Журнал

Учёт на швейном производстве

Управление любым производством требует внимательности, организованности и точности. Чем точнее учёт на швейном производстве, тем легче руководителю управлять производством, выводить его на прибыльность и получать все бенефиты от работающего бизнеса. А значит, и у собственника будут высокие дивиденды, и у сотрудников будет стабильная работа с хорошим окладом.
👋 Привет, это Алексей! Руководитель Интерлогики, если есть вопросы по теме и не только, можете обращаться в телеграм @interlogik
Рассмотрим, из чего состоит учёт на швейном производстве, и что нужно для того, чтобы навести порядок на производстве.
Почему я пишу эту статью? Да потому что с 2003, мы автоматизировали больше 10 швейных производств! Если нужно будет автоматизировать ваше производство — обращайтесь!

Почему нужно заниматься учётом на швейном производстве

Грамотный учёт напрямую влияет на прибыль. Очевидно, что прибыль зависит от циклов продаж. Но вот размер прибыли зависит от грамотного соотношения затрат и расходов, а для этого как раз нужен учёт.
Например, с его помощью менеджеры по продажам могут чётко понимать «за сколько продавать и сколько допустимо сделать скидок», а для остального производства важно понимать: когда и где закупать материалы, как сократить расходы, особенно материалов и труда специалистов, как и во что инвестировать и какую пользу это принесёт в будущем.
Ещё раз, зачем нужен учёт на предприятии:
  • помогает определить, что выгоднее продавать,
  • избавиться от неликвидных запасов,
  • понять, когда и при каких условиях выгодно закупить ткань и фурнитуру,
  • избежать воровства со стороны сотрудников, так как мы отслеживаем каждую единицу ТМЦ.
Например, у нашего клиента, швейного ателье «Элегант» система учёта в таблицах привела к искажённым отчётам по тканям на складе. Менеджеры компании продали клиенту заказ, в котором можно было использовать неликвидную ткань со склада, которая валялась там два года.
Оказалось, что отчёты завысили количество остатков. Менеджер, который получил проект, думал, что на складе много ткани, купленной по старым ценам. Казалось, удалось выгодно продать, так как цены были выгодными и для заказчика, и для компании. В середине выполнения проекта выяснили, что ткани не хватит. Пришлось срочно закупать недостающей ткани.
Весь проект вышел в минус. Менеджер используя автоматизированный, смог бы быстро получить прозрачный отчёт о товарных остатках и автоматически посчитать смету. Было бы сразу очевидно, что делать по таким ценам проект — не выгодно.
Грамотный учёт на швейном производстве состоит из:
  • управления заказами,
  • планирования закупок,
  • определения цен,
  • управления инвестициями.
Управление заказами и закупками. Включает знание «кому и что пообещали», когда и что закупать, чтобы избежать излишком и недостач. Особенно, если различается бизнес-модель.
Определение цен. Включает понимание всех составляющих косвенных и прямых затрат формирующих себестоимость, а также способность устанавливать конкурентные цены учитывая условия скидок и акций.
Управление денежных средств и инвестиций. Планирование капиталовложений на основе точной информации о текущем состоянии бизнеса, учёте оборудовании и амортизации.
Учётом нужно заниматься, так как это прямой путь к увеличению доходов. Для этого нужно знать, как выглядит учёт заказов и закупок, учёт расходов и учёт финансов.

Что учитывают на швейном производстве

Учёт — хитрое слово, в нём одновременно присутствует и существительное и глагол. Существительное — «что» мы учитываем. Глагол — как мы это «делаем».
На швейном производстве учитывают:
  • финансовые потоки: доходы, задолженности, расходы,
  • материалы и оборудование, включая интеллектуальное вроде выкроек,
  • заказы и готовую продукцию,
  • трудозатраты и
  • документы.
Материальный учёт. Внимание уделяется учёту торгово-материальных ценностей: оборудование, ткани и фурнитура. Иногда включают интеллектуальное «оборудование» (схемы, чертежи) и программное обеспечение. Для компании жизненно важно понимать: сколько материалов уходит на единицу продукции, на партию продукции, сколько это стоило, сколько лежит на складе. Чтобы в будущем принимать любые управленческие решения на основе отчётов, основанных на реальных данных. Мы в Интерлогике специализируемся на учёте ТМЦ и на расчёте себестоимости.
Финансовый учёт. Нужен для построения основных финансовых отчётов. Без автоматизации учёт становится трудоёмким процессом. Сотрудники тратят много времени на сбор данных и их обработку, что увеличивает вероятность ошибок. Например, в компании "Текстильный мир" ручной учёт рабочего времени приводил к задержкам в расчёте заработной платы и путанице с данными.
Но мы также подразумеваем более гибкую работу с финансами. Включая учёт всех затрат, косвенных и прямых, учёт всех доходов и поступлений, кассовый и банковские интеграции, а финансовая отчётность лишь часть всего этого.
Учёт времени. Важный элемент, который постоянно нужно учитывать — учёт трудозатрат работника и его производительность. Иногда это принимает уродливую форму превращая швейное производство в потогонку. Но мы не про это. Мы про сухой учёт времени и производительность, а что с этим будет делать руководитель — лежит на плечах руководителя.
Учёт документов. Любое производство лежит на работе с различными документами, включая накладные, счёта, договора, выкройки, табель учёта времени и тому подобное. На каждый заказ — свой комплект документов. На каждого сотрудника и клиента — свой комплект документов. Практически во всех производствах документы — первая область, которую хочется автоматизировать, потому что все документы легче всего теряются и их автоматизации заметна всем: собственнику, менеджерам, сотрудникам, клиентам.
Учёт на любом производстве состоит из учётов поменьше. Нам никак не обойтись без учёта: ТМЦ, денег, трудозатрат и документов. Желательно автоматизировать весь учёт и работать в одной программе, чтобы избежать возможных проблем с передачей данных.

Почему важно автоматизировать производство, какие проблемы возникнут без автоматизации

Без автоматизации учёт долгий, нудный, скучный, трудоёмкий и ошибочный. Часто компании вовсе не занимаются учётом из-за причин написанных выше. Иногда везёт, и учётом занимаются люди, склонные к точности. Но уже тот факт, что они по прежнему остаются людьми, учёт становится источником проблем: опечатки, невнимательность, усталость — и вот среди цифр затесалась вас ошибка.
Проблема «скорости». Например, в ателье «Текстильщик» учёт вели в эксельках и в чатиках (рабочее время фиксировалось не строго, подразумевая, что все работают 8 часов), а особые ситуации регулировались через общение в чатах. руководителю приходилось раз в две недели сводить все данных в общую таблицу и считать зарплату каждому сотруднику. Каждый заказ также подсчитывался в таблицах. От момента получения заказа до предоставления сметы уходило до 7 часов. Всё это приводило к частым нарушениям обещаний и задержкам зарплат.
Проблема «ошибок». Случайно допущенные или намеренные ошибки генерируют кучу производственных и управлеческих проблем. Одну проблему мы рассказали на примере фабрики «Модход»: сотрудник, который оформлял заказ, посмотрел на отчёты, по отчётам материал был в наличии и посчитал смету, проект запустили в работу и только во время работы выяснили, что материала на складе нет, его надо срочно дозакупать, что привело к тому, что проект был сделан в минус для фабрики.
Автоматизация бизнес-процессов учёта на швейном производстве, сама по себе не решает эти проблемы. Дело в том, что для такого проекта изменений придётся навести порядок в учете, а затем мы резко снижаем количество ошибок и в целом, упрощаем жизнь руководителю. В итоге, таких оошибок становится меньше.
Выгоды от автоматизации:
— меньше времени тратим на рутину,
— практически 100% снижение ошибок,
— выше прозрачность процессов.
Всё это ведёт к тому, что можно сократить все затраты компании на 15-20%. Время составления отчётов и всего документооборота сокращается на 80-95%, если для расчёта спецификации раньше тратили 20-30 часов, теперь можно потратить не больше 4. Для формирования типовых документов теперь уходит не больше 5 минут.

Как автоматизировать учёт на швейном производстве

Общий план автоматизации достаточно очевидный:
  1. Анализ текущих процессов: сбор требований к автоматизации, иначе говоря анализируем все процессы и весь учёт и собираем в один документ всё, что хочется автоматизировать.
  2. Обсуждение участков и выбор программы: в зависимости от задач каждого бизнеса и их приоритизации придётся выбрать «выбрать готовое решение и адаптировать свои процессы под инструменты предлагаемые программой» или разработать свою программу под свои прцоессы»,
  3. Внедрение и обучение: наводим порядок в учёте, ставим программу и обучаем сотрудников пользоваться программой.
  4. Мониторинг, оценка и доработка. Регулярно проверяем как всё работает и «допиливаем» по необходимости.
Без учёта на швейном производстве — не получится развивать бизнес. Он нужен для контроля затрат, грамотного управления и принятия управленческих решений. А также, для того, чтобы держать финансы компании под контролем.
Для автоматизации швейного производства, ателье, фабрики звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или пишите в телеграм @interlogik
Для дополнительного чтения:
— Консультация по автоматизации учёта
— Нельзя автоматизировать, без порядка в учёте
— Что нужно знать для автоматизации бизнеса
— Из чего состоит себестоимость продукции на производстве (на примере пищевого производства)
— Как снижать себестоимость продукции на производстве
2024-10-02 12:34 Статья Автоматизация учёта и бизнес-процессов Автоматизация учёта производственного бизнеса