Журнал

Автоматизировали сервисный центр на базе 1С: Торговля

С нуля поставили управленческий учёт сервисному центру при «Автомастере», магазине техники. Для этого навели порядок в учёте, в бизнес-процессах, наладили сбор данных и сформировали управленческие отчёты, а также доработали «1С: Торговлю». И в последнем — ключевая особенность этого кейса, ведь мы и раньше автоматизировали сервисные центры.

Подробнее о заказчике: сервисный центр, 7 магазинов и склад, а до автоматизации сервисного центра поставили «1С: Торговлю»

Самое важное — к нам обратился наш старый клиент, с которым мы уже работали. Поэтому у них уже был порядок в учёте в магазинах и на складе, а для управления всем этим — использовалась «1С: Торговля».
Компания «Автомастер» продаёт запчасти к авторемонту и рабочий инструмент. Есть 7 розничных магазинов и оптовый склад. Со временем открыли сервисный центр, так как где-то надо было ремонтировать по гарантии, да и клиенты постоянно спрашивали «к кому обратиться». Сервисный центр брал в работу не только товары проданные «Автомастером», но и сторонние инструменты, вроде садового инвентаря, в общем, всё, что могли починить.
Весь учёт вёлся котловым методом. Но очень поверхностно. Было понятно, что сервисный центр работает. Однако, нельзя было сказать — сколько именно он приносит. Сколько времени работают мастера? Какое среднее время выполнения операций? Какой популярный тип ремонта? На все эти вопросы нельзя было ответить, даже если долго посидеть.

Ключевые проблемы, с которыми работали

Ситуация, с которой столкнулись руководители Автомастера — типичная для бизнесов с котловым учётом. Не они управляют бизнесом, а бизнес управляет руководителями: заставляет их принимать интуитивные решения, проводить время в текучке и тратить слишком много времени на простой сбор статистики.
Бизнес управляет собственником, а не собственник рулит своим предприятием.
Проблема: отсутствует прозрачность. Отсутствует много важных данных, особенно финансовых. С одной, стороны видно, что мастера работают, клиенты хвалят работу, сформировалась постоянная база клиентов и всякое такое. С другой стороны, нельзя построить ни одного нормального финансового отчёта.
Проблема: долгий сбор данных. Чтобы получить «примерный финрезультат», собственнику и руководителю приходилось тратить несколько дней на сбор данных. Причём это выглядит примерно так: сначала экспортируются данные в Excel, затем проверяются данные, затем собираются данные «извне», например, расходы на рекламу записанные где-то отдельно. После формировалась картинка «текущего состояния». За это время ситуация могла измениться. Как раз стандартная ситуация, когда бизнес управляет руководителем.
Проблема: интуитивное управление и развития. Если нет цифр и данных, то нельзя взвешенно управлять бизнесом, только интуитивно. Нельзя чётко ответить «стоит ли нанимать новых сотрудников или лучше докупить станок», нельзя сказать «стоит ли развивать сервисный центр или лучше запартнёриться с другим сервисным центром».
Проблема: не меняем программу учёта. «Автомастер» использует «1С: Управление торговлей», в ней вели учёт запчастей, уходящих со склада на ремонт. Закрывали заказы на ремонт. И всё. Ставить отдельную программу для сервисного центра и заморочиться с интеграцией или обновлять программу — не вариант. Важно было «научить» «1С: Торговлю» вести учёт для сервисного центра.

Цель автоматизации «Автомастера»

На консультации с заказчиком мы сформировали цели автоматизации:
  • Порядок в учёте сервисного центра. Создать финмодель сервиса, как подразделения «Автомастера». Наладить учёт на основе заказ-наряда. Разобраться в услугах, сделав возможным учёт по различным срезам. Создать управленческие отчёты, которые покажут эффективность: трудозатраты, стоимость ремонта и так далее.
  • Автоматические отчёты, понятные руководителю. Важно было не просто создавать отчёты, но сделать их удобными и понятными для руководителя. Чтобы руководители могли смотреть отчёты прямо в 1С, а не играться в таблички Экселя.
  • Создать с нуля инструмент для анализа услуг сервисного центра, разделив финансовые результаты центра на 5 видов деятельности: гарантийный и платный ремонты, предпродажная подготовка, монтаж и шинмонтаж.
  • Освободить время собственника, сведя к минимуму всю работу по сбору статистики.
  • Оценить эффективность бизнес-процессов сервисного центра по отдельности. Для этого нужно собрать данные по ним: выработка сотрудников, сколько времени уходит на ремонт, количество заказов за период и так далее.

Навели порядок, построили финмодель

Для автоматизации сервисного центра нужно навести порядок в финансах и процессах, а для этого нужно построить финмодель. Наши финансисты на консультациях с заказчиком и мастерами уточняли, как и что работает в сервисном центре. В итоге получили работающую финмодель.
Финансисты Интерлогики определили 5 видов деятельности. Часть расходных статей сервисного центра распределились на все виды деятельности, часть только на определённый вид деятельности, а небольшая часть перешла на весь «Автомастер», к ним включили аренду, бухгалтерское и юридическое сопровождение, а также маркетинг.
Весь учёт сервисного центра строится на заказ-нарядах. Это основной документ для любого сервисного центра. В нём и из него отслеживаем:
  • услуги,
  • даты,
  • распределение клиентов,
  • тип ремонта,
  • прибыльность
  • нагрузка на мастеров,
  • эффективность ремонта.
До окончания работ все расходы относятся к незавершённому производству. Оплата по заказ-наряда равносильно подписи, а это закрывает документ и в программе появляется вся необходимая информация: себестоимость ремонта, расходы ТМЦ, точное время мастеров потраченное на заказ и так далее.

Идеальная картинка учёта в Автомастере

Весь учёт в сервисном центре строится на базе заказ-наряда.
Клиент сервиса, 1 мартобря сдаёт бензопилу на ремонт. Мастер открывает заказ-наряд в 1С. Записывает данные клиента, предмет, взятый на ремонт, и начинает диагностику.
После диагностики мастер предлагает клиенту варианты решения. Озвучивает планируемую стоимость, стоимость запчастей, которые можно приобрести в «Автомастере» и сообщает сроки. Если клиент согласен с условиями, все планируемые операции заносятся в заказ-наряд. В этот момент печатается документ для клиента. В 1С сохраняются данные для дальнейшей работы, чтобы никто ничего не забыл, что именно пообещали клиенту и когда. Скажем, на весь ремонт берут срок 15 дней, в ремонте используются запчасти со склада, которые уже есть в наличии.
Каждый день, руководитель смены видит список задач, которые надо сделать и поручает ремонт бензопилы одному из мастеров. Вечером мастер записывает в блокнот, что именно сделано и сколько на это потрачено времени. Каждый вечер руководитель смены собирает данные с блокнота и переписывает их в 1С. Так руководители отслеживают загрузку мастера, учитывают фактическую скорость операций. Клиент может позвонить в сервис и поинтересоваться статусом ремонта.
Как правило, ремонт заканчивается до 15 мартобря, так как планируемые сроки конца ремонта сообщаются с запасом. Просто на всякий случай.
Клиент приходит в сервис 16 мартобря и забирает бензопилу. Проверяет. И оплачивает. В этот момент все данные отображаются в программе, как фактические. Остаётся только сформировать отчёт.
Руководитель и собственник могут увидеть:
  • отчёт о финансовых результатах за любой период накопленных данных, а также «расковырять» подробности: кто сколько времени потратил на разные операции, составить нормы трудозатрат, видны движения ТМЦ, накладные расходы, чистая прибыль.
  • валовая прибыль, отчёт о выработке сотрудников, ДДС и так далее.

Особенности автоматизации учёта в сервисном центре «Автомастера»

Напоминаю, в «Автомастере» использовалась 1С: Торговля, так как это торговая компания, а сервисный центр лишь дополнительная деятельность. Поэтому мы разработали модуль «сервисный центр» для «1С: торговля».
Модуль автоматизирует необходимые бизнес-процессы сервисного центра. В 1С:Торговле появился учёт по заказ-нарядам интегрированный во все справочники. Становятся прозрачными вся деятельность сервиса.
Наиболее трудоёмкой задачей было внедрение. Сотрудникам сервисного центра было непривычно использовать программу, поэтому с ней, преимущественно, работали оператор принимающий заказы и руководитель смены. Мастера же вели элементарный учёт в обычных бумажных блокнотах, несколько позже они стали заносить данные в Телеграм-чат, а специальный бот после ручной проверки мастера, автоматически собрал данные и переносил их в одноэску.

Хотите также автоматизировать сервисный центр?

Вообще, этот кейс — редкость. Обычно для сервисного центра ставят специализированные программы. Мы в Интерлогики автоматизируем сервисные центры с 2005, и с задачей «сервисный центр подружить с торговой программой» столкнулись впервые. Впрочем, нас это не испугало! Поэтому, если вам нужно автоматизировать сервисный центр или подружить сервисный центр и магазин — обращайтесь к нам! Можете позвонить по телефону или написать в Телеграм там мы отвечаем быстрее.
Собрали ресурсы для дополнительного чтения:
— Интеграция amoCRM и 1С
— Финмодель в автоматизации учёта
— Учёт по сервисным номерам
— Нормочасы ремонта автомобилей
— Учёт трудозатрат
— Автоматизация работ сервисного центра
— Курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Нельзя автоматизировать бизнес без порядка в учёте
— Правила успешной автоматизации
2023-04-19 11:24 Кейс Автоматизация учёта и бизнес-процессов Автоматизация учёта в сфере услуг Финрезультат и отчёты