Как проверять остатки на складе

Нам в вопрос-ответ залетела интересная штука про то, как проверять остатки на складе. Я собрался и приготовил ответ, если у вас есть вопрос, но вам «только спросить» — не стесняйтесь, задавайте.

👋 Привет, это Алексей Баранов! В Интерлогике я отвечаю за стратегию автоматизации бизнес-процессов и управленческого учёта. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik

Ситуация. Есть интернет-магазин со складом. Берём склад на начало месяца. Продаём месяц. Берём склад на конец месяца. Хотим получить остатки на складе, а конкретно:

• доставлено,

• едет,

• возврат и брак.

Короткий ответ. Нужна минимальная автоматизация склада, интеграция со службами доставки. Понадобится выгрузка заказов, трекинг, разнесение наложки и так далее.

👉 Если нужно автоматизировать учёт в интернет-магазине, то это к нам

А теперь ответ подлиннее! Чтобы отслеживать остатки на складе, на начало месяца и на конец, с учётом «товара в дороге», нужно:

1. Немного разобраться в терминах.
2. Нормальная товароучётка.
3. Порядок и дисциплина.
4. Контроль aka инвентаризация.
5. Материально ответственное лицо.

Термины, из-за которых отслеживать остатки на складе сложнее, чем кажется

Нельзя путать учёты! Есть складской, есть товарный, есть финансовый учёт. А остатки склада не равняются всем учётным остаткам. Ведь есть физическое хранение товара, а есть владение и переход права собственности.

Например, «товар в дороге» к складскому учёту не имеет никакого отношения! Для складского учёта важно, что товар ушёл или пришёл. Эта информация доступна в любой момент, если такого нет — срочно на консультацию по автоматизации склада.
Возвраты и брак — отдельно. Сам учёт брака и возврата делается по-разному, зависит от конкретных целей и задач. Кто-то отгружает на спецконтрагента, а потом возвращает после ремонта. Кто-то делает отдельный склад и переносит туда-сюда.

Нормальная товароучётка

Определение «нормальности» расплывчатое. И как мы любим говорить, всё зависит от задач и размеров. Можно, например, и CRM или в таблицах считать. Базовый выбор — 1С, возможно, где-то придётся доработать, если что мы за такое берёмся: составим проект, поставим цели, найдём исполнителей и проконтролируем.

👉 В таблицах можно считать, если склад маленький. Маленький не по площади, а по интенсивности товародвижения. Бывает так, что на маленьких площадях всё гораздо сложнее, чем на больших.

Порядок и дисциплина

Сначала нужно навести порядок. Построить все учётные операции, которые бы отмечали нужные именно вам моменты движения товара в реальной последовательности. Например, это будет: купили , приняли на складе, продали, отгрузили, передали, приняли брак, приняли брак на складе и так далее.

Все эти процессы аккуратно прописываются и внедряются на склад, ну и в интернет-магазин.

1. Прописываем все бизнес-процессы на складе «вход» и «выход».
2. Разделение функций: документы прихода и расхода заказывает менеджер, оформляют бухгалтер, отгружает кладовщик.
3. Документы должны отражаться в момент совершения операции и контролироваться заказчиком — менеджером. Тут, возможно, понадобится интеграция различных систем. За этим к нам на консультацию.
4. Контроль выхода со склада. Видеокамеры. Возможно, проверка на детекторе лжи с согласия сотрудников. Если что, то это шутка! Но на деле это может резко повысить ответственность. На деле достаточно донести до сотрудников, что все перемещения со склада контролируются и несостыковки будут быстро обнаружены.
5. Проверка 1-2% позиций при сдаче смены по назначению бухгалтером или программой. По-сути это узкая выборочная инвентаризация.
6. Премии за достоверные данные в учёте. Что-то похожее на «х дней без травм». Некоторые рекомендуют назначать материальную ответственность или даже коллективную материальную ответственность. Оставим это на ваше усмотрение.
7. Контроль за движением товаров и документов незаинтересованной стороной и не имеющей доступа к ТМЦ.

👉 Коллективная материальная ответственность. По нашему опыту это скорее вредит климату организации и никак не предотвращает потери, скорее провоцирует саботаж со стороны работников. А вот мотивировать за хорошее — приносит больше плодов.

Инвентаризация

Идеальный склад будущего не требует «инвентаризации», точнее, там всё настолько автоматизировано, что склад проверяется ежедневно и при сдаче смен.

В реальности, кроме систем управления складом (СУС или WMS Warehouse Management System) компании требуются инвентаризации. В обязательном порядке!

Можно обходиться выборочной или частичной инвентаризацией. Частичную инвентаризацию дополняем инвентаризацией по товарным группам и по зонам на складе.

В целом, не всегда возможны даже регулярные частичные инвентаризации. Точнее, предприниматели всегда находят причину для того, чтобы не проводить такую инвентаризацию. Я считаю, что они правы, если они считают, что это невозможно, то инвентаризацию и не проведёшь.

Инвентаризация нужна не для того, чтобы цифры сошлись. Скорее для самого факта проведения и дальнейших действий. Во-первых, это показывает, что собственник контролирует ситуацию. Во-вторых, расследование по поиску разницы показывает сотрудникам, что ситуация под контролем. Правда, если подобные расследования постоянно заходят в тупик — плохо. Люди неглупы!

👉 Раз в полгода сплошная инвентаризация! Без этого никак! В противном случае, грамотный кладовщик за полгода приобретает дачу в Балашихе.

МОЛ — материальная ответственность

Тут тоже есть множество нюансов, в частности, если допустить какие-то кражи, то ни одно материальное лицо не сможет возместить убытки.

В нашей парадигме ценностей, материально ответственное лицо прежде всего трясёт всех за выполнение всех прописанных процессов и съедает душу за отклонение.

Когда есть человек, который коршуном следит за процессами — всё работает как надо. Он же может контролировать и сам «товар в дороге» и «доставлено». Здорово, если этот человек не будет иметь доступа к ТМЦ, и при этом будет сторонним человеком для склада. Этаким аудиториром на фрилансе.

---

👉 Мы умеем хорошо автоматизировать складской учёт под ключ, в любом случае нужно начать с консультации, можно начать со звонка +7 (495) 764 83 81 или через сообщение в телеграме @Interlogik

---

👉 Нужна помощь в автоматизации учёта? Приходите к нам на консультацию, поможем и внедрим!

Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Всё что нужно знать про автоматизацию учёта склада
— Есть ли смысл малому бизнесу вести учёт в CRM или в экселе?
— Выбираем товароучётку для интернет-магазина
— 1С для интернет-магазина
— Какую товароучётку выбрать
— Что лучше типовая программа учёта или разработать свою
— Проводим частичную инвентаризацию в магазине без ошибок
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта