Сотрудники воруют на работе в том случае, если уверены, что не попадутся. А вот прозрачный учёт обезопасит компанию от краж!
👋 Привет! Меня зовут Алексей! Я руковожу Интерлогикой, и мы занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik
Кражи будут, если есть чувство «нет контроля, не заметят!» Автоматизированный учёт — избавляет сотрудников от этого чувства, ведь любая самая мелкая недостача будет заметна. Обмануть «машины» не получится! А вот простая установка камер видеонаблюдения — тема гиблая. Никто не отсматривает десятки камер 24/7. Можно поставить компьютерное зрение, но в ближайшие 5-10 лет — это не самая доступная технология.
В нашей практике к нам редко приходят с запросом «помогите, сократить кражи». Это из-за того, что морально тяжело признавать, что вот этот вот человек, который ты видишь каждый день — обманывает. Практически в каждом кейсе, где аудиторы или камеры выявляли воров — руководители говорят, что-то в духе «Я не могу поверить! Я думал мы команда!»
Поэтому компаниям, сначала нужно «настроить организационную культуру». А затем переходить к предотвращению краж.
Кстати, мы топим за то, чтобы создавать системы предотвращения краж, а не непосредственной борьбы с воровством на работе! Как правило, воровство работает как высоко-заразный вирус! То есть достаточно «допустить» одну мелкую кражу и воровство в крупных размерах окутает компанию за короткий срок. Поэтому часто, когда находят воришку — обновляют весь штат.
Поделим таких сотрудников на три категории:
— воруют так, чтобы было незаметно: десяток листов, килограмм сахара из большой коробки, набирают моющее средство в губки и губку выносят домой. Главная проблема такого воровства — нормализация. Такого рода воровство, зачастую даже не воспринимается, как воровство! Оно подталкивает других сотрудников делать то же самое. Ещё такими кражами, как правило, никто не занимается, недостача списывается на убытки или «мыши погрызли», что приводит к «смелости для следующих действий». То есть больше сотрудников будут воровать в больших объёмах.
Обманщики покупателей — это люди, которые работают с кассой и наличностью, они придумывают различные схемы обмана. Часто влияют и на учётную политику. Достаточно популярная тема — привозят мороженую курицу, скажем 100 кг. В программу записывают 100 кг. Сотрудники добавляют воды и курицы становится 105 кг. В масштабах партии — незаметно. Продают все 105 кг по полной цене. Чеки не бьют. В программу заносят деньги так, чтобы цена сошлась с продажами 100 кг. Денежную разницу оставляют себе. Главная проблема этой категории — системность, нормализация и подрыв репутации. Во-первых, они, как правило, действуют везде и сразу, то есть не ограничиваются только курицей! Во-вторых, быстро и сильно наглеют. Но такие кражи проще всего исправить автоматизированным товарным учётом.
Взяточники — обычно это те, что отвечают за закупку товаров за откат. Они воруют в больших объёмах и их махинации сложнее обнаружить.
Практически все типы воровства можно предотвратить с помощью автоматизации учёта, который сделает сам учёт и бизнес-процессы прозрачными! Так, что и сотрудники и менедежеры могут сразу увидеть всё: подозрительно быстро заканчивающая фейри, недостача сахара, неожиданно возросший уровень жалоб, снижение KPI, психологический климат, разницу между обычными ценами закупки и нашими и так далее.
При необходимости, можно даже собрать панель руководителя, которая сообщит о том, что нужно провести расследование, так как возможно воровство!
Вы все эти способы наверняка знаете! Сначала мы изучаем причины воровства, а они не всегда материальны. Затем придумываем «как сгладить углы».
Причины воровства:
Это косвенные способы, так как напрямую они ни на что не доказывают, и зачастую не указывают на кого-то! Но на основе них можно собрать «панель руководителя по предотвращению воровства» и если больше чем Х пунктов выполняется, значит надо разбираться.
Часто точки общепита открываются без технологических карт, особенно шашлычные-кафе-столовые. Это открывает поварам простор для возможностей, который будет заметен при инвентаризации, отчётах выручки!
Как бывает при отсутствии карт? Сотрудники сообщают «заканчиваются продукты». Производится закупка. Товар привозят — не взвешивают. Когда интересуются «что-то много уходит», вешают лапшу: брак, списание, просрочка, пока готовили с новыми продуктами, сожгли и т.д.
С технологическими картами чётко видно: положено на шаурму — 20 грамм соуса, за день продают около 150 порций, значит в день уходит около 3 кг соуса, а за месяц — 90 кг. Если цифры не бьются — или перерасход на порцию, или, что вероятнее, продали больше шаурмы, но продажу не забили в кассу.
Как происходит? Клиент платит наличкой, а кассир на кассе пробивает «картой». Деньги, естественно, прикарманивает. Такое часто бывает в кофейнях, например. Чек у клиента есть. Но из-за эквайринга, «реальные» деньги появятся позже.
Ежедневная сверка и официальное трудоустройство — исправляет ситуацию.
Бухгалтерские схемы — самые хитрые. Вот, например, бухгалтер может присваивать премии себе, а для руководителей и сотрудников готовить разные бумаги. Такое достаточно сложно обнаружить, даже аудиторам. Нужно ведь разбивку по сотрудникам делать!
Разумнее разделять зоны ответственности, один на ведомостях, другой на начислении. Можно периодически менять сотрудников. Но это для богатых. А ещё можно настроить прозрачную систему KPI, при которой, каждый сотрудник может увидеть собственные зарплаты и премии.
Как бывает? Сотрудники постоянно просят докупить «печенье-ручки». И постоянно уносят домой. Кража мелкая, но так как постоянно просят докупить — то расходы на эти вещи могут вырасти в кратное количество раз, без увеличения оборота и штата!
Запланируйте бюджет и контролируйте его. Исчерпали на месяц? А сотрудники вновь приходят? Так и говорите «Простите ребят, на этот месяц бюджет закончился. Если нужно, можно купить за свой счёт, я возмещу в следующем месяце!»
Эти ссылки для дополнительного чтения мы отобрали вручную!
— Как провести частичную инвентаризацию
— Калькуляция блюд и учёт продуктов
— Как грамотно пополнять запасы
— Панель индикаторов для руководителя
— Консультации по автоматизации управленческого учёта .