Копаем тему контроля рабочего времени и готовим учёт трудозатрат к автоматизации.
От вашего понимания процесса учёта времени сотрудников, будет зависеть не только корректность контроля трудозатрат, но и на ценообразование услуг и на себестоимость эти проектов!
Нам интересен учёт трудозатрат, потому что от него часто зависит автоматизация себестоимости, но, кроме того, он позволяет:
Трудозатраты сотрудника — это время, которое уходит на выполнение одной конкретной рабочей операции. Показатель может меняется, например, из-за:
Кстати, раз мы затронули оборудование, нужно вспомнить о трудоёмкости.
Трудоёмкость учитывает время сотрудника и время производства! То есть, на одном производстве, где есть шуруповёрты — полку собирают за 15 минут. Но на другом производстве, без шуруповёрта, эту же самую полку, тот же самый мастер — соберёт за 50 минут.
Причин для ведения учёта трудозатрат я могу назвать хоть сотню! Мы часто внедряем автоматизацию трудозатрат, когда задумываются, зачем автоматизировать расчёт себестоимости и приходят к выводу, что сначала надо учитывать выработку часов.
Многие менеджеры и инфобизнесмены предлагают учитывать трудозатраты, чтобы «заставить сотрудников работать, а не тиктоки эти смотреть».
В бухгалтерии автоматизированный учёт трудозатрат любят когда нужно:
Выскажу ужасную мысль, которая, к тому же противоречит цели статьи! Учёт трудозатрат не значит тотальный контроль за движениями и экранами сотрудников! Такое вообще редко кому нужно. Зачем вообще такое нужно?
Любой адекватный руководитель будет стремиться искать промежуточные KPI, вместо того, чтобы гонять сотрудников за частые перекуры или опоздания.
Но иногда он всё-таки полезен. Например, автоматизированный учёт трудозатрат помогает составить собственные нормочасы ремонта автомобилей. С ними можно планировать нагрузку и обещать точные сроки ремонта.
В бухгалтерии для учёта трудозатрат любят использовать:
Чаще всего используют человеко-час, так как он наиболее точный. Но для удобства документооборота используют и более крупные единицы измерения. Если для «собрать стул Х» удобно использовать «3 человеко-часа», то для строительства дома лучше оперировать человеко-месяцем!
Трудозатраты измеряются в человеко-часах.
Трудоёмкость измеряют в нормочасах.
Трудовой кодекс РФ говорит нам учитывать трудовые затраты работников, работающих:
Фиксировать трудозатраты можно по0-разному, часто говорят о формах Т-12 и Т-13. Если речь идёт про фиксирование фактически затраченного времени на задачу, без учёта перерывов. Чтобы запланировать «сколько нужно потратить времени» — пользуются ранее накопленными знаниями.
Если результат формулы подсчёта говори: «для сбора гарнитура нужно 24 человеко-часа», то это, как правило, значит, что:
Так можно планировать нагрузку на сотрудников и на предприятие, а также при необходимости увеличивать производительность. Например, предприниматель Евгений Волк, запуска в Москве чёрную кухню. На ремонт помещения под кухню обычно уходит до двух месяцев. Евгений увеличил количество бригад и за неделю сделал весь ремонт, что позволило к концу первого месяца получать прибыль.
В результате вариантов для фиксации трудозатрат — множество! От ручных записей в тетрадке до использования автоматизированных программ-шпионов.
Автоматизируя мусороперерабатывающий комбинат, мы также автоматизировали нормы расхода ГСМ и трудозатраты водителей. На автомобили поставили GPS-трекеры, которые отслеживали перемещение, время работы, скорость перемещения и так далее. Учётная система всё это фиксировала и записывала, после выдавала отчёт: столько времени работал, столько топлива должен был потратить и так далее.
Ситуация: на предприятии один сотрудник делает разные проекты, иногда операции похожие, а иногда разные. Например, собирает одновременно 3 разных гарнитура. Возникает задача, как учитывать такие трудозатраты? Ведь от этого зависит себестоимость каждого гарнитура.
Всё достаточно просто и сложно! Одновременно! Ответ кроется в дисциплине труда — кто-то или что-то должен разделить операции на каждый проект и операцию, и зафиксировать их.
На самом базовом уровне — сотрудник самостоятельно записывает «в какое время приступил к операции, в какое закончил и перешёл к следующей». Иногда этим занимается какой-то специальный человек, иногда для этого используют нейросети. Например, в фильме «Основатель» демонстрируется, как владелец компании «с бумажкой и секундомером составляет нормочасы на приготовление бургера».
Если говорить об автоматизации такого учёта, то мы в Интерлогике делаем примерно так:
Не люблю связываться с конкретными программами! Это скорее вредит, чем помогает! Тем не менее самих программ для разных задач — море!
Скажем, кофейне «кофе с собой», работающей возле университета — жизненно важно открыться загодя до старта первой пары. Собственник хочет фиксировать опоздания. Это можно сделать программно-технически, но лучше найти приёмы мотивации для сотрудников, чтобы они сами хотели раньше открыться. Например, поставить систему мотивации (мы их тоже автоматизируем), чтобы сотрудник получал повышенную премию за утренние продажи. Скажем, всю смену бариста получает бонус за чеки с допродажей, скажем, кофе + булочка, а с 7 до 9 бонус идёт за все позиции в чеке.
В целом, мне не сложно назвать конкретные программы:
В одноэске есть инструменты для фиксирования расписания и трудозатрат. Например, есть инструменты календари, в них удобно фиксировать расписание и встречи:
Есть и другие инструменты, автоматизирующие контроль за сотрудниками:
Дополнительное чтение:
— Кейс: «Автоматизация сервисного центра при сети магазинов»
— Зачем нужна автоматизация расчета себестоимости
— Автоматизация и учёт нормочасов в работе автосервиса
— Корпоративное обучение сотрудников
— Кейс «Автоматизация мусороперерабатывающего завода»
— Учёт и нормы списания ГСМ
— Выбираем товароучётку для интернет-магазина
— Консультации по автоматизации управленческого учёта