Как автоматизация склада снижает расходы бизнеса

Товар исчезает из строчек экселя? Данные в табличках не бьются? В интернет-магазине продаём то, чего уже давно нет? Разберёмся, как автоматизация склада снижает расходы бизнеса, упрощает движение ТМЦ, сокращает воровство, наводит порядок и сокращает издержки!

👋 Привет, это Алексей Баранов! Стратег по автоматизации малых предприятий. Если не хотите тратить время на чтение статьи — пишите в телеграм @interlogik

Бардак, который съедает прибыль

У большинства малых компаний склад — это «чёрная дыра». Без шуток! Нам действительно так пишут в лид-форме!

Остатки непрозрачны. В эксельке видят 3 коробки, на полках другое, в голове кладовщика — третье.

Деньги часо застревают в неликвиде, заказы теряются, сотрудники руками пересчитывают и ошибаются.

А ещё:

• продаётся то, чего нет;
• закупается то, что уже хранится на другом складе;
• склад «держится» на одном человеке… если тот уйдёт в отпуск или получит кирпичом по голове — у бизнеса проблема…

Как вы понимате, все эти проблемы не про заводы. Это повседневность стоматологий, интернет-магазинов, локальных производств и сервисных компаний.

Моё предложение: начать автоматизировать складской учёт. Тем более что для «первой» автоматизации не нужно закупать роботы, сканеры-штрихкодов, специальные терминалы и прочие штуки. Можно справиться и «ручками», затем подсоединить простенькую учетную программу. А лучшая программа — 1С. И на каждом этапе автоматизации будет заметен результат в деньгах. Вы начнете меньше терять денег.

По моему опыту, чаще всего бизнес теряет деньги в этих участках:

• Замороженные остатки. Закупили «про запас» и забыли. Деньги лежат на полке.
• Продажа несуществующего товара. CRM говорит «в наличии», продавцы продают, а на складе пусто или произвосдтво потом хватается за голову и «продлевает» сроки доставки.
• Перезаказ вместо перемещения. Закупили новый товар, хотя нужный был на другом складе.
• Ручной труд. Пересчёты, дублирование данных в эксель, постоянные ошибки по невнимательности и главное — ручной контроль. Менеджер должен позвонить на склад, чтобы убедиться, что материала хватит на новую кухню и пообещать клиенту уложиться в сроки. Менеджер маркетплейсов должен убедиться, что на складе есть товар в наличии и не надо менять цифры в маркетплейсах.
• Нет связи с другими отделами. Менеджеры продают то, чего нет, бухгалтерия не понимает себестоимость произведённого. Всё это можно посчитать, но как-то потом.

Что такое «замороженные деньги» на складе — и почему это проблема

Допустим, вы открываете упручётку, видите: «На складе лежит товаров на миллион».

Успокаивает, правда?

Деньги вроде как в обороте. Но идёте на склад — а там часть товара в пыли, часть — снята с продажи, часть — не актуальна. Продать это сейчас невозможно. А значит, эти деньги — не работают. Они просто заморожены.

Это и есть «зависшие» деньги. Они не ушли в убыток, но и прибыли не приносят. В них лежит ваш кэш, которым вы могли бы закрыть кассовый разрыв, купить нужное, вложиться в рекламу или расширение.

Вот типичные ситуации:

• Закупили 300 упаковок одного расходника «про запас», потому что «вдруг закончится» — через год половина испортилась. (Рекомендую статью «грамотное пополнение запасов»)
• Не посмотрели на общий отчёт по товарам. Заказали новые поставки. Оказалось, что на соседней полке или на другом складе этот товар уже был. В итоге, заплатили вдвойне.
• Клиент заходит в интернет-магазин, заказывает товар, которого на самом деле уже нет. Менеджерам приходится отзваниваться и предлагать «заказать что-то другое».

Все эти ситуации — симптомы одного и того же: вы не видите, что и где у вас лежит, в каком количестве, и как быстро это реально продаётся. Деньги зависают, потому что нет связи между отделами и нет прозрачного учёта.

Автоматизация как раз и нужна, чтобы «разморозить» эти деньги:

• Показать в режиме реального времени, что есть в наличии и где;
• Помочь продавцам видеть реальные остатки;
• Убрать пересорт и лишние закупки;
• Дать управленцу точную картину по складу, чтобы принимать решения, а не догадываться.

Преимущества автоматизированного склада, которые снижают расходы бизнеса

Автоматизация — это не про роботов из фантастики. Это про то, чтобы рутинные процессы — поиск, сборка, возврат, учёт — работали без сбоев, быстрее и с меньшими затратами.

• Быстрый поиск товаров.
• Чёткие задание.
• Контролируемые возвраты (в том числе и по серийным номерам).
• Быстрые и точные отчёты.
• Простая и быстрая инвентаризация.

Разбёрм подробнее.

Быстрый поиск товаров — меньше времени, меньше ошибок

Раньше кому-то приходилось искать товар на складе. Если он хорошо помнит что где лежит — сделает быстро.

Автоматизированный склад «избавляет» нас от необходимости воспитывать таких людей. Достаточно вбить название товара или артикул в программу и всё увидит:

• где лежит товар (стеллаж, ячейка, зона),
• сколько штук в наличии,
• когда поступил и по какой цене,
• требуется ли спецусловие хранения или подъёмник.

В результате сборка заказов ускоряется в разы, и у нас меньше ошибок и потерь.

Чёткие задания на комплектацию — никакой самодеятельности

С помощью системы менеджер формирует задание: «Собери товар X, Y и Z с таких-то ячеек, положи в коробку, наклей этикетку, передай на доставку». Всё — пошагово. Всё автоматизировано. Человеку почти не нужно думать — только сделать и пропикать. Даже в пиковую нагрузку сборка идёт быстро и без сбоев.

Возвраты на автоматизированном складе — под контролем

С автоматизацией возврат — это не «принесли что-то обратно и положили куда-то». А чёткий процесс:

• сканируем серийный номер,
• сверяем с историей отгрузки,
• фиксируем состояние товара,
• оформляем документы.

Управленческие отчёты — не от бухгалтера или менеджера через 2 недели, а в 2 клика

Нужен отчёт по остаткам? Сколько товара списано за месяц? Что залежалось? Что продаётся лучше всего?

Главное преимущество автоматизированного склада — источник управленческой аналитики. Все данные в цифрах, без ручной сводки.

Постоянная инвентаризация — без остановки бизнеса

Вам знакома ситуация? в системе 4 единицы, а на полке — 7? Это называют пересортицей. Или просто ошибка.

Когда склад автоматизирован — все перемещения проходят через сканер, каждое действие фиксируется. Ошибиться трудно. А инвентаризация идёт частями, без остановки работы: проверили одну группу, идём дальше.

И главное — всё это работает даже в небольших бизнесах: от интернет-магазина до стоматологии. Не нужен гигантский склад или дорогая ERP. Достаточно начать с простого, но автоматизированного учёта.

Как наша автоматизация работает на реальных складах

Покажу несколько примеров наших клиентов.

Стоматология в Томске: от ручного хаоса к прозрачному учёту
Проблема «до»: В клинике несколько подразделений — склад, бухгалтерия, зуботехническая лаборатория. Учёт вёлся вручную: остатки не совпадали, списания хаотичны. Никто точно не знал, сколько и чего осталось, кто что использовал, а кто — не отчитался.

Хотели исправить: нужно было навести порядок в учёте материалов, упростить работу для зубных техников, сделать бухгалтерию прозрачной, учесть расход и зарплаты по подразделениям.

Мы сделали:

• доработали 1С:УНФ под задачи клиники;
• внедрили раздельный учёт по складам и подразделениям;
• настроили учёт заработной платы;
• автоматизировали списания материалов.

Результат: уже за первые две недели после запуска клиника сэкономила более 100 000 рублей только за счёт корректного учёта и устранения «чёрных дыр» в списаниях. Работа для техников стала проще, бухгалтерия впервые получила ясные данные. Внедрение продолжается — следующий шаг: интеграция со CRM.

Магазин спецодежды, Москва: как навести порядок без остановки продаж
Проблема «до»: менеджеры оформляли заказы, не проверяя остатки. На складе был пересорт, воровство, а инвентаризация проводилась редко и с остановкой работы. Из-за ошибок в комплектации клиенты получали не тот товар или ждали его неделями.

Хотели исправить: сократить ошибки, навести порядок в учёте и перестать терять деньги из-за недостач и пересортов.

Мы сделали:

• внедрили строгий складской учёт;
• провели маркировку товаров;
• настроили систему частичной (плавающей) инвентаризации без остановки работы.

Результат: компания избавилась от пересортов, сократила потери, ускорила комплектацию заказов. Теперь склад работает прозрачно, а инвентаризация проводится регулярно, не мешая продажам.

Буровая компания: контроль запчастей и управление техникой
Проблема «до»: на складе хранились сотни запчастей, но учёт вёлся формально. Что есть в наличии, что вышло из строя, какая деталь подлежит замене — никто точно не знал. Поломка оборудования могла остановить весь проект, потому что нужной детали не находилось в нужный момент.

Хотели исправить: систематизировать учёт, сократить время поиска запчастей, наладить контроль за техникой и минимизировать простои.

Мы сделали:

• внедрили электронную базу запчастей с привязкой к документам и срокам гарантии;
• настроили учёт техники и её жизненного цикла;
• добавили контроль: где использовалась техника, сколько ремонтировалась, кто обслуживал.

Результат: теперь сотрудники могут за секунды узнать, где находится нужная запчасть и сколько у неё осталось гарантии. Руководство видит, какая техника требует ремонта или списания. Это позволило значительно сократить простои и повысить управляемость технопарком.

Геодезическая лаборатория: цифровой учёт оборудования
Проблема «до»: оборудование использовалось разными специалистами, но не было понимания, где оно сейчас, в каком состоянии и кто за него отвечает. В результате техника терялась или выходила из строя без должного обслуживания.

Хотели исправить: нужно было навести порядок: промаркировать оборудование, упростить его выдачу и возврат, сделать контроль прозрачным.

Мы сделали:

• промаркировали всё оборудование QR-кодами;
• создали цифровые паспорта для каждого прибора: дата покупки, состояние, инструкция, история обслуживания;
• связали учёт с внутренней базой сотрудников.

Результат: теперь любой специалист может навести камеру смартфона — и получить полную информацию об устройстве. Выдача и возврат стали быстрыми и точными, потери — минимальными. Оборудование под контролем.

Магазин спецодежды (Москва): контроль остатков без остановки работы
Проблема «до»: склад работал «на глазок»: товары терялись, данные не совпадали с реальностью. Инвентаризация была редкой и сложной, требовала остановки работы. Из-за ошибок в остатках компания теряла деньги.

Хотели исправить: задача — навести порядок в учёте, исключить пересорт и воровство, и при этом не тормозить продажи.

Мы сделали:

• внедрили систему учёта и маркировки товаров;
• организовали регулярную, частичную инвентаризацию без остановки склада;
• добавили контроль за комплектовкой заказов.

Результат: склад стал прозрачным: пересорт ушёл, инвентаризация больше не мешает продажам. Компания сократила потери и улучшила сборку заказов — без остановки бизнеса.

5 признаков, что вам пора автоматизировать склад

1. Эксель — ваш главный «складской модуль».
2. CRM показывает «100 единиц», а по факту — 0.
3. Кладовщик тратит больше часа в день на отчёты.
4. Вы не можете отследить, где «зависли» 500 000 ₽.
5. Брак или пересортица — ежемесячная головная боль.

Если какая-то проблема попадает в вас — обращайтесь к нам за автоматизацией склада, мы наведём порядок, внедрим товароучётку, автоматизируем процессы. Для этого приходите к нам на консультацию! Или вы можете связаться со мной по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik.

Рекомендуем прочитать:
— Автоматизация управленческого учёта
— Управление складом на 1С
— Грамотное пополнение запасов
— Отрицательные остатки на складе
— Проведение частичной инвентаризации
— Консультации по автоматизации управленческого учёта 

— Маркировка одежды