Как мы устанавливаем дедлайны проектов, при работе с подрядчиками

Привет, это Анатолий Никулин. Нам в рубрику вопрос-ответ пришёл вопрос-жалоба, подрядчики пропадают и как им ставить дедлайны?

Расскажите как работать с техническими специалистами на удалёнке? Перебрал пару десятков специалистов, практически все косячат с исполнительностью, сроками и пропадают из связи.

Сразу раскрою секрет, чтобы подрядичики не пропадали недостаточно установить дедлайн, нужно поставить пять сроков сдачи

Если подрядчик сраывает второй или третий дедлайн — у вас есть шансы, найти другого исполнителя или отменеджерить процесс так, чтобы ничего страшного не произошло.

Я со своей командой много работаю с подрядчиками, в частности, с разработчиками 1С. Каждый месяц заказываем выполнение технических задач, примерно 10 штук в месяц.

У нас тоже, в работе с подрядчиками встречается — согласовали задание, сроки, цену, ударили по рукам и... потерялся человек. Не отвечает, не пишет, скидывает звонки.

То что человек «слился» не страшно, но срыв задач и сроков — нетерпим, чтобы подхватить задачу от пропавшего, нужно вовремя «вспомнить». В своих отношениях с подрядчиками мы установили – 5 контрольных дат к каждой задаче.

Возможно наши советы пригодятся и вам. Чем раньше вы прекратите работать с недобросовестным подрядчиком, тем лучше для вас, вовремя среагируете, сделаете хорошее дело. Если подрядчик проваливает дедлайн – в ЧС и больше с ним не работаем (конечно, есть человеческий фактор, вроде 10 раз работали с ним, всё нормально было, а тут пропал, но такое у нас за 15 лет было маловато).

Первый дедлайн: подрядчик оценивает, стартует и ставит дедлайны

Формальный срок начала решения задачи. Этот чек-пойнт проходят все 😀

Второй дедлайн: реальный старт начинается работа

Дата когда подрядчик реально начнёт что-то делать: задаст вопросы консультанту, покажет часть наработок. Мы честно спрашиваем, когда будет эта дата, чтобы планировать, и загрузку своих специалистов, и получить адекватный ответ о начале работ.

Третий дедлайн: половина

«Пинг» подрядчика, расчётная половина от реального старта работ, вот тут у подрядчика уже должны быть наработки при нормальном распределении объёма работ, обязатлеьно возникают дополнительные вопросы и понимание, что он успевает или нет, нужно ли передоговориться по срокам, бюджету и объёму работ. Если со стороны подрядчика ничего не происходит, с нашей стороны «горит» красный огонёк, мы можем спросить «Как дела с проектом?».

Третий и три четверти дедлайн

Это приём работ от подрядчика за один или несколько дней, дедлайн, который реально идёт перед формальным дедлайном. Многие про него забывают. На этом этапе разбираемся что и как сделано. Даём шанс исправить очевидные косяки.

Четвёртый дедлайн: формальный

Формальный дедлайн по сдаче подрядных работ. Работа к этому времени должна быть выполнена подрядчиком, осуществлена проверка и приём с нашей стороны.

По моему опыту ребята любят кинуть в день дедлайна в 23:59:59 тебе сообщение: «Всё, проверяйте!», а там просто трэш, первый же тест валится в ошибки, половина задания вообще не сделана, ты пишешь про ошибки и нюансы, а сроки сдачи горят, и ты горишь, и проект горит.

Пятый дедлайн: реальный дедлайн

Дедлайн по сдаче работ нашими специалистами консолидированного решения с интеграцией в учётную систему Заказчика, инструкциями, тестами и демонстрацией работ.

Подытожим, как ставить дедлайн

Сразу отказываемся от концепции одного дедлайна в последний день.
Вместо этого у вас должно быть 5 дедлайнов. Например, вы договорились с подрядчиком сделать разработку выводящую небольшую панель индикаторов по одному критерию, подрядчик утверждает, что ему надо 3 недели на это. Допустим со сроками и деньгами все ок. Делим эти 3 недели на 5 промежуточных сроков.

В первые же два дня подрядчик задает вопросы — хорошо. Если не задает — бьем тревогу.
Затем подрядчик стартует работу. Если на 4ый день подрядчик не стартовал — у нас есть шанс найти нового подрядчика.
Затем третий срок, который должен случиться где-то на 5-6 дне работы, а в нашем простеньком примере и раньше. Здесь уже есть какие-то наработки, исполнитель покажет черновики. Если черновиков нет, срочно останавливаем работу и разбираемся.
Исполнитель готов сдавать работу, уже все готово и можно тестировать! Многие подрядчики ошибочно полагают, что сдал код — работа сделана. В реальности, еще придется поработать, чтобы продукт заработал и устроил всех.
Реальный дедлайн, на этом этапе заказчик подписывает акт и программа в доработку не возвращается.

P.S. Проблема в мелких или разовых задач на пару часов или дней в том, что в них работу с этими датами сложно организовать. Работы по контролю больше, чем пользы, тут лучше доверить мелкие задачи проверенным исполнителям.

👉 Мы можем помочь с менеджментом проектов так, чтобы соблюдались все сроки и без перерасхода бюджета, для этого приходите на консультацию, чтобы узнать всё важное за 2-3 часа. Записатсья на консультацию можно через телефон +7 (495) 764 83 81 или телеграм @Interlogik

Это был совет про дедлайны, рекомендуем прочитать:
— Как руководителю преодолеть страх и заработать на нём
— Страхи, которые мешают собственнику избавиться от рутины
— Правила успешной автоматизации
— Консультации по автоматизации управленческого учёта

Анатолий Никулин