Как автоматизация отчётов, помогает выполнить план

Собирать отчёты — долго и скучно, неудивительно, если отчёт придёт в последний момент. В результате страдают управление компанией. Автоматизация отчётов избавляет от рутины, ускорит и повысит точность работы.

👋 Привет, это Алексей Баранов! Руководитель Интерлогики. Мы автоматизируем упручёт и бизнес-процессы, и часто ищем специалистов в штат и в проект. А ещё я провожу консультации, если у вас есть вопрос по материалу или любой другой вопрос по автоматизации — задайте его в форме внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

Типичная ситуация любого бизнеса. Вечер пятницы, конец месяца. Нужен, например, отчёт от отдела продаж. А его всё нет и нет, звоните в отдел, а там вешают лапшу и обещают прислать к 8 вечера.

Вы, вероятно, и сами собирали информацию из разных мест и объединяли в одном документе. Даже если менеджеры не вешают лапшу, всё равно понимаете, сколько работы надо сделать, чтобы получить отчёт. Как следствие, отчёт опаздывает, менеджеры работают допоздна, сотрудники тоже. В лучшем случае, если все покидают офис в плохом настроении и поздно вечером. В худшем — сдают корявые отчёты, на основе которых принимаются кривые управленческие решения.

Типичные проблемы сбора данных для отчётов

Любой сотрудник назовёт с пяток задач, которые надо сделать ещё, помимо отчёта. Для некоторых сотрудников заполнение отчётов — слишком дорого! Например, отдел продаж, может тратить на примитивные отчёты больше рабочего дня! Было бы лучше, если этот день был потрачен непосредственно на продажи!

Точность. Если заполнять отчёты руками, 100% будут ошибки. Где-то добавил лишний ноль. Где-то ошибся строкой и записал что-то другое. Вдобавок, если работать с Экселем — всегда есть шанс работы с неактуальными данными, которые безнадёжно устарели. В этом плане онлайн-офис удобнее, все данные обновляются на лету, к тому же можно пользоваться всем отделом сразу.

Сбор информации из разных мест. Как следствие, увеличивается время на ведение отчётов. Пока откроешь необходимые сервисы и перебьёшь данные — вот и обед. К тому же это усложняет проверку данных, что ведёт к ошибкам. В запущенных случаях нужны специалисты из других отделов.

Правильное представление информации. Кстати, мало заполнить все таблицы-карточки. Нам нужно суметь проанализировать данные, а как это сделать, если не подумать о правильном представлении информации. Это не всегда означает «нарисовать красивый график». Безусловно, иногда нужно и красиво показать графики, но понятно донести ключевые цифры и изменения, или оформить сопроводительный текст.

👋 Правильное представление данных — это про понятность данных, а не про красивые диаграммы

Неподходящие отчёты. Часто, для принятия управленческого решения — не хватает данных. Их просто нет в системе, никто этим не занимался. В результате нет подходящего способа представления данных. Например, отдел продаж ставит CRM-ку, может сделать отчёт о динамике продаж по часам, дням, месяцам, но не может сделать даже примитивные ABC/XYZ-анализ! Потому что данных вообще нет или потому что, этих данных нет в CRM и под рукой у специалиста.

Обмен данными. Проблема свойственная типовым сервисам. Сервис есть, а с точки зрения управленческого учёта — данные не переносятся. Например, менеджеры заводят заявку вручную, при этом они в разрозненных местах: сайт, почта, телефон, сообщения из соцсетей. Нет понимания, какие заявки обработаны и на каком они этапе воронки. Часто менеджеры работают с устаревшими данными, потому что CRM не дружит с товарным учётом, в результате, каких-то клиентов обидели, тем что пришлось отменять заказ, кому-то привезли не то, что он хотел и так далее.

Автоматизация отчётов: преимущества

Тут, безусловно, как и в любой другой автоматизации:

• Информация теперь точнее. Она актуальна. Так как программы не устают, то ошибок не будет вообще, программа не ошибётся в цифрах и не занесёт что-то левое.
• Само получение отчётов быстрее. Программе не нужно открывать 100500 программ, если она может сразу обратиться к базе данных. А по заранее проработанным правилам, все данные будут обработаны и правильно представлены. Человеку остаётся лишь проанализировать эти данные.
• Все сотрудники счастливее уходят домой, даже в пятницу под конец месяца. Нет рутинных и повторяющихся задач. Это повышает лояльность сотрудников к компании. Работу можно сделать прозрачной, что тоже хорошо.

👋 Автоматизация отчётов спасает сотрудников от рутинной и тупой работы

Что именно можно автоматизировать

• Сбор данных из любых источников.
• Создание и отправку отчётов, синхронизация с дашбордами.
• Расчёт данных и визуализацию.
• Прогнозирование.
• Синхронизацию любой информации.

Примеры автоматизации отчётов

Рассмотрим несколько примеров, как автоматизированные отчёты сделали жизнь в компании проще!

Маркетинг. До автоматизации маркетолог тратил от 3 часов в неделю на сбор данных. Открывал Яндекс-метрику, Гугл-аналитику, рекламные системы, емейл-рассылки, и продажи — сравнивал с предыдущими периодами и менял работу. После: открывает консолидированный отчёт, в котором уже собранны данные — изучает и меняет работу, теперь это занимает 20 минут. Как результат — освободили время маркетолога, вдобавок повысили информативность отчётов благодаря сквозной аналитике (в отчётах стало чётко видно, какие каналы точно принесли продажи).

Продажи. До автоматизации. Ежедневно каждый менеджер записывал результаты в табличку. В конце месяца руководитель собирал со всех таблицы, выборочно проверял данные, распределял бонусы. На проверку и расчёты бонусов уходил рабочий день. После автоматизации роботы сами собирали данные из коллтрекинга и CRM. В конце месяца руководителю нужно было согласовать оплату. В результате освободили кучу времени, повысили точность, полностью избавились от подтасовки данными.

👋 Важная деталь. Автоматизировав один отдел, другой тоже может получить от этого выгоду.

Бухучёт. До автоматизации бухгалтер по запросу менеджера собирал P&L из различных источников. Тратил до 3 часов. После автоматизации отчёт у менеджеров появлялся после нажатия на кнопку, без участия бухгалтера.

Менеджмент и контроль процессов. До автоматизации отдела продаж: заявки сыпятся в разные места, ручками нужно собирать и проверять. Часто находили нарушения — того забыли занести, тому позвонить и так далее. После автоматизации заявки собираются в одном месте, в телеграм-чат падает уведомление о новой заявке, а также приходят уведомления, если менеджер поздно отреагировал на обработку заявки. Как результат, повысилось качество работы сотрудников.

---

👉 Поможем с автоматизацией управленческих и финансовых отчётов, для этого начините с консультации или свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

---

Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Интеграция AmoCRM и 1С
— Аналитика продаж
— Учёт продаж в интернет-магазине
— План-фактный анализ бюджета
— Автоматизация отдела продаж
—Автоматизация отдела закупок на основе анализа продаж
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта