Какую выбрать программу для ведения товарного учёта в интернет-магазине

Привет, это Алексей Баранов. В рубрике вопрос-ответ Андрей спрашивает про выбор правильной товароучётки в интернет-магазине!

Привет! Расскажите, какую программу для учёта товаров выбрать, если у меня маленький интернет-магазин? Может быть, я вообще могу вести учёт в эксельке?

Этот вопрос напоминает «Можно ли вести учёт в эксельке, если у меня небольшой бизнес» от Ольги. Однако у нас тут акцент на «правильный выбор» и «интернет-магазин».

Ручной учёт и он же учёт в эксельке

 Да можно! Ручной учёт возможно вести в любом бизнесе, хоть в эксельке, хоть в тетрадке. Ведение учёта — это процесс, который подразумевает некоторые действия: записать поступление товара, записать продажи, вычесть проданные товары из склада, подсчитать финрезультат и прочее прочее прочее. Программа на эти действия не влияет, как и «автоматичность». А сама сложность ведения учёта зависит от количества операций , особенности учёта , людей, а не от бизнеса. Для нас учёт в цветочном магазине не сильно отличается от учёта в продуктовом.

Скажем, если у предпринимателя Ибрагима малый торговый бизнес по продаже подводных лодок. Продаёт 4-6 штук в год. Оборот сотни миллионов. Весь годовой учёт Ибрагима поместится на тетрадном листе. У другого предпринимателя, допустим, Никиты, интернет-магазин канцелярки для художников. Каждый день через него проходят десятки продаж с чеком в пару тысяч рублей. Приходится постоянно вносить однотипные операции, после десятой можно взвыть. Можно нанять надёжного человека, которому в радость записывать сотни продаж в день и правильно вычитать товары из склада, но программа не требует выходных, перерывов, отпуска и стоит дешевле, чем человек.

Вести учёт в эксельке можно, иногда даже нужно только там! Но я редко такое рекомендую.

Учёт в CRM более удобен и подходит многим малым бизнесам

В статье «учёт товаров и финансов для интернет-магазина» я отметил, что для маленьких интернет-магазинов удобно использовать CRM-систему, которая подключается к сайту. В одной панели видно всё что нужно. Этот способ подходит малым бизнесам.

Когда бизнес начнёт рост — нужно будет переехать. Это нужно сделать для того, чтобы посчитать товары: остатки, финрезультат, себестоимость, оборот. Иначе даже простой отчёт потребует титанических усилий.

Вопрос «Какую программу выбрать» — неактуален, гораздо важнее «как» или «что учитывать при выборе программы»

 Вопрос был «какую». Я уже отметил, что ответ зависит от множества нюансов, поэтому не получится посоветовать одну или даже выбрать топ лучших. Так не работает! Даже если Никита найдёт коллегу, который тоже торгует канцеляркой для художников, его товароучётная программа может не подойти из-за мелких и, на первый взгляд, неважных мелочей. Под «не подойти» я имею в виду то, что из-за программы придётся менять бизнес-процессы или из-за непонимания работы учёта и программы из-за неё будут ошибки, которые могут «ударить» по бизнесу. Впрочем, простые программы «Моё дело» или «Мой склад», в общем-то, отлично подходят, в них не получится настроить некоторые процессы под себя и скорее придётся прогибаться под программу, но это не мешает работе бизнеса.

Чтобы выбрать программу нужно определиться с функциями или ожиданиями от программы:

1. Чётко определить «что учитывать».
2. Как учитывать? Самое удобное — учёт в контексте: товар приехал на склад, кладовщик взял коробку в руку, отнёс на полку, а запись о товаре появилась в товароучётной системе, кассир берёт товар, пробивает его на кассе и эта информация отправилась в товароучётную систему без ошибок или сразу сформировались документы поставщикам. Вариант с экселькой — отваливается, она не поддерживает такую штуку.
3. Нужна ли поддержка дополнительных систем? ЭДО, бухгалтерия, взаиморасчёты с контрагентами, напоминание о дебиторской задолженности. Например, привезли товар на склад, кладовщик принял и сразу же отправился отгрузочный документ, мне нужно отправить какие-то документы по этой операции в налоговую, ещё куда-то, напомнить маркетологам об анонсе и прочее. Удобно, когда это происходит контекстно, то есть в тот момент, когда кладовщик принял товар и без участия человека, то есть кладовщику после не пришлось отправлять сообщения и письма.
4. Какая у вас первичка, как вы её ведёте. В программе должна быть те документы, с которыми вам приходится работать: товарно-транспортная накладная, ордер, заказ-наряд, счёт, банковская выписка, кассовый чек и т. д.
5. Для розничной, оптовой, интернет-торговле самая важная штука – это каталог товаров. В интернет-торговле – это ещё и каталог товаров на сайте. Не просто список всех товаров, но и куча других разных характеристик. Для одежды: размеры, цвета. Для спорттоваров: масса, материал, цвет, размеры. Программа должна поддерживать вашу номенклатуру товаров или поддерживать такую настройку.
6. Интеграция с сайтом, если мы говорим про интернет-торговлю. Бывает так, что CMS сайта интегрируется с товароучёткой, но с сайта долго грузятся товары из-за чего клиенты уходят на более быстрые сайты.
7. Работа с базой. Некоторые простые программы, вроде «мой склад», «моё дело» не любят большую номенклатуру товаров.
8. Партийный учёт — если для вашего бизнеса это важно, проверяйте возможность ведения такого учёта в программе. Она не везде есть.

Самая продвинутая товароучётная система в этом плане — 1С. Они бывают разные и под разный бизнес, их относительно легко настроить и доработать. Но там тоже есть нюансы.

Почему важно заранее определиться с возможностями товароучётной системы?

 Поставив программу «хаотично» — предпринимателю придётся потратить много времени на перенос данных из того, что у вас было, в то, что появилось. Затем некоторое время бизнес работает. Предприниматель тем временем «откатывает» программу: учит новых сотрудников; смотрит, как работают процессы. Если вдруг обнаружится, что программа делает не совсем-то или не так, придётся менять бизнес-процессы или переделывать программы. В некоторых случаях стоимость переделки или владения программой слишком высокая, по сравнению с переездом и обучением на более типовую программу.

Иными словами, потратив немного ресурсов на правильный выбор, у предпринимателя не будет проблем с дальнейшей настройкой учёта.

Мы ругаем 1С, и, разумеется, за дело, но есть и приятная сторона

 Многие не любят 1С. Особенно в интернет-торговле стараются подальше от него держаться. Говорят, что он слишком сложный. Это правда. Там много разных отчётов, параметров, настроек. Большинство небольших торговых компаний никогда не воспользуются ими, но платить приходится за всю. Это как в Мерседесе, если не пользуешься половиной кнопочек, автомобиль дешевле от этого не станет.

Однако, 1С бывают разные, можно подобрать ту, которая подойдёт небольшой торговой компании. Её можно «подрезать» — упростив интерфейс и спрятать неиспользуемые возможности. Она станет проще и не такой пугающей. Зато потом с такой программы легче начать рост бизнеса. Не придётся возиться с тяжёлым переносом и сложным переобучением в компании, ну или она пройдёт в разы проще.

Что запомнить из вопроса «Как выбрать программу для ведения товарного учёта в интернет-магазине»

• Для интернет-магазина существуют разные платные и бесплатные товароучётные программы. Они много чем отличаются, просто так эти особенности не разобрать, поэтому обращайтесь к специалистам, которые помогут сфокусировать ваше внимание на нюансах и подскажут лучший вариант.
• Учитывайте стоимость ВЛАДЕНИЯ и стоимость ВНЕДРЕНИЯ. Они не должны превышать выгоды от программы.
• Распишите весь ваш учёт, который сейчас происходит (или будет происходить) и сравнивайте возможности программы с тем, что именно вам нужно учитывать и какие отчёты составлять.
• Распишите дополнительные возможности, которые хотелось бы получить, вроде контекстного учёта, формирования первички, интеграции с бухгалтерией и также проверяйте программу «умеет она это или нет?».

---

👉 Поможем подобрать подходящую программу для учёта! Начать стоит с консультации, можно через телефон +7 (495) 764 83 81 или телеграм @Interlogik

---

Что читать ещё по теме:
— Курс «Финансовые и Торговые отчёты»
— Откуда берутся отрицательные остатки на складе 
— Консультации по автоматизации управленческого учёта 
— Что лучше типовая товароучётка или доработать?
— Всё что нужно знать про автоматизацию учёта на складе
— Учёт товаров и финансов в интернет-магазине