Перенести компанию на удаленку и что делать с отчетами о проделанной работе

Привет, это Алексей Баранов. Нам в рубрику вопрос-ответ пришёл вопрос про удалёнку. Расскажу свой опыт, как наши сотрудники годами работают на удаленке, как мы составляем отчет о проделанной работе, и как мы помогаем нашим клиентам переходить на удаленку. 

Привет! Я давно подумывал о том, чтобы перевести сотрудников на удалёнку, а тут кризис, пандемия — лучшего шанса, пожалуй не будет! Расскажите как лучше перейти, что нужно учесть?

Я отвечу как стратег Интерлогики и как человек, который уже 10 лет сам работает на удаленке и всё это время помогает клиентам, и прежде всего руководителям перейти на удалёнку.

Есть два варианта перейти на удаленку: скорый и правильный. 

Скорый вариант перехода на удаленку

Если бы в январе-февраля 2020 ко мне пришли с запросом: «Переведите компанию в режим удалённой работы» — я бы предложил другой план перейти на удаленку. 

Грамотный перевод подразделения на дистанционную работу для небольшой компании занимает 3 - 6 месяцев. Тут всё: юридические вопросы, бухгалтерские, вопрос управления проектами и самое главное — обучение людей принципам согласования целей и развития ответственности. Так люди будут работать, даже если до этого люди никогда не сидели и не работали дома, а там сотрудника «атакует» холодильник, чайник и дети.

Как перейти на удаленку быстро, буквально за два дня 

Печальный факт — чтобы выжить, придётся работать, как папа Карло. Кажется, что для маленьких компаний самое проблематичное «как получить от сотрудников тот же результат, как от их работы в офисе».

Проблема вот в чем. Грамотный руководитель знает, что не в контроле счастье. В офисе, есть обманное чувство контроля сотрудника — вот перед твоими глазами сидит сотрудник и потеет над задачей. Какой молодец. Дома — не видно. Зато сразу видно сделал он результат или продолабал. Обе эти ситуации никак не помогают менеджеру получить результат ко дню Х. И там и там можно накосячить. Поэтому, вот мой совет. 

Действуем быстро и без паники

Немедленно делаем то, без чего работа встанет, остальное причешем потом. Указываем сотрудника «что им придется работать дома, договор переоформим потом».  Времени на нежность, самопроверки нет совсем!

Шаг 1. Разбираемся в техническом оснащении

Это то, без чего работать не получится. Составьте список критических для вашей компании приложений и сервисов. Можно попросить каждого сотрудника написать, какими программами, документами и сервисами он пользуется в работе. В нашей практике получается что-то вроде:

• 1C,
• Google документы, таблицы, презентации,
• Электронная почта;
• CRM система, мессенджеры;
• Телефония;
• Хранилище на сервере с коммерческими предложениями и другими документами;
• Трекер задач. Если у вас его нет, то придётся выбрать какой-нибудь, чтобы ставить задачи и следить за исполнением,

Далее вам понадобится технарь, который организует для дистанционных пользователей. Наши специалисты разворачивают все сервисы для домашних пользователей за 2 дня, когда речь идёт про компанию из 10 человек.

Не забудьте про безопасность данных и подключения. Случайно слить базу конкурентам или дать доступ к телефонии случайным людям — плохой ход.

Этот шаг можно сделать быстро и недорого. В результате у каждого сотрудника появится возможно работать где угодно точно так же как и в офисе. Вооружите его данными и средствами связи. Теперь на этом будет держаться наш мир.

Шаг 2. Организация

Теперь сотрудникам есть с чем работать дома. Но они же давно не смотрели сериалов, не играли с котом, и вообще, воспринимают происходящее, как прибавку к отпуску. Если ваши сотрудники не такие, можете дальше не читать — у вас и так всё хорошо. Для остальных я расскажу про организационный дизайн.

Прояснить мотивацию к труду. Организационные терапевты это называют миссией и согласованием по ценностям. В нашей ситуации, чем проще тем ценнее. В идеале каждый должен ответить на вопрос: Зачем я работаю в своей компании? Вы должны ответить на вопрос: Зачем компания работает в принципе?

И все вместе: Как то что делает каждый помогает ему лично и компании достигать своих целей?

Все ответы стоит записать и донести до каждого сотрудника.

Очертить зоны ответственности. За пару недель вы сможете договориться с каждым сотрудником, за какие задачи он отвечает, какие процессы контролирует и что является результатом его труда. Если не получилось это сделать раньше, теперь договариваемся по скайпу. Письменно зафиксируйте эти договоренности. Чем подробнее, тем меньше потом будет споров.

Ставить задачи и контролировать их исполнение. Начинаем работать из дома! Выяснится, что некоторые сотрудники «недорабатывают», чтобы минимизировать вред от этого, ставьте задачи в трекере, календаре, или в мессенджерах. Назначьте дедлайны для каждой задачи. Руководители должны проверять результат задачи, когда у неё истекает срок и давать обратную связь исполнителю.

Потребуйте у каждого сотрудника присылать вам ежедневно, после окончания работы «Отчёт о проделанной работе», можно в свободной форме, можно шаблонизировать. Вам не обязательно их читать, но обязательно контролируйте, чтобы каждый прислал. Порядок складывается из мелочей.

Организационный дизайн — дело неторопливое. В обычных условиях такая перезагрузка коллектива занимается 6 — 12 месяцев. В условиях резкого переходя, вам шаг за шагом придётся договариваться с командой и двигать компанию вперёд. Если где-то возникнут сложности, зовите на помощь. Эти культурные изменения особенно пригодятся вам, когда карантин закончится.

Шаг 3. Латаем дыры

Предлагаемый план прост и надёжен! Но я уверен, что у вас что-то пойдёт не так.

Слишком много обстоятельств сошлись воедино и никто не в силах предсказать, куда повернётся жизнь. В таких условиях главное сохранять оптимизм и веру в дело. Рабочее место предпринимателя в ближайшие несколько месяцев будет напоминать старую игру «Ну, погоди».

Что с отчетами о проделанной работе на удаленке 

Первое время достаточно потребовать от сотрудников присылать в общерабочий чат или в личку «план на день» и «сделано за день». Если делать вслепую, то это попахивает микро-менеджментом и в этом мало самоорганизованности. Однако, в этом вы можете найти точки обсуждения с командой, чтобы они сами определяли «что им надо сделать, чтобы двигать компанию к цели». 

Ещё раз, их необязательно читать, зато обязательно проверять, чтобы все прислали. 

Затем, используя таск-менеджер можно организовать дашборды каждому сотруднику и отчеты по каждому сотруднику. И оставить только те собрания, которые у вас приняты: еженедельные, ежедневные, по проектам и так делее. Например, Илья, наш контентный маркетолог, давно перенес задачи в Тудуист, время собирает через Тметрик, а все данные автоматизировал через Гугл Дата Студио и настроил автоматическую отправку сообщений в чат, сразу видно что планировал, что сделано, что не сделано, сколько времени потратил на работу.  

---

👉 Собираетесь перевести компанию на удалёнку? Приходите к нам на консультацию, мы подскажем с чего начать и как перенести компанию с минимальными  потерями, записаться можно через телефон +7 (495) 764 83 81 или телеграм @Interlogik

---

Что ещё
Это был совет по переносу удалёнки в условиях «когда всё горит», также вам, может быть, будет  интересным статьи про:
— Как сохранить сроки проекта и почему они растягиваются
— Как доводить дела на удалёнке
— Консультации по автоматизации управленческого учёта 
— Читать «Маркетолог связался с автоматизаторами»