Журнал

Как вести учёт дорогостоящих материалов и препаратов в стоматологии

В стоматологии есть материалы, которые сильно влияют на себестоимость услуг — дорогостой. Это импланты, абатменты, ортодонтические компоненты, мембраны и дорогостоящие материалы и препараты. Их нельзя списывать «по факту использования» или учитывать наряду с обычными расходниками — слишком высокая стоимость.
👋 Привет, это Алексей Баранов. В «Интерлогике» я отвечаю за проекты по учёту материалов и себестоимости в стоматологиях. В этой статье разберу, как правильно организовать учёт дорогостоящих материалов и почему от него напрямую зависит прибыль клиники. Если хотите обсудить вашу ситуацию — напишите в телеграм @Interlogik.
Чтобы финансы клиники были в порядке, «дорогостой» нужно выделять в отдельную группу и учитывать его по другим правилам. Не так, как обычные расходники. В статье разберём, что относится к дорогостоящим материалам, как выстроить их учёт и какие процессы реально помогают удерживать точность и снижать потери.
Интерлогика специализируется на постановке учёта, списании материалов и автоматизированном расчёте себестоимости в стоматологических клиниках. Мы занимаемся этим более 10 лет и знаем, как работать все нюансы.

Без правильного учёта дорогостоя клиника теряет деньги

Конечная себестоимость услуги формируется из:
  • материалов,
  • работы и
  • накладных издержек.
Дорогостоящие материалы — самая заметная часть, влияющая на себестоимость. Полезно в отчётах видеть, какой доктор, во время какой манипуляции, с каким клиентом использовал тот или иной дорогой материал или препарат.
Типовые проблемы в учёте дорогостоящих материалов и препаратов в стоматологии, с которыми мы имеем дело:
  • расхождение остатков — «на полке одно, в программе другое»;
  • потери или недостача материалов (включая воровство);
  • пересортица между врачами и кабинетами;
  • невозможность понять, кто использовал конкретный препарат;
  • перекос себестоимости из-за неправильного списания;
  • ошибки в закупках — одного материала не хватает, другого куплено слишком много.
Это напрямую влияет на прибыль: даже один пропавший дорогой препарат даёт ощутимую потерю, а системные ошибки превращают это в сотни тысяч в год.

Что относится к дорогостоящим материалам и почему их учёт важен

Единого универсального списка нет. Каждая клиника определяет критерии под себя. В нашей практике постоянно встречаются такие признаки:
  • цена за единицу от определённого порога (часто 10–15 тыс. руб.);
  • наличие серийного или партионного номера;
  • обязательность указания в медкарте или счёте пациента;
  • значимое влияние на себестоимость лечения.
Чем больше материалов включено в эту группу, тем выше нагрузка на врачей. Нужно ведь контролировать расход материалов. Поэтому список дорогостоящих нужно формировать осмысленно, зачастую вместе с персоналом — чтобы учёт был точным, но не перегружал команду.
Дорогие материалы и препараты нужно обязательно учитывать отдельно от других материалов — по партиям, врачам и пациентам. В отчёте о себестоимости они будут отражаться не только по направлению деятельности, а по конкретному пациенту и манипуляции. Можно будет посмотреть, на какое лечение списали конкретный имплант.

Как организовать учёт дорогих материалов в стоматологии

Для правильного учёта дорогостоящих материалов необходимо действовать по двум направлениям. Организовать оборот материалов физически и документально.
Для организации нам понадобится материально ответственное лицо — МОЛ. Он будет отвечать за сохранность материалов и препаратов, а также за оформление документов и обеспечивать процессы:
  • приёмку дорогостоя от поставщика;
  • хранение на складе;
  • выдача материалов на врача, кабинет или манипуляцию (часто используется термин «перемещение материала»);
  • списание материала;
  • инвентаризацию.
Требования к складу простые: закрытое «помещение», доступ к которому — только у МОЛа и руководителя. Склад, который не закрывается на замок, почти гарантированно приводит к потерям, пересортице и конфликтам между сотрудниками.
МОЛ обязан проверять все поставки, пересчитывать все упаковки, блистеры, ампулы, сроки годности, ведь у контрагента тоже могут случаться ошибки.
Я рекомендую организовать учёт и списание в 1С. Интерлогика работает и с другими системами учёта, но вести управленческий учёт в них сложнее, приходится заводить «таблички». Если уже работаете в какой-либо системе, где докторам и администраторам удобно, а учёт «буксует» — напишите нам, мы покажем, как без перехода в 1С организовать нормальный учёт.

Документальный учёт дорогостоящих материалов: как фиксировать поступление, перемещение и списание

Оптимально принимать документы через ЭДО, чтобы не вводить накладные вручную. Пересчёт и сверку удобно делать сканером штрихкодов, как в Пятёрочке — это снижает ошибки и ускоряет работу.
Перед началом важно настроить каталог номенклатуры:
  • сопоставить штрихкоды,
  • определить единицы учёта (упаковки, ампулы, тубы, миллиграммы).
1С позволяет автоматически пересчитывать единицы в любых операциях. Скажем, поставщик привозит материалы в тубах, а вам удобнее считать в миллиграммах или привозят в упаковках, а вам удобнее считать в ампулах. Во время приёмки МОЛ заносит поставку в программу, а та автоматически пересчитает количество и стоимость.

Перемещение дорогостоя на врача

С точки зрения программы, врач или кабинет — это «мини-склад». Материал или препарат передаётся от МОЛ на конкретного исполнителя и хранится на нём до момента использования.

Списание материалов

Если технологические карты внесены в программу, списание происходит автоматически при заполнении документа «Лечение». Это снижает нагрузку на врача и устраняет ошибки, связанные с ручным вводом.

Инвентаризация дорогостоящих материалов

Инвентаризация — обязательный и очень регулярный процесс. Она позволяет:
  • выявлять недостачу;
  • сверять журнал учёта с реальными остатками;
  • понимать, где возникают потери;
  • корректировать процессы.
Обычно по дорогостоя расхождения минимальны — если система настроена правильно и сотрудники работают по установленным правилам.
Так как в статье мы имеем дело с дорогостоящим материалом, то остаётся надеяться, что инвентаризация не будет существенно расходиться с фактическими остатками.

Что клиника получает, когда учёт дорогостоящих материалов и препаратов выстроен правильно

  • понятные остатки без потерь и спорных ситуаций;
  • точную себестоимость услуг;
  • адекватное планирование закупок;
  • прозрачность для собственника и управляющего;
  • меньше нагрузки на врачей и администраторов — система часть работы делает сама.
Если вам нужна понятная система учёта дорогих материалов — без хаоса, потерь и ручных таблиц — оставьте заявку. Покажем, как выстроить процесс и привести цифры в порядок.

Если вам нужна понятная система учёта дорогих материалов — без хаоса, потерь и ручных таблиц — оставьте заявку или напишите нам в телеграм @interlogik

Рекомендую для дополнительного чтения эти ссылки:
— Ценообразование в стоматологии
— Проводим частичную инвентаризацию
— Списание материалов в стоматологии
— Автоматизация стоматологии
— Настройка учёта материалов и издержек в стоматологии
— Учёт материалов в стоматологии
— Склад в стоматологии: как правильно организовать
2025-11-12 08:23 Статья Автоматизация учёта и бизнес-процессов Автоматизация стоматологии и ЗТЛ