Журнал

Расчёт зарплат в стоматологии автоматом

Хороший стоматолог с пациентами работает индивидуально. Для каждого подберёт лучший метод лечения в зависимости от индивидуальных особенностей. Хороший руководитель также работает со своими сотрудниками и для каждого делает индивидуальный расчёт зарплат. Но это в идеальном мире. В реальном делать расчёт зарплат для администраторов, кураторов лечения, стоматологов и других — занимает слишком много времени и приходится жертвовать точность. Автоматизация стоматологии и как результат — авторасчёт заработной платы для сотрудников, помогает приблизить работу в стоматологии к идеальному миру.
👋 Привет, это Алексей! Автор этого материала. Если захотите автоматизировать стоматологию — задавайте мне вопросы. Можно в телеге @interlogik , можете оставить заявку внизу страницы, и с вами свяжутся, или позвоните по телефону +7 (495) 764 83 81
Выбор системы зависит от жизненного цикла компании, клиентов и подхода к работе с сотрудниками.
Хочу уточнить, что мы в Интерлогике прежде всего автоматизируем управленческий учёт и бизнес-процессы. А уже во вторую очередь плотно работаем со стоматологиями и автоматизируем их на базе 1С. Для расчёта заработной платы лучше использовать Бухгалтерию или ЗУП (1С: зарплата и управление персоналом). Мы знакомы с этими программными решениями и прекрасно их настраиваем.
Что мы делаем для стоматологий:
— настраиваем расчёт заработной платы врачам, администраторам и кураторам по разным моделям;
— готовим базу для расчётов зарплат другим специалистам (маркетологи, аутсорс, клининг);
— учёт отработанного времени;
— внедряем и настраиваем KPI, панели индикаторов (это повышает прозрачность учёта, сотрудники видят, за что получают зарплату);
— настраиваем ПО для корректной работы с учётом требований законодательства;
— настраиваем отчёты по зарплате для руководителей;
— готовим клинику к автоматическому документообороту и заполнению документов, предоставляем шаблоны.

Почему важно автоматизировать зарплаты: история Рафаэля

Короче говоря — программа сама посчитает зарплаты без ошибок и в срок! И для этого никому не потребуется тратить кучу времени, чтобы честно всё подсчитать.
Рафаэль — наёмный руководитель «Денталь Комфорт». В самой клинике дела идут неплохо. Рафаэль посетил несколько конференция и прошёл курсы по управлению стоматологией. На них он получил множество рекомендаций и электронные таблички для ведения разного учёта. С тех пор он поменял подход к расчёту зарплат и перешёл к сдельной системе и по KPI.
С тех пор каждый день Рафаэль тратит 2-3 часа в конце дня, на то, чтобы подготовиться к «подсчёту зарплат». И в начале месяца выделяет 2 дня на то, чтобы «раскидать» зарплаты за прошлый месяц. Большую часть времени необходимо было потратить, чтобы проверить премии, бонусы и скидки, а также на сверку и инвентаризацию.
В целом, система работала неплохо, но она постоянно приводила к тому, что Рафаэль задерживался на работе. Уходил значительно позже, чем было до конференций. И иногда были конфликты с персоналом из-за ошибок, которые допускал руководитель, пытаясь не опоздать с оплатами в день зарплат. Хоть конфликтов было немного, но для того, чтобы разобраться, приходилось поднимать кучу документов и тратить дополнительные часы собственного времени, чтобы разобраться.
Проконсультировавшись с учителями из курса управления стоматологий, Рафаэль понял, что практически всё делал неправильно. Изначально никто не предполагал, что всю эту работу нужно делать в табличке, по крайней мере, так долго. Таблички нужны были для примера, чтобы попользоваться один-два раза, понять принцип и автоматизировать.
Собственно, мы ему помогли всё автоматизировать. Настроили весь учёт за 3 месяца. Причём, с первых дней проекта изменений, Рафаэль больше не задерживался после работы и перестал считать зарплаты в табличках.

Преимущества автоматизированного расчёта оплат

Жизнь руководителя и бухгалтера стоматологии станет в разы проще, а у сотрудников будет выше лояльность к руководству и компании, так как размер зарплаты очевиден и прямо коррелируется с полезной работой для клиники.
Для автоматизированного расчёта зарплаты — нужны специализированные программы. Они автоматически обработают данные о рабочих часах, ставках и налогах. Это быстрее и точнее, чем если делать ручками в таблицах.
Типичные ошибки ручного расчёта:
  • ошибка во вводе данных: формулы в таблицах посчитают без ошибок, но только если вы не ошибётесь при вводе данных или при проектировании этих формул. А ошибиться при вводе отработанных часов или ошибиться на запятую при списании материала, очень легко.
  • неправильное применение налоговых ставок: тут любой бухгалтер может рассказать, к каким штрафам это может привести.
  • пропуск переработок, игнорирование бонусов: считать сколько часов переработано, в какие выходные дни специалисты работали, учитывать, по чьей рекомендации пришли — руками чертовски сложно, а без этого никак не построить честную систему оплат, выгодную для стоматологии.
Автоматизация учёта снимает все эти проблемы и существенно экономит время на внесение и обработку данных.
Избавляемся от зарплат в конвертах
Так как автоматизация расчёта зарплат в стоматологии подразумевает прозрачный учёт всех усилий сотрудников и их пользу для компании. То компаниям становится выгодно платить зарплаты не в конвертах. Соответственно, мы снимаем риски от «атата» со стороны государства.
Повышение лояльности сотрудников
Каждый сотрудник видит, как именно считается его зарплата. Он видит, какие усилия ценятся, а какие не очень. Вместо того чтобы просто «просидеть смену» становится выгодно «сделать пользу для компании и сразу увидеть изменения в зарплате». Это исключает подозрения в недобросовестных практиках и повышает общую удовлетворённость сотрудников.

Выбор системы оплаты труда в стоматологии

В частных стоматологических клиниках применяются разные схемы оплаты труда. Разница в том, как эти схемы влияют на интересы сотрудников и качество услуг?
Кажется, что чаще всего применяется схема, при которой размер выплат зависит от объёма выполненной работы. Это только кажется, что это логично и мотивирует сотрудников. Есть недостатки:
  • не учитывается качество услуг;
  • соблюдение стандартов зависит от личных взглядов сотрудника;
  • склонность к переработкам и истощению;
  • многочисленные споры о проценте выплат для сотрудников.
В итоге, используя схему «от объёма», сотрудники не доверяют руководству, работают вполсилы, особо не заинтересованы в удержании пациентов и формировании репутации, и постоянно выгорают.
Более эффективная система оплаты труда в стоматологии включает следующие элементы:
  • Аттестация и переаттестация. Сотрудники проходят проверку до начала работы и периодически в процессе работы. Так мы понимаем, насколько квалифицированные у нас сотрудники.
  • Регулировка зарплаты. Стоматологи получают процент от выручки, ассистенты и администраторы — фиксированную ставку за смену. Это обеспечивает справедливое распределение вознаграждения на основе объективных критериев.
  • Бонусы. Выплаты за выполнение планов приёма пациентов и внедрение новых технологий, что способствует улучшению качества услуг и инновациям в клинике.

Есть ли разница в расчёте зарплат для стоматологов, администраторов и кураторов

Расчёт зарплаты в стоматологической практике имеет свои особенности для различных категорий сотрудников. Эти особенности зависят от их роли, обязанностей и условий труда.
Программе всё равно кому и как читать. Сотрудникам — нет. Поэтому важна методическая работа по правильному определению KPI и задач, которые должен выполнять сотрудник. Это особенно важно для переменной части зарплат: бонусы, премии.
Стоматологи. Их зарплата должна считаться на основе процентов от выручки конкретно их работы. При этом опытным и квалифицированным врачам не стоит простые и дешёвые операции, которые сделает «вчерашний» студент. Пусть такой специалист отработает меньше часов, зато полноценно и качественно сделает «дорогую» работу. Поэтому нужно вовремя проводить внутреннюю оценку квалификации врачей, точно знать, какой врач лучше выполняет те или иные операции, знать себестоимость каждой операции и вовремя передоговориься с врачами, мотивируя их на профессиональный рост.
Администраторам. Обычно их зарплату считают за «часы» в клинике. Но если в клинике есть магазин, продающий дополнительные товары, то они могут получать бонус за продажу товаров. Можно начислять премии за первичных пациентов, которые дошли до клиники. Для этого в клинике настраивают телефонию и мессенджеры. Если в клинике нет кураторов лечения, то администраторы могут работать в связке с докторами, помогая им выполнять план работ и получая свой процент от выполнения плана доктора.
Ассистенты. У них, как правило, фиксированная ставка за смену. Поэтому нужен точный учёт отработанных смен. Имеет смысл сделать бонус за смену без замечаний, не «отнимающие штрафы за плохое поведение», а «зарплата за хорошую работу». Например:
  • начинающий ассистент получает 900₽ за смену, и 1100₽ за смену без замечаний;
  • опытный ассистент получает 1100₽ за смену и 1500 за смену без замечаний.
Кураторы лечения. Их зарплата состоит из небольшой фиксированной части и «огромной» бонусной, которая выплачивается в зависимости от KPI.
Бонусы за «своих» клиентов. Каждый сотрудник клиники может порекомендовать стоматологию. Поэтому важно каждого правильно наградить. Для этого можно организовать реферальную систему, чтобы пациент мог назвать «промокод» и записаться. В каких-то случаях выгодно, чтобы каждый сотрудник самостоятельно мог записать пациента, которому нужно стоматологическое лечение с помощью мобильного приложения или чат-бота. Для этого нужно делать расписание доступным хотя бы для каждого сотрудника. Также полезно учитывать, кто, в какую смену в первый раз позвонил, в какую записался, а в какую пришёл.

Коррекция оплат с учётом скидок

Ситуация. Пациент лечится со скидкой. Если скидка от врача, то процент врачу платим от выручки, которую он принёс. Если процент от клиники, то нужно считать от полной суммы. Делать такое «руками» невероятно сложно.

Нематериальная мотивация или как работать лучше без денег

Вопрос, который постоянно волнует руководителей. И постоянно бесит сотрудников. Так сложилось, что под этим вопросом маскируют другой: «Как заставить их работать больше и лучше, за меньшие деньги».
А никак!
Нельзя нематериально мотивировать сотрудника, если у него не закрыты базовые потребности и его зарплата «обижает» его как специалиста.
К счастью, автоматизация бизнеса помогает сделать оплату прозрачной и понятной, настолько, что бизнесу становится выгодно платить специалистам, так чтобы они были довольны!
К вопросам нематериальной мотивации нужно приступать только тогда, когда «база» закрыта. И в основном для решения следующих задач:
  • Повысить лояльность сотрудников к бизнесу, то есть при прочих равных — сотрудник выбирает «остаться». Для того чтобы «уговорить» его поменять работу, нужно не просто предложить «больше», а «существенно больше».
  • Процесс найма становится сложнее и дороже. Если раньше на поиск стоматолога нужно было готовить бюджет в 2 зарплаты, а теперь в 4. То программа нематериальной мотивации поможет выяснить, какие бонусы стоит «выпячивать» вашей компании.
  • Поднять рейтинг престижности работы в глазах других сотрудников. В основном этим занимаются эйчары и пиарщики.
  • Более частные случаи «низкой лояльности»: высокая текучка кадров; подозрение на воровство (обслуживание пациентов мимо кассы, воровство материалов).
Если говорить, что именно Интерлогика помогает автоматизировать в вопросах нематериальной мотивации. То мы помогает дорабатывать кадровый учёт. Например, предлагая сделать геймификацию процессов, чтобы сотрудники за выполнение различных операций, в том числе напрямую не связанных с должностными обязанностями, но полезными для компании, получали бонусы. А эти бонусы могли обменять на что-то полезное.
Например, для стоматологии «Моби Дик» мы внедряли такую геймификацию. Стоматологов поощряли за участие в профильных конференциях, проведение вебинаров, рекомендации ассистентов и новых коллег, за ведение соцсетей и многое другое. Они копили баллы, которые потом обменивали на всякие бонусы: дополнительные выходные, путёвки, место на парковке, плейстейшен, за право выбирать музыку для всей клиники и многое другое. В результате звёздные врачи задерживались на работе, и повысилась выручка всей больницы.

Считайте зарплату с помощью 1С: опыт Алисы

Алиса — собственница двух стоматологий на 12 кресел. Стремилась избавить себя от операционки. Поставили задачи: оптимизировать процессы управления, повысить эффективность работы, повысить лояльность команды, перепривязать пациентов от врачей к клинике.

Как пришли к необходимости автоматизации

Зарплата считалась «валово», за «часы», а премии зависели от общего результата клиники. Результат каждого специалиста был незаметен. Не было смысла работать лучше коллеги. Ни администратор, ни стоматолог не могли точно сказать, что им нужно сделать, чтобы получить больше денег, и в этом вопросе относились к Алисе, как к той, кто назло им не хочет повышать зарплату.
Проконсультировавшись, Алиса увидела, что можно работать по-другому: считать зарплату каждому специалисту индивидуально, оценивая его вклад и значимость.

Что сделали

  1. Привели в порядок все процессы. Появился список существующих бизнес-процессов, выявили ключевые точки роста.
  2. Внедрили 1С Стоматология. Доработали её под специфические задачи. В результате в систему автоматически попадают все необходимые задачи и результаты работ от каждого сотрудника. Моментально видно влияние этих задач на результат.
  3. Разработали систему OKR и KPI. Подготовили сотрудников.
  4. Сделали панели индикаторов с зарплатными отчётами для каждого.
Изменения у Алисы. Стала вовремя заканчивать рабочий день, меньше внимания уходит на операционку, что позволило ей освободиться для стратегического планирования и развития клиники. Она наконец-то начала готовиться к открытию третьего филиала.
Изменения у администраторов. Раньше считали зарплату, в зависимости от того, сколько смен администратор отработал. Каждый переживал насчёт того, чтобы верно посчитать все часы, особенно переработки и работу в выходные. Теперь процесс стал в разы проще. Смены считаются автоматически, появились дополнительные показатели, которые повысили и качество обслуживания пациентов и увеличило личный доход администратора. Например, администраторам выплачивается дополнительная премия от продаж сопутствующих товаров, от количества позитивных отзывов. Также появилась информация о входящих обращениях по телефону и мессенджерам, о среднем времени ответа и количестве пропущенных обращениях.
Изменения для докторов. Повысилась мотивация за счёт прямой связи между качеством работы и вознаграждением, а также благодаря обратной связи от пациентов.
Изменения для координаторов. Стало проще отслеживать и улучшать показатели LTV, что положительно сказалось на общей выручке клиники.
Автоматизация на базе 1С Стоматология не только улучшила управление и мотивацию персонала, но и привела к значительному росту выручки и рентабельности услуг, а также повысила лояльность сотрудников и пациентов.
[кнопка]
Для разработки систем расчёта зарплат автоматом звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или пишите в телеграм @interlogik
Дополнительная литература:
— Панели индикаторов
— Воронка продаж
— Инструменты управления стоматологией
— Кто должен вести учёт финансов в стоматологии
— Автоматизация работы администратора стоматологии
— Программа лояльности для стоматологии
— Лендинг «Автоматизация стоматологии»
2024-08-15 13:00 Статья Автоматизация учёта и бизнес-процессов Автоматизация стоматологии и ЗТЛ Автоматизация учёта в сфере услуг Учёт финансов