Автоматизировать автозаказ и отдел закупок на основе анализа продаж

Автозаказ — простая тема! Проблем с «покупкой» — ни у кого нет, другое дело — продать то, что автозаказ заказал. Некоторые наши клиенты даже просят «сделать автозаказ, но чтобы я проверял перед тем, как платить». Мы им предлагаем сделать нормальный анализ продаж он же товарный анализ или товарная аналитика.

👋 Привет, это Алексей Баранов! C 2003 мы в Интерлогике занимаемся автоматизацией управленческого учёта малого и среднего бизнеса, если вы догадались, в этой статье про автозаказ! А ещё я провожу консультации, если у вас есть вопрос по материалу или любой другой вопрос по автоматизации — задайте его в форме внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

Очевидно, что менеджер по закупкам должен уметь грамотно пополнять запасы! Он проверяет остатки на складе, анализирует за какой срок удалось продать этот товар, удалось ли заработать, после принимает решение о пополнении запасов. Это нужно делать достаточно быстро, чтобы успеть выгодно купить товар и он не испортился.


Для примера, если сейчас в холодильнике 200 кг курицы, а в день продаётся по 50 кг курицы, очевидно, что через 4 на складе будет пусто. На доставку уходит 2 дня? Значит, сегодня-завтра надо делать заказ.

Очевидный факт, если в холодильнике только одна курица — работа делается быстро и легко. Когда товарных позиций больше 20 — требуется какая-то помощь. А если товарных позиций очень много и у всех разные условия: с разной скоростью распродаётся, отличаются условия хранения и порчи, по своему работает доставка — становится очень сложно даже с программами. Рабочий инструмент такого закупщика — отчёты «остатки на складе» и «ABC-XYZ». Ну, и автозаказ «по правилам».

Обычно, когда компания развивается постепенно, то есть сформированный отдел закупок, который примерно знает, как правильно делать. И есть настроенный автозаказ, который, впрочем, иногда приходится проверять ручками, просто на всякий случай. Иногда, автозаказ не очень умный и забывает о сезонности, и летом продолжает заказывать куличи.

Заказ товаров в типовой 1С

В 1С автозаказ можно настроить сразу. Не нужно звать программиста 1С и дорабатывать. Этот автозаказ срабатывает, когда на складе остаётся какое-то количество товара.

В справочнике «Способы обеспечения» по каждому складу нужно указать срок поставки, а также способ заказа. Отдельные записи создаются для товаров, у которых отличаются сроки поставок. Также нужны записи для отдельных поставщиков и подразделений. Если товары похожи, то удобно использовать элемент справочника «Схема обеспечения».

Для каждого товара привязывается своя схема обеспечения. Указывается минимальные и максимальные уровни остатков.

Правильный «автозаказ» работает так: сначала анализируются продажи, затем формируется заказ по различным правилам

Хороший менеджер не просто ищет товар с минимальными остатками или близким к минимальным и заказывает, но также находит подходящих поставщиков по ценам и срокам поставок, определяет, нужно ли внедрять новые товары и отказаться от старых.

Для этой работы он использует различные отчёты:

• Анализ потребности в поставках. Выводит список поставщиков и распределительных центров с примерной суммой заказа.
• Ведомость по заказам. Покажет сделанные заказы, поступившие, ожидаемых к поступлению и невыполненные в разрезе торговых точек.
• Ведомость по поступлениям. Выводится вся информация об уже поступивших товаров в штуках и суммах.
• Исполнительность поставщика. Сравнительный анализ «заказов» и «поступлений», по которому можно понять надёжность поставщика.
• Анализ возврата поставщику. Можно посмотреть количество возвратов, сравнить по периодам, цены, и, конечно же, конкретные причины возврата.
• Анализ расхождений. Выводит информацию о конкретных поступлениях, при которых обнаружилась план-фактная разница. Отчёт строится по поставщикам и является продолжением отчёта «исполнительность».

Правильный настроенный автозаказ использует анализ продаж, учитывает сезонность, разность цен и скорость доставки. При достаточно больших данных и объёмах работы имеет смысл использовать нейросети, чтобы делать меньше ошибок. Без этого в автозаказе мало смысла.

Сделать формирование заказа проще

Естественно, весь этот процесс можно автоматизировать. Следовательно, он будет проще и быстрее. Для этого можно:

• использовать формулы в таблицах,
• скачать модули прогнозирования для таблиц,
• самостоятельно настроить 1С,
• заказать автозаказ,
• использовать готовую систему автозаказа.

У каждого варианта свои плюсы и минусы, причем что для «лавки мясника на рынке» будет плюсом, для «сети продуктовых магазинов» может оказаться минусом. Поэтому вам самостоятельно придётся разбираться с лучшим вариантом, или можете спросить у нас на консультации.

Заказ поставщику

1С соберёт «остатки», «цены», «сроки» и прочее на один экран. Кроме того — это даст автоматические рекомендации на основе предыдущих данных. Так закупщику будет проще контролировать заказы.

Заказ может формироваться с учётом сезонности. Если провести ABC-анализ, то у товаров будет различный приоритет. Менеджер по закупкам увидит «маржинальные» и «часто покупаемые» товары, а также рекомендации системы по закупке.

Объём заказа лучше рассчитывать исходя из сроков поставки. При этом учитывается сезонность, наличие аномальных пиков продаж и необходимый уровень страхового запаса, например из-за срыва сроков.

Цены и остатки поставщиков могут быть подключены к системе, через загрузку прайсов, API или парсера сайта.

Дополнительная автоматизация отдела закупок

К автозаказу можно «прикрутить» инструменты, которые помогут отделу закупок влиять на точность расчёта автозаказа.

Мониторинг неликвидов. Менеджер регулярно получает отчёты товарных излишек с суммовой оценкой.

Мониторинг отсутствия. Закупщик будет в курсе, когда товара не было в наличии, в каких торговых точках, и какова упущенная прибыль.

Мониторинг коэффициента оборачиваемости. Необходимая штука для руководителя отдела, честно и безоценочно покажет, как хорошо работают закупщики.

---

👉 Нужен правильный автозаказ? Зовите нас! Можете позвать по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

---

Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Грамотное пополнение запасов, без потерь денег
— Зачем нужна система пополнения запасов
— Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
— План-фактный анализ продаж
— Отрицательные остатки на складе
— Что нужно знать про автоматизацию склада
— Как провести частичную инвентаризацию
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта