Автоматизация бэк-офиса для интернет-магазина

Разбираем учёт товаров и финансов интернет-магазина! В частности, что такое автоматизация бэк-офиса, что это такое, зачем нужно, что автоматизировать в первую очередь, какое значение упорядоченного учёта и где работать.

👋 Привет, это Алексей Баранов! Здесь я расскажу про автоматизацию учёта в интернет-магазине, потому что мы в этом разбираемся! А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik

Для начала — термины!

Если без автоматизации, то бэк-офис — это помещение, которое находится в «задней» части здания: помещение и сотрудники не взаимодействуют с публикой, но от их работы зависит работоспособность компании: документы, сервисы, логистика и прочее.

Бухгалтерия, корпоративные юристы, ИТ-отдел — классические представители бэк-офиса.
В автоматизации интернет-магазина Интерлогика отвечает за бэк-офис, а конкретно мы говорим про бизнес-процессы, управленческий и финансовый учёт! Если нужно сделать так, чтобы на сайте интернет-магазина отражались актуальные остатки, в товароучётке не было отрицательных остатков, цены были конкурентноспособными и выгодными для бизнеса, работало правильное ценообразование и был расчёт себестоимости, а отдел закупок вовремя и грамотно пополнял запасы — то это к нам!

Фронтом автоматизации будет автоматизация емейла или соцсетей и сайта. В общем, те зоны, которые «видит» публика.

Что такое автоматизация интернет-магазина и для чего она нужна

Автоматизация ускоряет и упрощает процессы, которые приходилось делать руками. Если в бизнесе был порядок, то автоматизация учёта и бизнес-процессов сводит ошибки к нулю, а у руководителя будут правильные финансовые и торговые отчёты. Но если порядка не было, а бизнес автоматизировался — скоро он погибнет.

Какую работу интернет-магазина можно автоматизировать:

• CRM-маркетинг: сколько раз этот человек заходил на сайт, как давно покупает, что заказывал раньше, программа подскажет, что ему можно предложить ещё.

• Документы: счёт-фактуру, накладная, договор поставки.

• Финансы: выручка, прибыль, ФОТ и прочие показатели.

• Бухучёт (даже комментировать не буду).

• Авторасчёт цен, программа лояльности.

• Контроль за потерями или сокращение краж сотрудниками.

• Честная оценка сотрудников, внутренняя программа лояльности и расчёт премий.

Когда нужна автоматизация интернет-магазина

Что и когда автоматизировать — это тесно зависит от этапа развития бизнеса. Нам нравится Адизис, поэтому этапы развития компании берём у него.

Можете ориентироваться на следующее:

• Сотрудники допускают ошибки в заказах, в продажах, в посылках, в сортировке товаров, когда составляют отчёты.
• Товарные остатки на складе не совпадают с цифрами в товароучётке или вовсе отрицательные.
• Бухгалтеры зашиваются с документами: не успевают их обрабатывать, постоянно делают ошибки.
• Маркетолог теряется в догадках, не знает популярные позиции товаров, не может подключить продвижение.

План автоматизации интернет-магазина

План действий, примерно такой:

• Анализ бизнес-модели, иногда и создание БМ для бизнеса с учётом интернет-магазина.
• Фиксируем цель бизнеса, автоматизация будет успешной только, если каждый её этап помогает достигать целей бизнеса, и есть понимание, за счёт чего она окупится.
• Создаём бизнес-процессы: прописываем, наводим порядок. Нужно знать, как работаем с поставщиками, где деньги, что с общением, с клиентами и так далее.
• Приоритизируем задачи автоматизации.
• Поиск программы.

Автоматизация интернет-магазина не обязана быть комплексной! По нашему мнению, важнее сделать автоматизацию, которая помогает достигать целей бизнеса и будет окупаться, чем что-то ещё. Например, можно начать с учёта финансов, а потом взять другой участок бизнеса или учёта. Такую автоматизацию быстрее внедрять и окупать.

Что автоматизировать в первую очередь

Интерлогика специализируется на автоматизации управленческого учёта и бизнес-процессов, то есть бэк-офиса. Если вам такое надо — посетите нашу страницу консультации или задавайте вопросы в форме, которая есть в нижней части статьи.

Если что, то в первую очередь для интернет-магазина мы рекомендуем автоматизировать:

• Складской учёт. Самое трудозатратное — подсчёт актуальных товарных остатков, верное их отображение, чтобы не допустить продажи «воздуха». В частности, у наших клиентов часто бывает так, что товар остаётся в 1-3 штуках, а покупают больше, чем осталось из-за этого куча проблем.
• Документооборот и бухучёт. Это даже как-то скучно, сюда входит, например, интеграция с системой обработки заказов, подключение ЭДО, цифровые подписи и прочее.
• Автоматическая выгрузка прайса и товара. Настраиваем работу с данными поставщиков, что актуально, если каждый работает по-своему, кто-то по API, а кто-то присылает файлы в эксельке.
• Автоматический расчёт цен, расчёт себестоимости, ценообразование, скидки. Популярный запрос и мало кто это может сделать.
• CRM-маркетинг: сбор данных от клиентов, емейл-маркетинг, реклама и прочее. Особое внимание требует учёт заказов, если для фиксирования факта заказа хватает CMS сайта (например, Тильда предотавляет простенькую CRM), таблицы Excel или гугл-доки, популярные CRM или ПО онлайн-кассы, то для аналитики продаж надо интегрироваться с Мой Склад или 1С.
• Учёт финансов. Тут всё: первичка, движение денег, отчёты о прибылях и убытках и многое другое.

Интересно, что многие предприниматели «убегают» от автоматизации. Они, как лесники из байки, прежде всего заняты продажами и им некогда точить топор. На начальном этапе развития бизнеса — хороший ход. Потом начинаются проблемы. Например, один наш клиент, настроил продажи наушников. Они закончились на складе, у поставщиков, но сайт продолжал их продавать и забирать деньги. Отделу продаж пришлось потратить больше недели, чтобы прозвонить всех клиентов, попытаться передоговориться, с кем не получилось, объяснить, как вернуть деньги и терпеть репутационные издержки. Хотя казалось бы… есть толпа людей с деньгами. А был бы автоматизирован магазин — проблем удалось избежать: не продали бы в минус, предложили похожие наушники, чуть-чуть подняли бы цены.

Автоматизация учёта товаров и финансов интернет-магазина

• Бэк-офис — обеспечивает работоспособность интернет-магазина. Мы говорим про управленческий учёт, финансы и бизнес-процессы, которые помогают интернет-магазину продавать, а бизнесу зарабатывать. 
• Автоматизация интернет-магазина — ускоряет процессы и не делает ошибок, что важнее! В результате интернет-магазин работает быстрее и точнее, а у руководителя всегда есть нужные отчёты. 
• В первую очередь автоматизировать: складской учёт, документооборот, выгрузку прайсов, расчёт цен, CRM-маркетинг и финансы!  

---

👉 Мы помогаем компаниям автоматизировать управленческий учёт и бизнес-процессы! Нужна с этим помощь? Начните с консультации! Или сразу свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

В качестве дополнительного чтения:
— Что нужно знать про управленческий учёт в Excel для малого бизнеса 
— Как автоматизировать расчет себестоимости и получить грамотное ценообразование 
— Как грамотно выбрать приоритетную задачу на автоматизацию  
— Правила успешной автоматизации 
— Как в учёте появляются отрицательные остатки 
— Примеры программ лояльности
— Грамотное пополнение товарных запасов 
— Почему так важна финмодель при автоматизации учёта
— Почему нельзя автоматизировать бизнес без порядка в процессах и учёте 
— Консультации по автоматизации управленческого учёта