» с цветом, материалом или технологией изготовления, а у техника не будет причины звонить и уточнять (а у него, скорее всего, таких причин не будет), то доктор получит не то изделие. Весь негатив пойдёт в сторону лаборатории. От качества заполнения заказ-наряда зависит и оплата за работу.
Поэтому, первое, что нужно оцифровать в зуботехнической лаборатории — заказ-наряды.
Для управления зуботехнической лабораторией у вас должны быть:
  • шаблоны заказ-нарядов, подходящий под разные типы работ;
  • система проверки информации в заказ-наряде;
  • информация о стоимости работы, о сроках выполнения, контроль этапов, список расходуемых материалов и часть «оперативной» информации: кто клиент, для какого врача, контакты);
  • система хранения заказ-нарядов (у нас был случай, когда рекламное агентство хранила заявки на бумажных стикерах и одномоментно потеряла половину заказов из-за открытого окна);
  • контроль качества работы.
Работа техников в ЗТЛ подразумевает, что зубные техники будут постоянно общаться с одними и теми же врачами. Поэтому имеет смысл делать один общий «интерфейс» для обмена информацией по проектам. Желательно, чтобы каждый видел только свои проекты, а не все проекты лабораторий. Поэтому мы рекомендуем 1С. Одна система будет в стоматологиях, другая в лаборатории, все друг с другом интегрированы, но передаются только определённая информация.

Про учёт материалов и контроль запасов

Для того чтобы взять заказ в работу, кто-то должен убедиться, что на складе есть достаточное количество материала. А кто-то должен следить за достаточным уровнем всех материалов, чтобы его хватало на какой-то период работы. Идеально, если во время формирования заказ-наряда система сообщает «да, все материалы в наличии, работа будет сделана в стандартные сроки». И отдельный модуль для уведомлений: «пора заказать такой-то и сякой материал». Без этих процессов работа лаборатории будет более хаотичной.
Полезно использовать товарную аналитику для того, чтобы понимать, а не слишком ли много материала у нас на складе пылится? Причём не «вообще материала», а какого-то конкретного бренда, сорта, типа. Бывает так, что в абсолютном значении материала не очень много, даже полку не занимает, но расходуется крайне медленно и быстрее портится, чем расходуется. Некоторые воски, композиционные материалы, акриловые смолы теряют свои свойства при долгом хранении. А фосфат-цементы и цементы на основе эвгенола могут со временем затвердеть, и стать непригодными для использования. Это значит, что лаборатория потеряла деньги, не только на покупку, но и на хранение, а зачастую и за утилизацию таких материалов тоже нужно заплатить.
Кроме того, полезно понимать, когда и у кого лучше заказывать материалы. У одних контрагентов слишком долгая доставка, у других не хватает конкретного бренда и сорта, есть аналоги, а у аналогов свои лицензии и свойства. Во всём этом нужно разбираться и контролировать. Здорово поможет ABC-анализ.

Пример использования отчёта ABC-анализа по материалам на складе

Для одной лаборатории настроили 1С и ABC-отчёты. Материалы делятся по категориям, востребованности и ценности на три категории. Теперь лаборатория может реже заказывать или вовсе прекратить от покупок материалов из C-категории. Тем самым оптимизируя расходы и место на складе.
Этот отчёт и оптимизация закупок сократила расходы на склад на 20%. Процесс закупок стал в разы проще и быстрее, если раньше нужно было выделять 4-7 часов каждые 3-6 недель, теперь весь процесс занимает 10 минут.

Возможности 1С для ЗТЛ

За 10 лет работы со стоматологиями и ЗТЛ, мы научились дорабатывать 1С, чтобы она была максимально полезна для лаборатории. Если организация готова к автоматизации учёта, то программу можно внедрить в течение трёх месяцев и получить следующие выгоды: для учёта материалов, для зарплат и финансов.

Общее:

  • Вносите и управляйте данными о клиниках, врачах, номенклатуре и ценах. Сравнивайте их между собой, проводите ретроспективный анализ.
  • 🔥 Автоматически рассчитывайте себестоимость работ.
  • Удобная работа с заказ-нарядами. Их можно сортировать и искать по датам, контрагентам, врачам, пациентам, статусам производства, оплат и так далее. При необходимости можно делать скидку на весь заказ или на часть заказа.
  • Каждый заказ-наряд можно штрихкодирования. Код может сканировать техник, когда берёт заказ-наряд в работу, так данные о старте работ попадают в систему.
  • Акт выполненных работ создаётся автоматически. После проверки его можно отправить через ЭДО заказчику.
  • Коммуникации. В 1С интегрируются мессенджеры, в одном окне можно собирать все сообщения от контрагентов и заказчиков. Например, можно собрать чат-бот, который будет уведомлять руководителей об основных показателях клиники, а заказчиков — о статусе их заказов.
  • Расширенная работа с внутренним маркетингом. Собирайте и анализируйте свою информацию и используйте её для работы. Например, изучайте, кто из заказчиков в этом месяце оформил меньше заказов, чем обычно, и спрашивайте «как дела». И это кроме стандартных «поздравлений с днями рождения».

Учёт материалов

  • Удобные списки материалов и контрагентов.
  • У каждого заказ-наряда есть отчёт по материалам и себестоимости
  • Для каждого сотрудника и каждого этапа можно назначать автоматические дедлайны в заказ-нарядах. Это внутренние сроки, которые не отображаются заказчику, ему можно показывать сроки с «запасом», также ему можно показать статусы заказа.
  • Организуйте учёт материалов, включая штучные аналоги. Можно увидеть остатки материалов, на какие заказы они ушли, откуда были получены и в какие клиники ушли.

Зарплаты и финансы

  • Индивидуальные прайсы для каждой клиники. Цены можно скрыть, так чтобы их никто не видел, кроме руководителя. Это настраивается через разные уровни доступа.
  • Зарплаты и премии. За каждым техником можно закрепить определённые задачи и правила расчёта зарплат.
  • Анализ заказов по различным сегментам: по типу работ, по клиникам или врачам.
  • Модуль расчёта зарплат: можно посмотреть суммы выплат, комментарии по браку и операциям.
  • Можно настроить KPI и расчёт бонусов в зависимости от сроков выполнения работ или других показателей.
  • Если техник не успевает сделать работу, можно включить вычет за просрочку.
Для разработки и внедрения программы лояльности в стоматологической клинике звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или пишите в телеграм @interlogik
Дополнительно рекомендуем к чтению:
— Автоматизация зуботехнической лаборатории
— Внедрение МИС для стоматологии
— CRM для стоматологии
— Автоматизация клиники Конникова
— Настраиваем учёт на небольшом предприятии
— Что такое навести порядок в учёте
— Себестоимость продукции на производстве
— Учёт и автоматизация учёта в сервисном центре
— Автоматизация работ сервисного центра
— Учёт в магазине шин
— Автозаказ: индикация товарных остатков
— Автозаказ на основе анализа продаж
— Увеличиваем продажи с помощью товарной аналитики
2024-02-08 10:00 Статья Автоматизация стоматологии и ЗТЛ