Журнал

Красные строки на складе, откуда берутся и как с ними работать

Красные строки — жаргонизм. Говоря «красные строки» в контексте управленческого учёта, розничной торговли, работы склада — мы подразумеваем отрицательные остатки. Это не только жаргонизм, но и сигнал проблем в учёте.
👋 Привет, это Алексей! Руководитель Интерлогики, стратег-автоматизатор и руководитель проектов автоматизации. Если есть вопросы, можете писать вопросы в телеграме @interlogik
При написании статьи мы использовали следующие материалы:
— «Отрицательные остатки на складе» Интерлогика;
— «Что делать с отрицательными остатками» Интерлогика;
— «Маркировка товаров: практическое руководство» — книга, которая подробно описывает процесс маркировки товаров, включая правила и рекомендации по учёту, что может помочь избежать негативных последствий;
— «Проблемы маркировки товара: нюансы и сложности работы с системой Честный ЗНАК» от Гетмарк.

Пример, что такое красные строки в 1С

Сценарий, чаще всего такой. Покупатель на кассе хочет купить эту самую сгущёнку или глазированный сырок. Этот товар физически есть в корзинке. Но пропикивая его — программа выдаёт «не можем продать», «у нас на складе и полках 0 штук этого товара». С одной стороны бред, товар есть, а программа продать не может. С точки зрения бизнес-процессов и клиентского сервиса — 100% бред!
1С — самая популярная программа для управленческого учёта в РФ и странах СНГ. В ней отрицательные остатки товаров подсвечиваются красным цветом, что и дало название жаргонизму «красные строки». Так термин стал популярным.
Но что это значит для программы красная строка с надписью «минус 10 банок сгущёнки»?
Обычный сценарий появления красных строк. Происходит рядовая ошибка в учёте, пересортица или неверное оформление приходных документов, или продажа товаров, которых нет в наличии. Например, если клиенту продали 10 глазированных сырков, но в системе указано, что на складе осталось только 5 сырков, то программа «откажет» продавать сырки. С точки зрения бизнес-процессов — бред. Вот покупатель на кассе, у него в корзинке 10 сырков, ну, как тут не продать? Естественно, руководитель магазина «заставит» программу продавать товар, если у покупателя он на руках, а программа «врёт».
С точки зрения программы, «красные строки» значат, что собственник «должен» складу сколько-то товаров. Это как кредит в банке. А для финансового учёта — это сигнал, что надо немедленно обратить внимание на эту ошибку, и исправить проблему.

Почему возникают красные строки?

Красные строки на складе могут возникнуть по нескольким причинам, они связаны с ошибками в учёте и управлении товарными запасами. Рассмотрим основные из них:
  1. Ошибки при вводе данных: например, неверное отражение операций, неверное внесение количества или кода товара.
  2. Несоответствие между документами: могут быть ошибки между фактическими данными и данными в документах, вроде счёта-фактуры.
  3. Ошибки в расчётах: банальные ошибки из-за невнимательности или неправильного учёта операций, вроде списания товаров или возврата.
  4. Отсутствие регулярной инвентаризации: чем реже проводятся инвентаризации, тем больше шансов появления ошибок, потерь и повреждений товаров.
  5. Проблемы с ПО: сбои в работе программы, также приводят к красным строкам.
Рассмотрим пару ситуаций, когда возникают красные строки.
  • Возврат товаров от клиентов: продали товар, покупатель вернул, это нужно отразить в системе. Если неверно оформить возврат, товары фактически будут на складе, а по товарным остаткам предмета нет.
  • Переоценка товаров: товары необходимо переоценивать и проверять, особенно если эти товары могут портиться.
  • Сезонные распродажи: периодические активные продажи, оборот данных и документов увеличивается, как результат увеличивается и шанс возникновения красных строк.

Последствия красных строк

Красные строки в 1С — серьёзная угроза для финансового здоровья компании. Их нужно отслеживать и оперативно управлять. Давайте рассмотрим, какие последствия могут быть у бизнеса, если в отчётах появились красные строки.
Ошибки в себестоимости. Красные строки — сигнал искажённых данных о товарных остатках, а значит, искажений в себестоимости. А это, в свою очередь, влияет на ценообразование.
Неполные финансовые отчёты. Красные строки затрудняют, а иногда делают невозможным получение финансовых отчётов. Руководители не могут точно определять прибыльность, рентабельность и другие финансовые показатели.
Проблемы с пополнением запасов. Неправильные отчёты с товарными остатками приводят к недостаточному или избыточному пополнению запасов. Это ведёт к повышению операционных затрат.
Риски в отношениях с клиентами. Эта ситуация особенно заметна в бизнесах, торгующих через интернет или под заказ. Когда обещаем клиенту товар, которого нет в наличии.
Выше риск краж. Красные строки могут провоцировать недобросовестное поведение сотрудников.

Что делать с красными строками

Как только обнаружили — сразу реагируем! Для этого нужен регулярный мониторинг.
Раз в месяц или чаще формируйте отчёты по отрицательным остаткам. Это позволит выявить проблемы на ранних этапах. Проводите регулярные инвентаризации для проверки соответствия данных в программе с реальными запасами на складе. Также проверяйте все документы, связанные с движением товаров.
Полезно регулярно 3-5 раз в год проводить аудит управленческого учёта. Обращайте внимание на участки, которые потенциально создают красные строки.
— Приёмка товаров. Проверяйте правильность оформления документов приёмки, а также соответствие фактического прихода товаров с документами. Во время приёмки может возникнуть пересортица. На это тоже обратите внимание. Ошибок на этом участке можно избежать, если подключить автоматизацию и кассовое оборудование.
— Работа на кассе. Большая часть красных строк формируется всё-таки на кассе из-за пересортицы. Анализируйте ситуации, когда вместо одного товара продавался другой, похожий или возникали неточности в количестве или в массе.
— Неправильное ведение учёта. Определите, были ли нарушения в последовательности проведения документов или ошибки в указании номенклатуры и аналитики.
Обязательно оптимизируйте управление запасами. Вам потребуется автоматизация процессов и обучение персонала. Автоматизированные системы учёта, помогут минимизировать человеческий фактор и снизят количество ошибок. Ваши друзья — сканеры штрихкодов и ЭДО. Обучайте персонал, чтобы они не только умели управляться с новым оборудованием, но и могли предупредить возникновение ошибок.

Как узнать об отрицательных остатках, если 1С не красит отчёты в красный цвет

Иногда может происходить такое, что отрицательные остатки есть, а красных строк — нет. Давайте разберём ситуации, как это понять, и когда это происходит.
  1. Регулярно создавайте отчёты и настройте уведомления. Эти отчёты можно автоматизировать и присылать на почту или в мессенджеры, чтобы вы сразу увидели, что, есть отрицательные остатки В 1С есть отдельный отчёт «Остатки товаров на складах», можно настроить формирование и отправку отчёта, если появился «остаток ниже нуля».
  2. Проверяйте движение по складу. Проверяйте документы, которые влияют на остатки. Ваша задача — найти те товары, которые часто становятся «отрицательными». Это сигнал для пересмотра учёта, а также бизнес-процессов.

Красные строки при маркировке товаров?

При маркировке товаров, каждому товару присваивается уникальный идентификатор. На первый взгляд при маркировке товаров, красных строк или отрицательных остатков быть не может.
Отрицательные остатки могут возникнуть из-за ошибок в учёте, неправильной передачи данных, неполной информации о товарах и нарушения правил маркировки.
  1. Ошибки в учёте: например, при неправильной передаче данных в систему или ошибки сканирования. Это приводит к тому, что физически товар перенесли, а на виртуальном складе товар остался.
  2. Неправильная передача данных: это происходит из-за технических сбоев или ошибок в настройке оборудования, но гораздо чаще из-за неправильного размещения матрикс-кода.
  3. Неполная информация о товарах: если организация зарегистрирована в системе маркировки, но не добавила все виды продаваемых товаров, это может привести к тому, что некоторые товары не будут учтены в системе. Иногда такой товар продать можно, но в системе отразится минус.
  4. Нарушение правил маркировки: товар может продаваться без маркировки или с поддельными кодами, это тоже может вести к отрицательным остаткам.
  5. Проблемы с возвратом. Ошибки в учёте могут не учитывать возврат товара.
Важно отметить, что в 1С система может не всегда автоматически фиксировать такие ошибки, если не настроены соответствующие проверки. Поэтому для предотвращения появления красных строк необходимо тщательно следить за процессами маркировки и учёта, а также регулярно проводить инвентаризацию. Это позволит оперативно выявлять и исправлять несоответствия, минимизируя вероятность возникновения отрицательных остатков.

Запомнить: красные строки — сигнал об искажениях финансовых отчётов

Отрицательные остатки или «красные строки» — тревожный сигнал для бизнеса, указывающий на проблемы в учёте и управлении товарных запасов.
Они возникают из-за различных проблем: человеческой невнимательности, технических ошибок, ошибок в бизнес-процессах во приёмки товара и во время работы на кассе.
Для автоматизации торгового учёта, за исправлением проблем с управленческим учётом. Для этого звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или оставьте заявку внизу страницы, или пишите в телеграм @interlogik.
Рекомендуем дополнительную литературу для чтения:
— Как грамотно пополнять запасы и не терять на этом деньги
— Нужно ли бороться за снижение товарных остатков
— Как воруют сотрудники
— Как бороться с кражами в бизнесе с помощью учёта
— Проводим частичную инвентаризацию
2024-02-17 13:30 Статья Автоматизация учёта и бизнес-процессов Автоматизация учёта в розничной торговле Учёт ТМЦ