Автоматизация складского учёта

Девять из десяти наших проектов включают в себя работу с автоматизацией бизнес-процессов, автоматизацией учёта ТМЦ, сокращением краж и наведением порядка на складе. 

👋   Привет, это Алексей Баранов. Я руководитель «Интерлогики», и мы с 2003 года автоматизируем учёт и бизнес-процессы в малых и средних бизнесах. Кроме того, за это время сделали более 150 проектов и практически каждый раз наводим порядок и автоматизируем склад. А ещё я провожу консультации, если у вас есть вопрос по материалу или любой другой вопрос по автоматизации — задайте его в форме внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

👉  Кстати, под складом я имею в виду места хранения товара: кладовка; большое помещение, с полками заставленное коробками; торговый зал и даже товар в транзите. 

Ошибки в учёте ТМЦ ведут к ошибкам в учёте финансов, продаж, налогов. Во-первых, не получится рассчитать финрезультат, себестоимость, деньги застревают в остатках, во-вторых, невозможно рассчитать, когда и что закупать. Кстати, эта путаница портит отношения с сотрудниками, покупателями и поставщиками.

🤔 Допустим, условный Ибрагим купил зимние шины. Подтвердил заказ и оплатил. Менеджер магазина принял деньги и предлагает забрать шины на складе. Ибрагим приезжает и выясняет, что заказанных шин нет. Раскупили. Ситуация конфликтная. И на 100 % зависит от правильного учёта ТМЦ. Смотрите сами: в CRM-продавца товар числится. На полках товар не лежит уже полгода. Если такие неурядицы происходят постоянно, то компания несёт репутационные потери.

Склад — это сердце торговой организации, а грамотно автоматизированный складской учёт — это здоровый образ жизни для компании ©

«Склад — это сердце торговой организации» — тут мне особенно приятно цитировать слова нашего клиента. Соответственно, чтобы компания была здорова, выполняла свои задачи, поставляла клиентам ценность и получала прибыль, заботьтесь о «сердце»:

• обеспечить сохранность товара — товар не «пропадает» с радаров, его не крадут, по ошибке не списывают и многое другое;

• организовать складские процессы — каждое поступление, перемещение, изъятие отражается в товароучётной системе, в любой момент любой менеджер может «спросить», где лежит Х, и сразу получит ответ — «вот здесь, на такой-то полке»;

• отражать в учёте все движения товара — продавец, работая в CRM-системе, может проверить, «есть ли товар в наличии», и если да, то продать, если нет — дозаказать, а как только товар поступит на склад, то продавцу падает уведомление, и он сможет напомнить клиенту «купить»;

• понимать актуальные остатки на складе и сроки поставки;

• кроме того, необходимо хорошо знать свой ассортимент, закупочные и продажные цены и так далее.

Учёт товарно-материальных ценностей, или учёт ТМЦ

Правильный учёт ТМЦ содержит необходимую информацию обо всех товарах компании:

• где товар хранится; 

• когда поступил; 

• кто продал (поставщик);

• срок годности;

• местах хранения; 

• закупочные цены;

• покупатель; 

• все движения товара и так далее. 

Прозрачный и автоматизированный учёт ТМЦ охраняет товар. Делает это лучше, чем профессиональная охрана и видеокамеры. Ведь воруют не там, где «плохо смотрят» и «собака спит», а там, где пропажу не заметят.

Чтобы складской учёт работал — организуйте и автоматизируйте три товарных процесса: поступление, списание, инвентаризацию. Так вы снизите трудозатраты и ошибки. Кстати, после этого будут бонусы: высокая скорость обслуживания покупателей, приёмка товара  — быстрее, точнее и легче. Как итог — сами отчёты станут точнее. 

Автоматизация склада начинается с поступления товара на этот самый склад

Поставщик привозит товар на склад — с этого начинается наша работа с ТМЦ. Здесь нужно правильно принять товар, а затем и разместить его на складе. Но не просто «кинуть в кучку», а так, чтобы можно было легко и быстро найти. 

👉 У нас был клиент, строительная фирма, у которой были большие проблемы со складским учётом. Что, где, сколько лежало — никто не знал. Доходило до того, что на стройке могли забыть башенный кран. Прочтите статью, чтобы у вас таких ошибок не было. 

Передача товара сопровождается первичным документом — товарно-транспортной накладной (ТТН).

Если подписали ТТН, то юридически товар продали. Если на накладной нет печати или подписал кто-то, у кого нет соответствующих полномочий — факт передачи товара и возникновения задолженности можно оспорить. 

👉 Полномочия по приёмке товара в компании есть у директора. Директор может выписать доверенность на разовое или регулярное получение товара другому лицу. Обычно такую доверенность пишут кладовщику.  Тогда, чтобы документы были официальными, покупателю нужно получить ТТН, приложить доверенность, поставить печать и получить копию паспорта доверенного лица. 

Перед подписанием документа кладовщик обязан сверить фактический товар с тем, что записан в отгрузочных документах. Сверяют наименование товара, упаковку, количество. Иногда другие важные характеристики — цвет, размеры и тому подобное. 

Документально оформите ответственность за ТМЦ на кладовщика, и вы резко снизите воровство на складе 

Отвечать он будет за тот товар, который был в документах. Если плохо посчитал и криво принял, но подписал — попробуй докажи поставщику. Если в процессе пересчёта и проверки товара выясняется разница или некондиция, то это нужно сразу оформить документально.

👉 Важно позаботиться о рабочем месте сотрудника, который принимает товар. Сделать так, чтобы ему было удобно пересчитать товар, проверить соответствие документам.  Автоматизируйте приёмку с помощью штрихкодирования, автоматических весов, системы адресного хранения на складе.

Теперь двери склада закрыты, машина уехала, товар принят. Осталось занести данные из накладной в учётную программу для склада. Только после отражения товара в программе он станет доступен для продавцов и в отчётах руководителя. Как правило, на складе или в офисе установлена: 

• «1С»; 

• «Мой склад»:

• «Моё дело»;

• ЕКАМ,

• «Контур»;

• годится даже какая-нибудь CRM или электронная таблица. 

👉 Тут иногда возникают неприятные ошибки. Приняли сахар белый, а занесли в программу тростниковый. Кроме того, вместо 12 килограмм может получиться 21. Чтобы этого не происходило — организуйте точное занесение информации из первичного документа. Не знаете как? Пишите нам, поможем разобраться.  

Хотите снизить ошибки во время приёмки товаров? Внедряйте электронный документооборот (ЭДО). Так человек почти не работает «руками» при внесении данных в программу складского учёта. Накладная автоматически попадает из учётной программы поставщика в программу покупателю. Оформляются только расхождения, которые кладовщик выявил при приёмке.

Лучшая программа для бесплатного ведения складского учёта — «Мой Склад»

👉 Насчёт бесплатных товароучётных программ. Такие существуют. Даже работают. С погрешностями, но всё-таки. В каких-то при небольших изменениях сбиваются строки и коды. Другие не поддерживает маркировку. Третьи только для одного пользователя. Мой выбор для малых компаний —  «Мой склад».

Пересортица ведёт к отрицательным остаткам и неправильным отчётам

Пересортица — ошибки в системе, возникшие из-за невнимательности. Скажем, по программе продали сахар белый, в реальности тростниковый. Недостача — ошибки, возникшие из-за воровства, потерь, опечаток при внесении в программу, кроме того, есть ошибки, связанные с неправильным списанием материалов. Подробнее о пересортице я рассказал в статье об отрицательных остатках.

Отразите в программе управления складом места хранения и перемещение товара

Зачастую в компании несколько мест хранения ТМЦ. Например, склад за городом, торговые точки в центре, кроме того, в каждой точке есть «кладовка», «зал» и «холодильник». Все нормальные программы учёта ТМЦ поддерживают несколько мест хранения, а также оформляют перемещение.

👉 Перемещение — это специальный документ, как накладная, только без изменения права собственности. В перемещении отмечено, с какого склада на какой переезжает товар, кто отгрузил и пересчитал, кто принял и теперь несёт материальную ответственность за товар. В случае потери или порчи у руководителя будет юридический аргумент.

Не создавайте несколько мест хранения, если:

• торговая зона и склад размещены рядом; 
• за товар отвечает один человек в компании;
• сложно разделить зоны и контроль перемещения.

Я сталкивался с такой бюрократизацией, когда в маленьком магазине склад и торговая зона физически разделены, товар часто перемещают. В результате для каждого такого переноса нужно было «просить программу», однако это было долго. Персонал «забивал» на правила, ответственность размывается, а отчёты формируются с ошибками. 

👉  Важно: Перемещение отличается от продажи товара, они оформляются разными первичным документами. В случае продажи происходит смена права собственности на товар на основании договора и ТТН. А перемещение оформляется в рамках одного и того же юрлица, меняется место хранения и лицо, отвечающее за товар.

Воровство, потери и МОЛы

Каждый руководитель сталкивался с халатным и недобросовестным отношением к товару. В зависимости от культуры организации потери, порча или кражи происходят иногда или постоянно. 

Очевидно, что деньгами за товар отвечает владелец фирмы. Ему и флаг в руки, пусть принимает товар и следит за ним. Но это не всегда разумно. В этом случае в компании назначают материально-ответственных лиц (МОЛ). Это значит, что если в их зоне ответственности что-нибудь будет испорчено или утеряно, а виновных установить и взыскать ущерб не получится — то ущерб компании оплатит МОЛ. 

👉  Оформите договор на материальную ответственность с работником. Разъясните ему цели и последствия. Помогите ему разработать и соблюдать меры бережного обращения с ТМЦ. Кроме того, помогите ему провести обучение для коллег, чтобы все понимали, что весь товар подсчитан. Для собственника бизнеса интереснее сохранить товар, чем разбираться «что», «куда» и требовать компенсации. 

❌ При наведении порядка на складе нет хуже идеи, чем коллективная материальная ответственность

Плохая идея — коллективная материальная ответственность. Это вносит разлад в коллектив. Если сотрудник не крал, то почему он должен скидываться на недостачу? А если крал — то скидывается лишь малой частью на компенсацию. Коллективная ответственность выгодна недобросовестным сотрудникам, кроме того, вымывает из компании порядочных людей. 

Чтобы на складах и в торговых залах был порядок с обращением и учётом ТМЦ — регулярно работайте с персоналом. Обучайте их, показывайте, как работает товароучётка. Практика показывает, что уровень потерь и хищения (краж) снижается, а персонал заботится о сохранности ТМЦ, когда МОЛ и руководитель:

• проводят с коллективом разъяснительную работу;
• регулярно обучают людей аккуратному обращению с ТМЦ;
• проводят инвентаризации и быстро выявляют недостачи. 

Инвентаризация — чем чаще, тем лучше для здорового учёта ТМЦ и правильных отчётов

Инвентаризация пугает руководителя. Для пересчёта товара раньше было принято закрывать магазин на пару дней. Катастрофа для коммерческой торговли. 

Однако я советую чаще проводить учёт.

Инвентаризация помогает доверять своим сотрудникам, отчётам, поставщикам и покупателям. С помощью современных программ учёт можно проводить частично, а не всего товара магазина. Скажем, только печенья. Сказал программе: «Сейчас будет инвентаризация печенья!», в это время сотрудники снимают с полок всё печенье, а на кассе программа не разрешает покупателям пробивать печенье. За пару часов проверяется вся категория, а потом продажа запускается вновь.

Проводите инвентаризацию хоть каждый день. Прямо в торговом зале и на складе, не останавливая продажи, используя часы низкой загрузки. Ещё проще проводить ревизию с помощью терминалов сбора данных — это называют штрихкодированием.
Когда сотрудник пропикивает весь товар определённой категории, загружает данные инвентаризации в программу, а вы сразу увидите расхождения. 

👉  Автоматизация склада штрихкодированием товара снижает ошибки при приёмке товара, продаже и инвентаризации. Кассиру не нужно фантазировать о наименовании товара и упаковке. Достаточно пикнуть по сканеру. Снижаются трудозатраты сотрудников, количество ошибок, возрастает скорость обслуживания покупателей и операций с товаром.

Как оформить продажу товара и учесть движение ТМЦ на складе

Торговая организация существует, чтобы продавать. Для продажи нужно товар со склада списать и передать покупателю. Рассмотрим эти процессы подробнее. 

В рознице товар продают из торгового зала или с прилавка. Вы же помните, что это тоже склад? Во время продажи нам необходимо определить товар, упаковку, количество, вес, принять деньги у покупателя и пробить кассовый чек. Будет меньше ошибок и быстрее, если всё это произойдет одновременно, контекстно. Для этого и существуют программы, а им помогают сканеры штрихкода. Заодно можно распечатать гарантийные талоны, сертификаты и другие важные вещи для вашего товара. 

Обычно продавцы работают в своей собственной системе продаж — CRM. Для правильной работы важно сделать так, чтобы информация в товароучётной системе соответствовала CRM. На наших проектах мы стараемся посадить продавцов и склад на одну программу. Так дешевле, не придётся разрабатывать  собственную программу, можно использовать типовую. Впрочем, на это согласны не все, поэтому приходится делать интеграцию данных между CRM и складской программой.

✅ Посадить продавцов и учет ТМЦ в одну программу — выгоднее всего

Программы лояльности. Ещё в рознице используют карты покупателей или что-то альтернативное для программы лояльности. Чтобы продавец не лепил скидки «от души», лучше всего доверить скидки программе на рабочем месте кассира. Будет выгоднее для вашего бизнеса, кроме того, в отчётах сможете отслеживать, кому и за что сделана скидка.

В оптовой торговле или b2b-торговле кладовщики — это продавцы

При продаже со склада, например, в оптовой торговле, большинство работы с продажами достаётся кладовщикам. В целом их рабочий процесс такой же, как я рассказал в разделе «Поступление товара на склад». Нужно собрать товары, если их в накладной много. Всё пересчитать и проверить наименования, упаковку, количество, вес и тому подобное. Затем правильно подписать товарную накладную с покупателем.

Если программа учёта на складе позволяет отмечать, в какой ячейке склада находится номенклатура, то кладовщик будет быстрее собирать товар и меньше бегать. Если вы используете штрихкодирование, то при комплектовании отгрузки будет меньше ошибок в наименовании, в количестве, упаковке и тому подобное. Плюс снизятся трудозатраты сотрудников и вырастет скорость сборки.

Важные действия при любой продаже товара — это выписать покупателю правильные документы и списать из учётной базы товар без ошибок. Это избавит вас от пересортицы, а ещё сможете доверять вашим отчётам по продажам и на их основании управлять маркетингом.

Если эти процессы правильно спроектированы, выполняются сотрудниками и автоматизированы, то ваш товар учтён. Значит, меньше вероятность потери, порчи, кражи, пересортицы. Отчёты отражают реальность, и на их основании можно планировать закупки, себестоимость, торговый маркетинг.

Что нужно запомнить из статьи об автоматизации склада

Склад — сердце торговой организации. Если на складе всё хорошо и чётко работает, то и компания процветает. 

Автоматизация склада начинается с правильной приёмки. Чем меньше ошибок будет сделано во время приёмки — правильно оформили документы, пересчитали, правильно занесли в программу — тем лучше. 

На складе должен работать кладовщик, который отвечает «головой» за товар. С кладовщиком нужно оформить все отношения документально, а ещё нужно помочь ему и подготовить рабочее место так, чтобы он делал как можно меньше ошибок. 

Краж ТМЦ будет меньше, когда работники компании чётко понимают, что всё поступление товара, все перемещения — прозрачны, а инвентаризация ведётся регулярно.

Инвентаризацию нужно проводить как можно чаще, для этого можно организовать частичное проведение инвентаризации… Магазин работает, торговля идёт, но в это же время ведется инвентаризация печенья.

Интегрируйте продажи со складским учётом. Мы рекомендуем делать всё это в одной программе, но в исключительных случаях делаем интеграцию между разными программами. 

Хорошего вам учёта, работайте и процветайте! Если нужна будет помощь на любом из этапов наведения порядка на складе и его автоматизации — обращайтесь к нам, мы на этом деле собаку съели.

---

Приходите к нам на консультацию, за автоматизацией складского учёта», можно позвонить  +7 (495) 764 83 81 или написать в телеграм @Interlogik

Что почитать ещё: 
— Как сотрудники обворовывают бизнес
— Как появляются отрицательные остатки
— Списание материалов в стоматологии
— Страхи руководителя 
— Что лучше своя программа учёта или типовая?
— Кейс «Интеграция 1С и amoCRM» 
— Что нужно знать о программе лояльности перед её автоматизацией и внедрением
— Консультации по автоматизации управленческого учёта