Что делать, чтобы себестоимость в программах 1С считалась правильно

Разбираемся, почему себестоимость в программах, в частности, в программах 1С неправильно считается. Что с этим можно и нужно сделать. Всё, что тут написано, основано на нашем живом опыте.

Популярные проблемы, из-за которых себестоимость в программах 1С считается неправильно

Учёт — хитрое слово. Оно одновременно глагол и существительное. Существительное — это ЧТО учитывать. Глагол — КАК это делать. И это важно понять! Ведь сама по себе программа 1С — не может неправильно считать себестоимость. Это же программа! Она делает то, что ей сказали! Проблема в отношении к учёту. Либо где-то ошиблись с существительным. Либо ошиблись в глаголе.

Я часто встречаю ошибки в расчёте себестоимости из-за:

• неправильной методики ведения учёта,

• ввод или исправление данных задним числом,

• неправильная финансовая модель,

• ошибки в учётной политике,

• наличия отрицательных остатков,

• незакрытие периода.

Себестоимость в программах 1С будет неправильно считаться, если вводить документы задним числом

Думаю, в каждом бизнесе были ситуации, когда документы приходилось исправлять. Где-то ошиблись в деньгах, где-то в количестве товаров.

Скажем, во время приёмки товара на склад магазина, приняли товар, а документы положили кипой на стол. Через пару часов взяли документы на столе и начали вносить. За это время что-то уже было продано, а какая-то бумажка была забыта на столе кладовщика. Через пару месяцев стали делать уборку — обнаружил товарную накладную, или накладные.

Или во время приёмки товара обнаружили, что реальное количество товара не совпадает с тем, что указано в документах. На месте договариваются переделать документы.
В любом случае, когда создаются документы, они меняют остаток товара на складе, изменяя партионную стоимость. Программа пересчитывает все поступления и выбытия, чтобы отразить актуальную себестоимость. Если этого не сделать, будут ошибки в отчётах:

• суммовые и количественные остатки,

• валовая прибыль,

• финрезультат,

• управленческий баланс.

Чем больше компания совершает операций, тем выше вероятность подобных ошибок. Если одна ошибка в месяц не сильно влияет на точность бизнеса, то с десяток ошибок в день генерируют существенную путаницу.

Неправильная финансовая модель ведёт к тому, что себестоимость в программах неправильно считается

У нас был клиент с неправильной финансовой моделью, которую построил какой-то финансовый директор на аутсорсе. Клиент, конечно же, не знал, что модель неправильная. Он лишь видел, что 1С выдаёт неправильную себестоимость.
Себестоимость в отчётах будет заниженной, если не распределять транспортно-заготовительные расходы на себестоимость поступающего товара. Валовая прибыль будет слишком радовать и можно предпринять поспешные решения.
Наши финансисты, конечно, поправили финансовую модель — в результате оздоровили себестоимость. Если вам нужно проверить финансовую модель или даже построить, не стесняйтесь, напишите нам на privet@cdoc.ru или посмотрите страницу консультаций — мы поможем.

Отрицательные остатки — бич, который влияет на себестоимость в программах 1С

Если программа считает, что на складе нет товара или у него уже отрицательные значения — то она не подсчитает себестоимость. Математика против, мы же с реальным цифрами работаем? Как подсчитать себестоимость «минус 10 пиджаков»?

По уму при отрицательных остатках надо останавливать продажи и проводить инвентаризацию, ну, или, хотя бы частичную инвентаризацию.
Причин появления так называемых «красных строк» — великое множество: пересорт, ошибки в самих документах, ошибки в процессах, неправильные процессы приёмки товаров, неправильное выбытие, воровство и многое другое. Опять же по уму после проведения частичной инвентаризации стоит разобраться в причинах и навести порядок.

Неправильно считается себестоимость в программах 1С, потому что не делается закрытие периода

Товароучётка нуждается в «закрытии периода». С точки зрения пользователя программой — это нажатие специальной кнопки. С точки зрения учёта это подведение финансовых итогов периода, чаще всего подводят период по месяцу.

Нажимая на кнопку, программа распределяет все занесённые расходы и доходы по видам и направлениям учёта. Только после закрытия периода мы узнаем фактическую себестоимость.

Достаточно часто я вижу, как бизнесы редко закрывают период, пытаются занести документы прошлого периода в этом, или вовсе никогда не закрывают период.

Как «заставить» программы 1С корректно считать себестоимость

В целом, достаточно всё просто: разберитесь с учётной политикой, с расходами по ТЗР, добавьте ЭДО, контролируйте остатки и закрывайте периоды!

Разбираемся с учётной политикой

Определите учётную политику расчёта себестоимости. Она должна отражать реальность вашей компании, обычно это значит, что нужно поставить «галочку» на: средней за месяц, ФИФО, ФЕФО и других.

Был ещё ЛИФО, но с 2013 он упразднён, а в новых версиях и не существует.

Расходы по ТЗР

Определитесь с учётной политикой по ТЗР, и вовремя вносите расходы в учёт. Даже на перевозку груза из склада в свой магазин в пределах одного города, не говоря уже о другом, можно распределять расходы. Сначала определите статью, а затем вносите документы.

ЭДО или дисциплина

Для того чтобы себестоимость в программах 1С считалась корректно — стоит вовремя и правильно заносить документы: поступления товаров, продажа, выбытие, инвентаризация.

Но дисциплина — штука ненадёжная. Поэтому такие операции должны учитываться контекстно, то есть без непосредственного участия человека, во время его работы. Кладовщик принимает товар, подписал документы, а в товароучётку отправились все цифры.

Бить тревогу, при красных строках (отрицательные остатки)

Необходимо регулярно создавать отчёты по остаткам, и если видите отрицательные — что-то предпринимать. Можно настроить автоматическую уведомлялку «замечены отрицательные остатки», за этим к нам.

👉 Каждый раз разбирайтесь с природой возникновения минуса. Избавляйтесь от него на уровне методики. Иначе красные строки и дальше будут радовать вас, а себестоимость будет неправильной.

Настройте контроль остатков.

Проводите проверку остатков отчётом «Ведомость по остаткам» с отбором «меньше 0».

Закрывайте месяцы

Выполняйте закрытие периода. Тут нечего добавить ¯\_(ツ)_/¯ 

Подведём итоги, как заставить программы 1С, считать правильную себестоимость

1. Разобраться с политикой расчёта себестоимости.

1. Определить учётную политику по ТЗР.

1. Вовремя вносить документы (внедрив ЭДО).

1. Контролировать остатки.

1. Закрывать периоды.

---

👋 Привет, это автор статьи — Анатолий Никулин! Если у вас есть вопросы по этой статье, или про что-то другое, то вы можете задать их в форме внизу, или на консультации, а ещё их можно задать по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik 

Для этой статьи, я использовал свой опыт, а также видео, где Алексей Баранов объясняет, почему товароучётки могут выдавать «очевидно, неправильную себестоимость».

А также интервью с Алексеем об отрицательных остатках — важный сигнал, по которому можно понять, что расчёт себестоимости будет неправильным!

Собрали ссылки для дополнительного чтения:
— Причины, по которым программы учёта неправильно считают себестоимость
— Как провести частичную инвентаризацию 
—Автоматизация расчета себестоимости 
— Как появляются отрицательные остатки в учёте