Аналитика на 100%: прекращаем тратить время на сбор управленческих отчётов в стоматологии

Главная задача руководителя — стратегическое управление бизнесом, его развитие и наращивание прибыли! Для этого нужно уметь видеть всю картину бизнеса «сверху». Только так можно принять качественное управленческое решение. Для такого взгляда нужны базовые финансовые отчёты: ОПиУ, ДДС и баланс. Нужны и другие отчёты, но для начала нужно начать с них. Так можно будет верно взвесить риски, оценить предыдущие решения, понять, сколько можно снять денег со счёта компании, как долго будет окупаться то или иное решение.

Когда бизнес маленький, он генерирует мало цифр: небольшой поток клиентов, небольшое число операций. На сбор данных для таких отчётов уйдёт не очень много времени, поэтому можно собирать ручками. В какой-то степени даже нужно, это полезно для более глубокого понимания процессов в собственном бизнесе.

В какой-то момент роста бизнеса на сбор и поддержание такого учёта будет уходить слишком много времени. А одна незначительная ошибка может приводить к серьёзным финансовым потерям. Распространённые ошибки опечатки в цифрах: добавят дополнительный ноль в сумме, или запятую поставят не в то место. Бывает, вместо того, чтобы перевести 10 000₽ переводят все 100k. На короткой дистанции незначительными выглядят ошибки в списании материалов, на каждую операцию может списываться по 20-30 различных материалов, часть из которых требует точности в сотые грамма, при этом стоимость этих материалов высока. На длинной дистанции это может приводить к ущербу в десятки и сотни тысяч рублей даже для маленькой стоматологии. Если перевод в 10 раз больше отследить легко, то недостачу материала в 10 грамм за месяц сложнее, а финансовые потери могут быть такими же!

С ростом бизнеса, когда увеличивается число ежедневных операций, на сбор таких отчётов начинает уходить слишком много времени. Руководители встают перед выбором: игнорировать сбор данных и отчётов и руководить «по наитию», задерживаться после работы, поручить кому-то эти отчёты и иногда, они пытаются нормально оцифровать бизнес и автоматизировать его (чаще просто ставят CRM или МИС и думают, что всё готово, спойлер нет).

Есть несколько глобальных проблемы управленческой аналитики из-за «ручного» учёта в таблице. Эти минусы «растут» с ростом количества операций и в конце концов сводят на нет всё удобство и доступность электронных таблиц. Ничего критического, но это становится узким местом системы.

Небольшая невнимательность порождает глобальные ошибки. Как это выглядит? Специалист садится «заполнять» таблицу, открывает два окна: таблицу и то, откуда будет копировать данные. И ручками создаёт новые строки, переносит значения: тык-тык-тык. Если сделать ошибку, неверно поставить запятую, не отметить категорию — будут ошибки. Неплохо использовать экспорт данных и формулы, которые сразу покажут ошибку. Но они несовершенны, гугл-док, например, любит «дурачиться» и неправильно понимать даты.

Ошибки в расчётах. Особенно часто это встречается в «сложных» расчётах, вроде подсчёта себестоимости, списания материалов или учитывания НДФЛ при расчёте зарплат, или при учитывании скидки только для некоторых пациентов.

Долго! Создавать таблицу с нужным количеством и названием строк и столбцов — в принципе долго. Затем кто-то должен достаточно часто, идеально раз в несколько часов, обновлять данные в таблице. Ну, и наконец, чтобы что-то узнать, приходится связываться с нужным человеком и просить рассказать что-то важное, так как «сторонний» человек не сможет разобраться в таблице. Скажем, руководитель увидел, что может купить перевязочный материал по хорошим ценам, но чтобы принять решение купить или нет, придётся связываться с ответственным за таблицу, выяснять, сколько материала осталось на складе, по каким ценам закупались раньше и так далее.

Сложно и муторно. В каждом бизнесе и даже у каждой стоматологии есть своя специфика учёта из-за которых учёт будет несколько усложнённым. Например, для качественного управления полезно разделять данные по направлениям деятельности: терапия, хирургия, гигиена и прочее. Эти направления у всех разные, и учитывать там надо разные вещи. На основе этих данных планируется бюджет направления. Чем сложнее учёт, тем больше времени придётся сотруднику «разделять» данные по табличкам. В какой-то момент захочется игнорировать часть процессов или вовсе отказаться от них.

Как я уже написал: «собирать данные руками — это долго!» Из-за этого ответственный сотрудник выключается из своих основных процессов. Это не критично, если нагрузка на такого сотрудника небольшая. Но это немного странно, что в бизнесе есть такие ситуации, когда сотрудник «чилит» во время работы и его приходится нагружать табличкой.

В какой-то степени имеет смысл нанять финансового менеджера для таких операций. Впрочем, я считаю, что отдельно нанятый финансист должен анализировать, а не тратить кучу часов на сбор данных.

Данные будут собираться в систему автоматом без участия кого-либо! Это значит, что ваша аналитика будет быстрее и без ошибок! Проще работать, особенно если разработать необходимые дашборды и отчёты. Даже не придётся как-то специально обучать сотрудников, просто разработал нужные шаблоны и показал, как пользоваться.

Данные доступны в реальном времени. Данные собираются автоматом и доступны всегда. В любой момент времени можно собрать отчёт, более того, можно настроить систему так, чтобы она выдавала краткую панель результатов в любом месте. Мне нравится использовать панели индикаторов через регулярную рассылку по почте или через чат-боты телеграма.

Моментальный доступ в один клик. Сотрудник может зайти в систему в любой момент времени и самостоятельно построить нужный отчёт, не ожидая ответа от удалённого сотрудника и не ожидая пока соберут данные.

В нашей практике были ситуации, что до автоматизации клиника собирала отчёты по 7 дней, а после автоматизации сбор этого отчёта сократился до 5 минут!

Прозрачность! Во-первых, данные попадают автоматически и ни у кого нет возможности «пошаманить» с цифрами. Во-вторых, можно сделать так, чтобы все цифры видны, обычно отчёты составляются «урезанными», чтобы можно было анализировать только нужные колонки.

Я крайне рекомендую делать автоматизацию на базе 1С Стоматология, хотя я и не против других программных решений, если это соответствует задачам стоматологии. Вот примерный план перехода (для более точного рекомендую связаться со мной и пройти консультацию):

Оценка текущего состояния. Нужно понять особенности именно вашего бизнеса и процессов. Какие есть задачи, какие есть планы и направления бизнеса. Что нужно считать, а что не очень. Вы можете оценить, сколько времени тратится сейчас на сбор и анализ данных, сколько ошибок, сколько вы теряете из-за ручного учёта и ошибок.

Выбор системы. 1С — это название серии программ, они могут существенно отличаться друг от друга. Мы сторонники подхода минимальных доработок и максимального использования уже готовых решений. Это делает систему наиболее комфортной для работы: не будет тормозов, не будет ошибок, не будет раздражать, в критический момент всё будет работать и так далее.

Наведение порядка. Перед началом внедрения новой системы важно подготовить данные, накопленные в результате ручного учёта. Это включает в себя структурирование данных, исправление ошибок и исключение дубликатов. Чем качественнее вы подготовите данные, тем успешнее будет процесс внедрения новой системы.

Внедрение. После подготовки данных можно приступать к внедрению автоматизированной системы. Это включает в себя установку программного обеспечения, настройку параметров и перенос данных из ручного учёта в новую систему. При внедрении системы важно учитывать специфику вашей клиники и адаптировать настройки под ваши бизнес-процессы.

Обучение. Любим обучать ответственных сотрудников важным штукам для работы и передавать им дальнейшее обучение остальных сотрудников. Скажем, мы учим только финансиста, а тот, в свою очередь, обучает бухгалтерию, докторов и руководители клиники. Как правило, такой способ быстрее и дешевле. А ещё способствует процессу внедрения, так как никому не нужно учить 100500 сложных и бесполезных штук.

Мониторинг. Следим за работой системы «в поле», так страхуем компанию от ошибок и неполадок.

Переход от ручного учёта к автоматизированной системе — это важный шаг на пути к повышению эффективности управленческих процессов в вашей стоматологической клинике. Следуя этому алгоритму, вы сможете сделать переход максимально плавным и успешным, освободив сотрудников от ошибок и рутины и дав им возможность сосредоточиться на основных процессах.

Для дополнительного чтения рекомендуем:
— Программа лояльности для стоматологии
— Расчёт зарплат в стоматологии автоматом
— Кто должен вести учёт финансов в стоматологии
— Нужно ли разрабатывать мобильное приложение для стоматологии
— Как автоматизировать планы лечения
— Автоматизируем работу администратора стоматологии
— Инструменты управления стоматологией