Журнал

Учёт медикаментов в стоматологии от приёмки до списания

В стоматологии учёт медикаментов часто ведётся точно также, как и учёт расходных материалов (и других материалов, вроде дорогостоя или брекетов). Вроде стоят красивые полки с коробками препаратов, а когда собираешь отчёты или проводишь инвентаризацию, обязательно проблемы: в отчётах по услугам и врачам суммы не сходятся, себестоимость сильно различается, находят просрочку. Разберём, как выстроить учёт медикаментов в стоматологии — отдельно от расходников, от дорогостоя, со списанием на приём и понятными остатками на складе.
👋 Привет, это Алексей Баранов. «Интерлогика» больше 20 лет занимается учётом материалов и себестоимостью в стоматологических клиниках. Здесь поделюсь опытом, как мы на проектах наводим порядок в учёте медикаментов. Ведь правильный учёт медикаментов в стоматологии помогает контролировать себестоимость лечения и избежать потерь из-за просрочки и пересортицы. Если понадобится помощью с вашими медикаментами — напишите в телеграм или оставьте заявку внизу страницы.
Чтобы финансы клиники были предсказуемы, медикаменты нужно учитывать по другим правилам, нежели маски и салфетки. Не «учитывать, как получится», а отдельной группой: с партиями, нормами на услугу и списанием по факту лечения. Интерлогика специализируется на постановке такого учёта и списания материалов в стоматологиях — в том числе когда в программе уже ведут приёмы, а склад «живёт своей жизнью». Мы можем предложить варианты наведения порядка в учёте всего за один месяц.

Без отдельного учёта медикаментов клиника теряет деньги

Себестоимость услуги складывается из материалов, труда врача и накладных. Медикаменты — не та мелочь, которую можно игнорировать, препараты влияют на маржу по терапии и хирургии, плюс халатный учет этой категории даёт риски, которых у обычных расходников нет. Без нормального учёта медикаментов клиника теряет управляемость закупок и прозрачность расходов.

Срок годности и партии. Нельзя вести препарат только «в штуках», практически всегда это гарантирует просрочку.

Единицы измерения. Часто препараты закупаются в других единицах, не в тех, что тратятся на приём. Закупка идёт в упаковках, капсулах, граммах, милилитрах и тому подобное, а тратится две десятых грамма и одна таблетка.

Нормы на приём. Без норм врач списывает «на глаз», и зачастую в конце смены, а к тому времени можно подзабывать сколько и чего ушло. В лучшем случае точность таких отчетов невысокая. Обычно стоматологии вообще не чувствуют разницу в принятии управленческих решений между у нас «есть учёт» и «я принимаю решения наугад».

Перемещения между кабинетами. Препарат неизвестно где лежит.

Типовые ситуации, с которыми мы сталкиваемся на проектах:
  • всё в одной номенклатуре «материалы» — анестетики, антисептики и перчатки;
  • отчётах одна строка «расходники», а себестоимость лечения «сильно гуляет» от месяца к месяцу;
  • списание материалов происходит «как получится», из-за этого может случиться так, что в каком-нибудь мартобре стоматология потратила 0 материалов;
  • нельзя привязать перерасход к врачу, пациентам и дате;
  • нет норм на частые услуги — плановую себестоимость не посчитать, закупками управляем по наитию;
  • на полке одно, в программе другое — особенно после того, как препараты таскают между кабинетами без документов.

👉 Для финдиректора и собственника это не «учёт ради учёта», а прямые потери: просрочка, лишние закупки, размытая рентабельность по врачам. Даже системные мелочи за год складываются в ощутимую сумму — по тому же принципу, что и с дорогостоящими материалами, только здесь чаще бьёт не цена одной позиции, а массовый расход и сроки годности.

Какие препараты включают в учёт к медикаментам в каталоге стоматологической клиники

Для корректного учёта медикаментов в стоматологии важно определить, какие позиции ведутся отдельно и требуют большего контроля. Чем раньше с этим разобраться, тем лучше. В практике в отдельную группу попадает то, у чего есть дозировка, срок годности, норма на приём и учёт по ампулам или миллилитрам.
Группа
Примеры
Местные анестетики
арпулы, ампулы, аппликационные гели
Антисептики для слизистой
хлоргексидин, мирамистин
Гемостатики
губки, аминокапроновая кислота и аналоги
Растворы для инъекций
натрия хлорид, глюкоза
Маски, боры, цементы без лечебного компонента — расходники. Импланты и мембраны — относим к дорогостою: там важнее цена и поштучный контроль, а не срок партии на складе.

Выделять позицию отдельно стоит, если есть хотя бы что-то одно: срок годности или необходимо точно контролировать остатки по кабинетам. Недорогие препараты всё равно имеет смысл вести отдельно — иначе теряются остатки и маржа по услугам. Вопрос в том, насколько стоимость поддержания такого учета действительно критична, если с этим сложности — добро пожаловать на консультацию.

Списание медикаментов на приём и движение по складу

Рабочая схема та же, что в учёте дорогостоя и в материале про склад в стоматологии: поступление на склад → перемещение в кабинет или на врача → списание на лечение. На каждом шаге — есть МОЛ (материально ответственный): кладовщик или старшая медсестра принимает поставку, оформляет выдачу в кабинет, врач или ассистент фиксирует расход по приёму. Склад с препаратами закрытый; иначе пересортица и споры «кто взял» почти неизбежны.

При поступлении фиксируют количество, цену, серию и срок годности. В кабинет препарат уходит документом перемещения — в программе кабинет или врач это «мини-склад» с понятным остатком. Списание — по факту оказанной услуги, с привязкой к приёму или лечению, чтобы в отчётах было видно врача, услугу и расход. Если остатки не сходятся — инвентаризация и списание недостач или просрочки по регламенту, а не правка цифр «вручную в остатках».

Названия документов в программе зависят от того, чем пользуется клиника; логика одна. Если у вас эта цепочка не собрана или половина шагов делается «в таблице и на словах» — как раз тот случай, когда имеет смысл обратиться к нам: сначала методика и регламент, потом настройка учёта под вашу систему.

Нормы расхода медикаментов и списание по приёму

Без норм на услугу учёт медикаментов не «замыкается» на себестоимость. Нормы задаёт главврач в протоколах, врачи помогают с составом, бухгалтерия или администратор переносит это в номенклатуру и техкарты: услуга → список препаратов → количество на манипуляцию. Пример: удаление — карпула анестетика, миллилитры антисептика, расходники по карте.

При закрытии приёма система подтягивает норму; врач при необходимости корректирует факт. Склад или старшая медсестра проверяет документы, а не собирает списание за месяц по памяти.

Если норм нет: плановую себестоимость не посчитать, тарифы «с потолка», отчёт по перерасходу врачей пустой, списание снова уезжает в конец месяца.

Где взять стартовые нормы и как привязать к прайсу — в статье про списание материалов мы рассказывали, как их сделать и где взять, а в другой рассказали, почему нельзя использовать шаблоны норм скачанных «откуда-то».

Как мы наводим порядок на внедрении

На типовом проекте Интерлогики последовательность такая:

  1. Выделяем в справочнике группу медикаментов, убираем дубли в номенклатуре.
  2. Включаем учёт по сериям и срокам годности, настраиваем выдачу «сначала то, что раньше истекает».
  3. Описываем цепочку документов и МОЛ по складу и кабинетам.
  4. Заводим нормы на самые частые услуги с препаратами — анестезия, удаление, лечение кариеса.
  5. Переводим списание с «раз в месяц» на списание по приёмам.
  6. Подключаем отчёты: просрочка, перерасход по врачам, доля медикаментов в себестоимости услуги.

Отдельно прорабатываем единицы измерения (упаковка в закупке, карпула в норме), роли (врач не правит приходы, старшая медсестра — перемещения и списания) и связку с МИС или CRM, если приёмы ведут не в той же системе, что склад.

Сначала согласуем что учитывать и какими документами; настройка программы и доработки — следующий шаг. Без выдуманных «кейсов с цифрами»: в каждой клинике стартовая точка разная, но набор шагов повторяется.

Учёт анестетиков на складе

Анестетики — статья расхода, которая часто вызывает перерасход. Имеет смысл вывести в отдельную подгруппу: карпулы и ампулы с пересчётом, нормы по видам вмешательств, остатки по кабинетам. На складе смотрят сроки не раз в год, а по отчёту «просрочка и что скоро истечёт»; в аналитике сравнивают норму и факт по врачам на однотипные услуги.

Инвентаризация и отчёты для руководителя

Инвентаризация по центральному складу и по кабинетам; расхождения — документами (просрочка, порча, недостача), не «подкруткой» остатков. После запуска руководителю обычно нужны: расход по врачам и кабинетам, отклонения от нормы, остатки с датами годности, плановая и фактическая доля медикаментов в себестоимости услуги. Это работает, только если списание идёт по приёмам. Если вы ни разу не проводили инвентаризацию, ознакомьтесь с концепцией частичной инвентаризации.

Что получает клиника, когда учёт медикаментов выстроен

- остатки на складе и в кабинетах сходятся с фактом, меньше пересортицы и «сюрпризов» на инвентаризации;
- себестоимость услуг и врачей в отчётах ближе к реальности, виден перерасход по нормам;
- закупки опираются на остатки и сроки, а не на «кончилось — срочно заказали»;
- собственник и финдиректор видят прозрачные цифры без сведения расхода раз в месяц «на глаз»;
- меньше ручной рутины у врачей — если нормы и списание с приёма настроены, система подставляет расход сама.
Нужен порядок в учёте медикаментов и материалов в стоматологии? Оставьте заявку на консультацию, или напишите сразу в Telegram @interlogik, или позвоните +7 (495) 764-83-81. Разберём склад, нормы и списание под вашу клинику.
Эти статьи отобрал вручную, для дополнительного чтения
2026-05-05 12:31 Статья Автоматизация стоматологии и ЗТЛ Учёт ТМЦ