Откуда берутся и что делать с так называемыми «красными строками» или с отрицательными остатками.
👋Привет, это Алексей Баранов! Я автор этой статьи, если у вас возникнут вопросы по материалу — задавайте их в телеграме: @Interlogik
Отрицательные остатки влияют на порядок в учёте, на точность расчёта себестоимости, на ценообразование, а ещё на пополнение запасов. Мы специализируемся на избавлении бизнеса от отрицательных остатков на складе, зовите нас, если некогда разбираться самостоятельно. Если в отчётах есть «минуса», в бизнесе есть проблемы: мы не можем узнать финрезультат, неизвестна себестоимость, а значит непонятно какую цену ставить, сколько нужно закупить материалов у поставщиков и так далее!
В видео, я за 14 минут рассказываю самое важное про отрицательные остатки, примерно тоже, что и в статье! Можете посмотреть видео, если не любите читать, а если у вас проблемы с отрицательными остатками — приходите на консультацию.
Что такое «отрицательные остатки»
Отрицательные остатки — это запись в товароучётной программе со знаком минус, часто программы «красят» её в красный цвет.
Программа показывает, что на складе осталось, например, «−10 пачек сахара». В реальности, это значит, что клиент какой-то сахар получил, а компания получила деньги. Но запись по учёту, как будто говорит «мы должны 10 пачек сахара» — в природе так не бывает!
Такие красные строки существуют из-за того, что в какой-то момент разрешили продавать в минус. По умолчанию все товароучётки работают с натуральными цифрами и в них запрещена продажа в минус. Если программа считает, что в магазине не осталось сгущёнки, программа не разрешить её продавать, даже если на кассе стоит клиент, который держит эту сгущенку! Так как ситуция бредовая и бизнес должен обеменять товар магазина на деньги клиента — такое ограничение с программы отключают.
Ситуацию с клиентом решили! Но ситуацию в учёте оставлять нельзя, нужно разбираться в чём проблема. Как минимум нужно проводить частичную инвентаризацию. Чаще всего минус в программе появляется из-за того, что на кассе пришлось продать товар, который есть в руках клиента, но при этом отсутствует в программе
Как работает идеальный склад и почему в нём нет отрицательных остатков
Идеальный склад автоматизирован! Это значит, что все процессы прописаны и любой человек со стороны может за 10-15 минут найти любой товар. Для этого нужно автоматизировать учёт, если что, то за этим к нам мы работаем с 2003 и знаем, как должен работать учёт практически в любом бизнесе!
Рассмотрим идеальный процесс приёмки. Поставщик привозит 5 коробок с сахаром. Кладовщик проверяет документы и пересчитывает товар, если всё сходится — подписывает товарную накладную. Её заносит в товароучётку и записывает на какую полку, какого шкафа поместил коробку.
На идеальном складе Илона Маска товар пересчитывают роботы со сканерами штрихкодов, и нейросети компьютерного зрения, а товарная накладная отправляется по ЭДО. Ошибки из-за невнимательности — невозможны, а скорость процессов возрастает в десятки раз.
А теперь спустимся в реальный мир. Коробку с сахаром привозят в 5 утра, ленивый и сонный кладовщик хочет побыстрее избавиться от бумажной работы, а не считать пачки сахара или перепроверять цифры номенклатуры.
Как работает реальный склад и откуда берутся отрицательные остатки
Поставщик ранним утром привозит на склад 5 коробок товара. Кладовщик работает с этим водителем уже третий год и доверяет ему, поэтому быстро принимает документы и коробки, не пересчитывает и отпускает его.
В общем, такое «доверие» приводит к проблемам. Например, по невнимательности, какой-то листочек улетает. Какая-то коробка путается, например, сгущёнка «Рогачевъ» путается со сгущёнкой «Главпродукт». Или в документах написано «сахар белый», а был заказан и оплачен «сахар тростниковый». Сахар и сахар, чего разбираться?
Собственно, возникает пересортица. Одного товара фактически больше, другого меньше. Похожая ситуация может возникнуть и на кассе, особенно если она не автоматизирована, покупатель заказывает батон нарезной, а ему продали нарезной с изюмом. Теперь фактические цифры на полках одни, а в программе другие.
Скорее всего возникла пересортица, отсюда и минус
8 причин появления отрицательных остатков
Попробую собрать причины появления отрицательных остатков в списочек и объясню их природу:
Ошибки в процессах приёмки товара. Кладовщик принял один товар, когда надо было принять другой или не пересчитал его, например, заказывали 240 булочек, а привезли 230.
Ошибки в документообороте. Частный случай предыдущей проблемы, но может быть такая ситуация, товар пересчитали, на месте договорились, что поставщик переотправит документы с правильными цифрами, и забыли об этом.
Потери физических документов. Удивительно, но это действительно происходит часто, водитель привозит файлик документов, кладовщик берёт, а какой-нибудь листик останется лежать в ящике стола и так на пару месяцев. В результате его не занесли в товароучётку, а работа идёт.
Занесение данных задним числом. Частный случай потерь. По какой-то причине, некогда было или документ вот только нашёлся, данные начинают вноситься и как-будто задним числом.
Пересорт на кассе. Обыкновенная невнимательность, когда на самом деле продают сгущёнку «Рогачев», а по программе пробили «Главпродукт».
Ошибка в маркировке весового товара. Магазин закупил 20 головок сыра «Российский». Пока продавец нарезал на кусочки, которые купит потребитель — что-то «теряется», в конце концов упаковка тоже вес имеет! Но фактические цифры опять же отличаются от реальных.
Не проводятся инвентаризации или проводятся некорректно.
Воровство. По понятной причине предприниматели предпочитают игнорировать эту причину, но на практике, это популярная причина возникновения отрицательных остатков, наряду с пересортом.
👉 Отмечу, что подобное происходит не только в продуктовых магазинах «у дома». В строительных магазинах часто закупают большой ящик гвоздей, который после распаковывается на более мелкую упаковку. Секонхэнды вообще закупают одежду мешками по 100-200 кг, а продают поштучно. Это всё «узкие» места учёта, которые могут привести к отрицательным остаткам.
Почему нельзя игнорировать отрицательные остатки
Отрицательные остатки — тревожный сигнал о беспорядке в бизнес-процессах, на складе, в учёте, в документообороте или с поставщиками. Это приводит к воровству ТМЦ, к кривым отчётам и невозможности узнать финрезультат или себестоимость.
Воровство. Сотрудники крадут товары, когда знают, что не попадутся или никто не будет проводить проверки. Причём видеонаблюдение не помогает, все понимают, что 24/7 никто в камеры не смотрит. Смотрят, только если случилось чего. А с момента кражи может произойти много времени. А вот если сотрудники знают, что на складе строгий учёт, как только находят недостачу — проводят инвентаризацию, а сотрудники материально ответственны» — кражи почти невозможны.
Кривые отчёты. Для расчёта себестоимости нужно делить на товар, в том числе на остатки. Делить на ноль — нельзя. Уже этого достаточно, чтобы понять, что отчёты будут неверными. Будут ошибки в товарных отчётах, в финансовых — прощай финансовый результат, прибыль, рентабельность компании. Отчёт о прибылях и убытках тоже неизвестен.
Ошибки в документообороте — одна из частых проблем возникновения отрицательных остатков! Например, поставщик на склад привозит товар, отдаёт документы, кладовщик не глядя принимает товар и документы. Часть документов теряется, и данные не заносятся. Из-за этого возникает куча проблем: новый товар не вносится в учёт, себестоимость сбилась и так далее. Велика вероятность, что подобные ошибки происходят и на других участках учёта.
«Страдает» маркетинги товарная аналитика. Маркетинг опирается на данные товарной аналитики: какой товар популярный, какой «застоялся», на какой товар можно запустить акцию. Какой товар маржинальный и его бы пора пополнить?
В торговле с партионным учётом, серийными номерами или со скоропортящимся товаром — всё становится сложнее, а ошибки больнее.
Из-за отрицательных остатков невозможно определить финрезультат, управлять маркетингом и многое другое
Методы контроля отрицательных остатков
Каждый день нужно формировать отчётность по товарам с отрицательным остатком и по последнему чеку, находя товар, который давно не продавался.
Отчёт по отрицательным остатком подтолкнёт к поиску пересортицы. Например, найдя «минус 10 батонов нарезных с изюмом», мы логически додумаем, что вместо него продавали просто «нарезные батоны».
Последние продажи подталкивают к поиску товаров, который по учёту есть, а в реальности нет. Это косвенный показатель отрицательных остатков, возникших из-за пересортицы.
Как убрать отрицательные остатки
Если вы дочитали до этого места и поняли, что вам нужна помощь, чтобы избавиться от отрицательных остатков в учёте — зовите нас, мы с радостью поможем, можете оставить заявку в низу страницы!
Что нужно, чтобы выровнять минусовые остатки? Провести инвентаризацию! Да, это болезненный и неприятный шаг для любого бизнеса. В крайнем случае можно провести частичную инвентаризацию, но нужно помнить о пересортице! Если вы нашли отрицательные остатки по одной сгущёнке, скорее всего, другой сгущёнки должно быть больше, поэтому пересчитывать придётся всю молочку.
Разобраться в бизнес-процессах, из-за чего возникают ошибки. Не разобрались, приходите к нам.
Назначить и обучить МОЛов.
Навести порядок в приёмке и отгрузке.
Обучить персонал.
Правильно контролировать и мотивировать сотрудников.
Провести инвентаризацию, привести учёт к реальным цифрам.
Пожалуй, это всё что нужно знать, чтобы получить порядок на складе и в отчётах. Если учёт товаров на складе и в программе совпадают, то в 1С или другой системе можно автоматически сформировать отчёты о себестоимости, о прибылях и убытках, рассчитать рентабельность.