Методы контроля дебиторской задолженности

Разбираем приёмы для контроля дебиторской задолженности в бизнесе и как не допустить больших финансовых проблем из-за этого.

👋 Привет, это Алексей Баранов! Руководитель Интерлогики, занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов… А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik

Дебиторская задолженность — все долги, которые ожидает получить бизнес со стороны своих контрагентов и клиентов, проще говоря — это деньги, которые бизнес ожидает получить, за уже оказанные услуги и проданные товары. И как можно догадаться, если мы её не контролируем — будет плохо! Причём кассовый разрыв — меньшая из проблем.

Чем опасна дебиторская задолженность

Главным образом тем, что способна быстро превратиться в большой и неподъёмный кусок от финансового оборота. То есть «деньги как бы есть, но на самом деле их нет». В бизнесе нет оборотных средств. Не на что закупаться, нечем платить налоги, зарплаты, кредиты.
В такой ситуации возникает кассовый разрыв — довольно неприятная вещь для любого бизнеса.

Есть и другие неприятные сценарии:

• Деньги просто «исчезают», обычно это кейсы взаимоотношений с разного рода мошенниками и фирмами однодневками.
• Стресс и нестабильная финансовое благополучие компании. Каждый раз кому-то приходится придумывать, как «чинить» разрыв. Чистой воды стресс, а он никого до хорошего не доводил.
• Нецелевая работа сотрудников. Допустим, тем же юристам, придётся возиться с претензиями и исками, а значит, вам придётся оплатить эту работу, и, вероятно, отвлечь юристов от других дел.
• Портится репутация вашей компании. Несмотря на выполненные обязательства, именно ваша компания не платит контрагентам, а значит, её репутация рушится.

Кто должен контролировать дебиторку

Обычно работает так:

• коммерческий отдел — предоставляет отсрочку, чем формирует кредиторку, на его совести «кому и сколько давать в долг»;
• юристы — работают с просроченными долгами, их ещё называют «сомнительная задолженность» и «безнадёжная», от звонков и переговоров до ведения дела в суд с расчётом выгодности (иногда бывает так, что дешевле простить и забыть о долгах, чем выбивать их через суд);
• бухгалтеры отвечают за учёт долгов, оформление и списание задолженности.

Позвоночник, который постоянно названивает должникам, чаще всего относится к юридическому отделу.

Иногда для руководителей собираются дашборды для мониторинга состояния дебиторки.

Избегать возникновения дебиторки и другие способы недопущения долгов

На самом деле довольно сложно избежать кредиторской задолженности. Но это не значит, что «раз все так делают», то и мы можем допустить. Поэтому, по возможности, проверяйте все бизнес-процессы и ищите варианты — как избежать возникновения долгов, особенно тех, что невозможно закрыть.

В нашем блоге мы уже писали про кредиторскую задолженность, и отметили лучшие способы, которые хорошо автоматизируются. Не допускать возникновения больших сумм по клиентам и контрагентам! Ведь выплатить 4000 рублей — возможно, заплатить 40 000 рублей сложнее, но всё ещё возможно. А вот выплатить долгов даже на 120 000 рублей, для многих довольно неподъёмно. Вывод — лучше работать с долгами пораньше, в случае чего вовремя прекратить сотрудничество. Другой способ, который, впрочем, не мешает первому — работать с уведомлениями и почаще напоминать «заплатить».

1. Предоплата. 100% предоплата формирует кредиторскую задолженность у вашего клиента или контрагрента, а не у вас. Вам же нужно выполнить обязательства.
2. Залог. Можно заранее предусмотреть возможный «бартер», в случае неоплаты.
3. Создайте кредиторскую задолженность.
4. Аккредитив. Незаслуженно забытый банковский продукт. Применяется, если стороны вынуждены сотрудничать друг с другом, но при этом взаимно не доверяют. Приглашается третья сторона, которая становится посредником. Обычно это банк, он замораживает средства покупателя в нужной сумме, сообщает об этом исполнителю. Как только исполнитель документами подтверждает, что обязательства выполнены — деньги размораживаются и зачисляются на счёт исполнителя.

Приёмы контроля дебиторской задолженности изнутри

Отмечу, что хоть приёмов и довольно много, но универсальных нет! Что-то будет видоизменяться из-за специфики деятельности.

1. «Красная черта». Определите максимальный уровень задолженности, превысив которую — вы останавливаете работу с контрагентом и ваш «позвоночник» постоянно ему названивает.
2. Индивидуальная отсрочка платежа. В бизнесе есть определённый предельный срок платежей, но для различных клиентов он меняется. Например, зависит от надёжности контрагента или специфики работы бизнеса.
3. Инвентаризация. Если системно проверять долги, можно вовремя выявлять сомнительные долги и не допускать «безнадёжные».
4. Проверка платёжеспособности контрагента. Проще говоря, перед началом взаимоотношений, вы проверяете, что он, всегда сможет закрыть долги.
5. Мотивируйте «позвоночников». В систему KPI можно учесть и зависимость от дебиторки, соответственно, чем больше кредиторка, тем меньше зарплата. Обычно на работу с кредиторской сажают отельного специалиста, который занимается уведомлениями.
6. Мониторинг дебиторки. Обязательно организуйте регулярный и автоматический отчёт дебиторки, например, каждую неделю приходит короткое письмо на почту, в котором расписано «каков уровень дебиторки сейчас», каков плановый показатель и кто самые «злостные» должники.

---

👉 Приходите к нам, за автоматизацией дебиторской задолженности! Для этого оставьте заявку на странице консультаций, или сразу свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

---

Эти ссылки мы отобрали вручную, для дополнительного чтения:
— Позвоночник или автоматизация дебиторской задолженности
— 7 первых результатов внедрения панели KPI в нашей компании
— Как руководителю фокусироваться на главном
— Как автоматизировать работу с должниками в ЖКХ
— Выгорание руководителя
— Запишитесь на курс «Финансовые и торговые отчёты»
— Консультации по автоматизации управленческого учёта