Как организовать автоматический учёт трудозатрат на предприятии

Учёт трудозатрат — довольно простая штука. Её часто используют для разработки различных норматив и ускорения процессов на конвейере. Однако, автоматический учёт трудозатрат — вещь более интересная!

👋 Привет, это Алексей Баранов! Я руководитель Интерлогики, занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов. В этой статье о том, как организовать учёт времени и вплести в основной учёт. А ещё я провожу консультации, если у вас есть вопрос по материалу или любой другой вопрос по автоматизации — задайте его в форме внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

В мире учёта трудозатрат есть споры о плюсах автоматического учёта трудозатрат и ручного. Кто-то топит за ручной режим. Только он отражает истинное положение дел. Кого-то пугает, что подобная фиксация не происходит автоматизировано.

Зачем нужен учёт трудозатрат

В целом, если у вас небольшая команда — то незачем! Работа всех сотрудников и так на виду. Однако, есть ситуации, когда это полезно:

• Час работы специалиста очень дорогой, выгодно использовать его на максимум. Яркий пример — консультационные услуги.
• Клиент платит за оказанные почасовые услуги или конкретно за услуги. Час таких специалистов может стоить недорого, но нам может быть важно понимать их нагрузку. Достаточно интересный кейс «муж на час».
• Нужно определить нагрузку на специалиста. Используется для разработки норматив по выполнению операций. Яркий пример «нормочасы в автосервисе», хоть каждый производитель автомобилей по отдельности создаёт свои нормочасы на ремонт, они могут сильно отличаться от оснащённости сервиса и специфики автомобилей. Другой хороший пример — стоматология. Понимая, что на среду записан клиент Х с процедурой Y, мы примерно понимаем, сколько рабочего времени займёт эти процедуры Y и сможем подобрать других клиентов, с такими процедурами, чтобы эффективно использовать специалистов.
• Команда большая, отслеживать нагрузку на каждого сложно. При этом важно, чтобы сотрудники были полностью включены в работу. Обычно это про техподдержку, административный центр связи и другое.
• Трудозатраты — это KPI для сотрудников. Например, для сотрудника техподдержки важный KPI — скорость ответа. А рядом со скоростью будет и фиксирование трудозатрат вообще.

Считаем трудозатраты здесь и сейчас

В принципе, независимо от выбранного инструмента фиксирование трудозатрат выглядит примерно одинаково, наш сотрудник должен:

1. Запомнить время старта работ над операцией. В некоторых случаях важно максимальная детализация операций, вплоть до «сколько оборотов гайки надо сделать». Поэтому запоминается старт и конец каждой операции, а также считается «сколько успел сделать».
2. Сделать работу.
3. Записывает, что запомнил и подсчитал. При необходимости комментирует.
4. Отдать показатели начальнику (смены или руководителю). Тот проверяет и утверждает, если вопросов по операциям нет.

После согласования данные анализируются и собираются для дальнейшего использования. Когда мы автоматизировали сервисный центр, то для него автоматизировали и трудозатраты. Мастер каждый день фиксировал в личном бумажном блокноте, что сделал за день. А после отдавал листок мастеру смены. Мастер собирал листы с сотрудников, проверял и самостоятельно заносил данные в гугл-таблицу. Несмотря на то что система могла быть более автоматизированной, быстрой и точной — этого вполне хватало для задач компании!

Ручной учёт трудозатрат — недостатки

Главная проблема ручного учёта — прозрачность данных, что тянет за собой скорость и точность. Проще говоря, сотрудник может и приврать, что работал 5 часов, а на самом деле только 2.

Иногда это не имеет значения, скажем, у вас есть удалённые специалисты по тексту, рекламе, маркетингу. Скорее всего, вам без разницы, поработали они 5 часов или 2? Важнее, чтобы работали быстро и выполняли поставленные задачи?

Однако, когда учёт трудозатрат важен, нам автоматически важна и скорость, и точность учёта. Ведь мы не хотим:

• Жульничества со стороны сотрудников, причём плохо и когда намеренно завышают реальные сроки и когда занижают!
• Временных потерь на аналитику и расчёт данных! При ручном учёте трудозатрат приходится всё считать и анализировать в разных таблицах. Это не всегда удобно. Вдобавок тратится время и на перенос данных из листочков в таблицы.
• Ошибки по невнимательности. Например, сотрудник работает «в потоке» и ни на что не обращает внимания. Он может исказить данные.

Для небольших компаний эти проблемы решаются организацией работ. Проще говоря, проще и дешевле обязать сотрудников отчитываться «старшим по смене». Но если сотрудники начинают халтурить или могут «подкупить» старшего, тогда придётся «автоматизироваться»! Мы этим занимаемся профессионально, обращайтесь к нам, если нужна профессиональная помощь.

Как автоматизировать учёт трудозатрат

Самый простой способ — для сотрудников, работающих у компьютера или рядом со смартфоном. На устройство ставится тайм-трекер, который интегрирован с таск-менеджером. Будет работать примерно по такому сценарию:

1. Сотрудник начинает рабочий день с открытия личного менеджера задач.
2. Выбирает задачу, с которой планирует работать.
3. Запускает таймер.
4. Заканчивая задачу может написать комментарий и остановить таймер или запустить новый на новую задачу, это автоматически остановит старый таймер.

Для некоторых некомпьютерных специалистов — учёт трудозатрат выглядит примерно так же. Например, стоматолог напрямую с компьютером не работает, но он может запускать тайм-трекер или поручить это ассистенту, чтобы не отвлекаться от работы с пациентом.
Для специалистов, что «далеки» от смартфона, то есть их операции не позволяют что-то запускать на компьютере или смартфоне, есть решение «использовать нейросети». Те анализируют поведение человека и автоматически считают время. Недостаток таких систем: довольно дорогие и «глупые». Могут легко запутаться.

---

Вам нужно организовать автоматический учёт трудозатрат? Начните с нашей консультации, мы поможем сделать всё в лучшем виде, а при необходимости сделаем под ключ. Можете связаться с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

---

Эти ссылки мы отобрали для вас вручную:
— Учёт трудозатрат
— Нормочасы ремонта автомобилей в автосервисе
— Нормы списания в стоматологии
— Автоматизировали сервисный центр
— Консультации по автоматизации управленческого учёта