Как организовать автоматический учёт трудозатрат на предприятии

Зарплаты съедают львиную долю расходов, но пока они учтены усреднённо — себестоимость и прибыльность заказов искажены. Всё меняется, когда трудозатраты начинают фиксироваться в 1С.

В этой статье — обзор методик, примеры внедрений и три кейса: интеграция с Bitrix24, учёт врачей через RFID и позадачный анализ в ERP.

👋 Привет, это Алексей Баранов! Я руководитель Интерлогики, занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов. Если захотите обсудить вопросы из статьи — задайте вопрос внизу страницы, или по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

Зачем нужен автоматический учёт трудозатрат

Если компания небольшая и все сотрудники на виду — учёт трудозатрат может быть избыточным. Как только людей становится больше, а процессы усложняются — теряется прозрачность. Учёт трудозатрат нужен в ситуациях:

• Дорогой персонал. Час работы специалистов стоит дорого. Важно, чтобы дорогие специалисты не делали «дешёвую» работу, делегировали её, и делали действительно свою работу. В пример часто приводят — консультантов или высококвалифицированные врачей, дорогому и популярному стоматологу — не стоит заниматься типовой операцией, которую сделает вчерашний выпускник.
• Почасовая работа для клиента. Когда заказчик платит за время, а не за результат. Психологи, «муж на час», консультанты и прочее, компании нужно выставлять правильные счета и понимать нагрузку на специалиство.
• Нормирование операций. При выполнении большого числа типовых операций можно определить, сколько каждая операция должна занимать время. Это обычно относится к клиникам и к прочим сервисам.
• Крупные команды. В кол-центре, техподдержке или административных сервисах сотни сотрудников. Здесь без прозрачного учёта нагрузки невозможно управлять эффективностью.
• KPI персонала. Например, для техподдержки, важный KPI — скорость ответа. Но чтобы его правильно оценить, нужно поимать, сколько времени техподдержка тратит на каждый ответ.

Как считать трудозатраты без автоматизации: здесь и сейчас

Формат и способо учёта времени — может быть разным. Но суть всегда одинакова: сотрудник фиксирует когда он начал делать задачу и когда закончил, а после передаёт эти данные «наверх».
Например, мастер выезжая к клиенту на замер кухни, посчитает «Клиент А: дата, замер занял 3 часа». Обычно никто не считает, соклько времени заняла дорога, замер, предварительный расчет. Тут достаточно в общих чертах.
Считать можно с помощью блокнота, а можно использовать различные системы.

В какой-то момент компании приходят к пониманию, что ручной учёт трудозатрат — не работает.Тогда нужно обратиться к автоматизированным инструментам. Хороший вариант: каждый сотрудник учитывает время в своей системе, а для руководителя всё собирается в 1С. Мы в этом разбираемся, обращайтесь к нам, если нужна профессиональная помощь.

Основные методики учёта трудозатрат в 1С

Когда компания доходит до необходимости учитывать трудозатраты, возникает вопрос: «А как именно это делать?». Универсального рецепта нет — всё зависит от отрасли, масштаба и целей. Где-то важна каждая минута работы станка, где-то — общая загрузка проектной команды. Ниже разберём основные подходы, которые реально применяются в бизнесе.

1. Фотография рабочего времени. Этот метод пришёл ещё из советской промышленности. Сотрудника в течение дня «сопровождает» наблюдатель и записывает, чем тот занимается: выполняет операцию, отдыхает, разговаривает, ищет инструмент. В итоге получается карта дня, которая показывает, на что реально уходит рабочее время. Такой подход позволяет выявить простои, лишние движения и потери времени.
2. Самофотография. Здесь фиксирование времени перекладывается на самих сотрудников. Каждый отмечает, что он делал в течение дня — в таблице, журнале или специальном приложении. На выходе мы получаем картину занятости уже не глазами наблюдателя, а по самоотчётам. Метод удобен для офисов или проектной работы, но есть риск, что данные будут неточными: кто-то забудет записать, а кто-то может и приукрасить.
3. Хронометраж операций. Вместо наблюдения за целым днём замеряется время выполнения конкретных операций. Например: сколько минут уходит на замену детали, регистрацию документа или приём клиента. Эти данные потом складываются в нормативы, на которые можно опираться при планировании. Хронометраж даёт детальную картину именно по повторяющимся операциям и позволяет стандартизировать процессы..
4. Нормирование по нормативам (нормочасы). Тут компания берёт готовые нормы времени на типовые операции — отраслевые или свои внутренние. Например, если известно, что стандартная операция «замена узла» должна занимать 40 минут, то по этому нормативу можно планировать загрузку сотрудников и сравнивать её с фактом. Плюс метода в том, что внедрить его можно быстро, но минус в том, что нормативы нужно регулярно пересматривать и подгонять под реальные условия..
5. Учёт по проектам или задачам. Здесь трудозатраты собираются не «в целом», а по задачам и проектам. Сотрудник фиксирует, сколько времени он потратил на конкретную задачу в таск-менеджере или ERP. Потом это время привязывается к проекту и становится частью его себестоимости. Такой подход хорошо работает там, где заказчики платят за проекты или почасовую работу — можно сразу видеть, сколько времени «съел» конкретный заказ.
6. Автоматический учёт. Современные системы позволяют фиксировать активность без участия сотрудника. Тайм-трекеры отслеживают работу на компьютере или смартфоне, RFID-метки фиксируют вход и выход, датчики отмечают нахождение на рабочем месте. Данные собираются в систему автоматически, и на их основе формируются отчёты. Этот способ даёт высокую точность и минимизирует человеческий фактор..
7. Бюджетирование трудозатрат. Здесь учёт строится вокруг планов. Сначала составляется график работы сотрудников, план загрузки или смен. Затем фактические данные сопоставляются с плановыми, и можно анализировать отклонения. Этот метод особенно полезен управленцам: он позволяет заранее видеть перегрузки или недогрузки персонала и вовремя корректировать план.
8. Методы на базе KPI. Этот подход вообще уходит от прямого учёта времени. Здесь важно не «сколько часов сотрудник работал», а «какой результат он дал». Например, сколько обработано заявок, сколько клиентов обслужено, сколько задач закрыто. Такой метод больше про эффективность, чем про длительность. Он хорошо стимулирует результат, но не всегда показывает, сколько реально ушло времени.

Какую методику выбрать моему предприятию?

Выбор подхода к учёту трудозатрат во многом зависит от того, в какой сфере работает компания.

В производстве особенно важна точность. Здесь хорошо работают хронометраж и нормочасы. Автосервисы используют нормативы самих автопроизводителей — у Toyota и BMW свои таблицы норм времени на ремонт. Заводы внедряют учёт операций через 1С:ERP: так, «КамАЗ» внедрил систему фиксации норм времени прямо в цехах. В пищевой промышленности упор делают на учёт по сменам, чтобы правильно рассчитать себестоимость — примером может служить компания «Черкизово», которая использует ERP для этих целей.

В проектных компаниях (особенно в IT и консалтинге) ставка делается на трекеры и учёт времени по задачам. Крупные игроки вроде EPAM Systems или Luxoft используют Jira и специализированные трекеры для учёта времени разработчиков. В Accenture трудозатраты консультантов фиксируются в проектах и напрямую влияют на биллинг клиентов. Небольшие студии обычно ограничиваются TMetric, Clockify или интеграцией 1С с Trello и Bitrix24.

Сервисные компании — это отдельная история. Здесь важно увязывать трудозатраты с расписанием и конкретными услугами. В стоматологиях, например, применяют 1С:Медицину или специализированные CRM, чтобы фиксировать продолжительность процедур. В сетях автосервисов (таких как Bosch Service или FIT Service) используют учёт нормочасов для расчёта стоимости ремонта. Даже в бытовых сервисах вроде «муж на час» важно понимать, сколько времени занял визит мастера, чтобы правильно начислить зарплату и выставить тариф клиенту.

А для управленцев — топ-менеджеров и руководителей отделов — на первый план выходят бюджетирование и KPI. Крупные ритейлеры, такие как X5 Retail Group или «Магнит», планируют трудозатраты персонала в ERP и сравнивают их с фактом. В call-центрах вроде МТС и Ростелекома внимание сосредоточено на скорости ответа и времени обработки звонков. А в IT- и сервисных компаниях часто используют план-факт бюджетирования часов, чтобы понять, насколько эффективно загружены команды и какие проекты приносят прибыль.

Таким образом, методика учёта всегда зависит от отрасли: производственникам нужны точные нормы и хронометраж, проектным компаниям — удобный позадачный учёт, сервисным — связка с расписанием и услугами, управленцам — план-факт и KPI.

Кейс 1. Интеграция 1С:УТ 11 и Bitrix24 — учёт времени по задачам

Исходная ситуация. Компания вела учёт в 1С:Управление торговлей 11, но времени сотрудников в системе не было вообще — ни в 1С, ни в сторонних приложениях. Расходы на фонд оплаты труда учитывались одним «куском», без детализации. Руководство не могло понять, какие проекты и задачи занимают ресурсы сотрудников, и отчёты по ОПиУ и финансовому результату искажались.

Задача проекта. Необходимо было с нуля выстроить систему учёта трудозатрат. За основу решили взять Bitrix24, где сотрудники работают с задачами и коммуникациями. Задачи, звонки, комментарии и сделки должны были стать источником данных о фактически потраченном времени, а затем эти данные нужно было связать с 1С:УТ11, чтобы использовать их в управленческих отчётах и распределении зарплатных расходов.

Решение. Мы предложили простую, но эффективную концепцию: использовать события Bitrix24 как основу учёта времени. Сотрудникам не нужно было вручную фиксировать часы — система автоматически определяла затраты времени по их активности.

Данные из Bitrix24 мы настроили на  передачу в  1С:УТ11. В системе появился специальный документ, где фиксировались сотрудник, проект или направление, а также длительность работы.

Этот документ стал базой для управленческих отчётов: зарплатные расходы теперь распределялись пропорционально учтённым трудозатратам. Благодаря этому в ОПиУ и финрезультате стало видно, какие проекты и направления действительно потребляют ресурсы.

Результаты. Для компании это был первый шаг к прозрачности: появился сам факт учёта времени, которого раньше не было вообще. Управленческие отчёты стали точнее — зарплата перестала учитываться усреднённо и стала распределяться по конкретным проектам и видам деятельности.

Руководители получили возможность видеть реальную загрузку сотрудников, а вместе с этим — управлять ресурсами: стало ясно, какие направления требуют больше усилий, а какие только «съедают» фонд оплаты труда.

Кейс 2. Учёт трудозатрат врачей через RFID и интеграция с 1С:Стоматология

Исходная ситуация. В стоматологической клинике, где несколько кабинетов, стерилизационная и склад материалов, учёт рабочего времени вёлся частично и вручную. Табели заполнялись от руки, а иногда время фиксировалось устно. Это делало картину неполной: невозможно было точно оценить загрузку врачей по кабинетам и конкретным процедурам. Фонд оплаты труда распределялся усреднённо, из-за чего управленческие отчёты теряли точность, а план-факт по загрузке врачей постоянно «плавал».

Задача проекта. Клиника хотела полностью отказаться от ручного учёта и внедрить систему, которая автоматически фиксировала бы присутствие врачей и ассистентов. Необходимо было связать данные с «1С:Стоматологией», чтобы время попадало в специальные документы, затем в табель, а после — в базу распределения фонда оплаты труда. Это дало бы возможность не только корректно формировать зарплатную ведомость, но и анализировать загрузку персонала по кабинетам и процедурам..

Решение. Мы построили систему на RFID-метках. Каждому врачу и ассистенту выдали индивидуальные карточки, а на проходной и в ключевых зонах клиники установили считыватели. Теперь каждый вход и выход фиксировался автоматически: система знала, кто, где и сколько времени провёл.

Для удобства были заданы бизнес-правила, которые позволяли исключать случайные срабатывания, учитывать перерывы и округлять время по регламентам клиники.

Собранные данные агрегировались и через шлюз загружались в «1С:Стоматологию». Там появлялся документ «Отчёт о затраченном времени», который становился источником информации для табеля и для распределения фонда оплаты труда. Более того, система могла автоматически связать время врача с конкретным приёмом или процедурой, если та была внесена в расписание. Время, которое не относилось напрямую к пациентам — например, стерилизация инструментов или подготовка кабинета, — учитывалось как накладные трудозатраты подразделения.

В итоге клиника получила не просто фиксирование присутствия, а полноценную аналитику. Можно было видеть план-факт загрузки врачей и кабинетов, среднее время приёмов, долю накладных трудозатрат. Отчёты стали показывать, где врачи перегружены, а где, наоборот, простаивают

Результаты для клиники. Учёт времени был полностью автоматизирован. Табель перестал зависеть от ручных отметок, а база распределения фонда оплаты труда стала прозрачной. Загрузка кабинетов выросла на 12–18% за счёт более точного планирования.

Подготовка управленческих отчётов ускорилась в несколько раз: теперь на это уходило в три-пять раз меньше времени.

Кейс 3. Позадачный учёт расходов и трудозатрат в 1С:ERP

Исходная ситуация. Компания пользовалась Bitrix24 для управления задачами и проектами, а также 1С:ERP для финансового и управленческого учёта. В Bitrix24 фиксировались задачи, время сотрудников и статус выполнения, а в ERP отражались расходы: фонд оплаты труда, материалы и накладные.

Однако эти два контура существовали отдельно друг от друга. Себестоимость задач и проектов посчитать было невозможно: в ERP не хватало связки с задачами, а фонд оплаты труда учитывался усреднённо. Руководство фактически не знало, какие проекты и задачи действительно прибыльные, а какие «съедали» ресурсы компании.

Задачи проекта. Основная идея заключалась в том, чтобы построить систему позадачного учёта расходов. Для этого каждая задача из Bitrix24 должна была стать объектом затрат в ERP. Нужно было обеспечить корректную интеграцию двух систем, так чтобы структура задач из Bitrix24 — проекты, этапы и отдельные задания — формировалась в ERP как полноценная иерархия.

Дальше стояла задача разработать методику расчёта себестоимости: распределять фонд оплаты труда пропорционально времени сотрудников по задачам, учитывать накладные расходы и привязывать материальные затраты. На базе этих данных следовало построить управленческие отчёты, где можно было бы видеть себестоимость и прибыльность проектов, а также загрузку сотрудников.

Решение. Мы предложили подход, в котором каждая задача в Bitrix24 автоматически превращалась в объект затрат в ERP. В системе появился отдельный документ «Позадачный учёт расходов», куда стекались все данные о времени и ресурсах.

Интеграция позволила наладить обмен задачами, временем и статусами. Когда в Bitrix24 создавалась новая задача, она тут же появлялась в ERP. Фиксируемое сотрудниками время попадало в регистр трудозатрат, а фонд оплаты труда распределялся автоматически — пропорционально вложенным часам. Для накладных расходов были заданы разные варианты правил: проценты от фонда оплаты труда, распределение по времени или фиксированные коэффициенты. Материальные расходы также можно было отнести на задачи с помощью стандартных документов ERP.

На основе этого расчёта появилась полная картина себестоимости. Каждая задача стала включать фонд оплаты труда, материалы и накладные, а суммарно формировалась себестоимость всего проекта. Дополнительно система позволила учитывать продажные цены задач и проектов, что открыло возможность сравнивать затраты с доходами.

В ERP были настроены отчёты: «Себестоимость задач» с детализацией до каждого объекта, «Прибыльность проектов», отчёт по загрузке сотрудников в разрезе задач и план-факт анализ.

Результаты для клиента. Компания впервые получила полную прозрачность: стало видно, сколько стоит каждая задача, этап и проект. Финансовая аналитика вышла на новый уровень — появилась возможность сравнивать плановую и фактическую себестоимость и принимать решения на основе реальных цифр. Распределение фонда оплаты труда стало точным и адресным: зарплаты теперь учитывались не в среднем по компании, а по конкретным задачам и проектам.

Главное — удалось связать операционный и финансовый контур. Задачи, которые сотрудники выполняли в Bitrix24, теперь напрямую влияли на управленческие отчёты в ERP. Это дало руководству инструмент для оценки прибыльности проектов и эффективного управления ресурсами.

Что получает бизнес, если автоматизирует учёт трудозатрат

• Честная себестоимость по проектам и услугам.
• Понимание, куда уходят ресурсы.
• Прозрачное распределение фонда оплаты труда.
• Решения на цифрах, а не на догадках.

Внедрите автоматический учёт трудозатрат в 1С: начните видеть загрузку сотрудников и себестоимость проектов по проектам и заказам. Начните с консультации! Покажем, какие отчёты вы сможете получить за месяц. Можете связаться с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

---

Эти ссылки мы отобрали для вас вручную:
— Учёт трудозатрат
— Нормочасы ремонта автомобилей в автосервисе
— Нормы списания в стоматологии
— Автоматизировали сервисный центр
— Консультации по автоматизации управленческого учёта