Сотрудники воруют на работе? Как бороться с помощью учёта

Сотрудники воруют на работе в том случае, если уверены, что не попадутся. А вот прозрачный учёт обезопасит компанию от краж!

👋 Привет! Меня зовут Алексей! Я руковожу Интерлогикой, и мы занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik

Кражи будут, если есть чувство «нет контроля, не заметят!» Автоматизированный учёт — избавляет сотрудников от этого чувства, ведь любая самая мелкая недостача будет заметна. Обмануть «машины» не получится! А вот простая установка камер видеонаблюдения — тема гиблая. Никто не отсматривает десятки камер 24/7. Можно поставить компьютерное зрение, но в ближайшие 5-10 лет — это не самая доступная технология.

Руководители, как правило, не хотят признавать, что сотрудники воруют на работе

В нашей практике к нам редко приходят с запросом «помогите, сократить кражи». Это из-за того, что морально тяжело признавать, что вот этот вот человек, который ты видишь каждый день — обманывает. Практически в каждом кейсе, где аудиторы или камеры выявляли воров — руководители говорят, что-то в духе «Я не могу поверить! Я думал мы команда!»

Поэтому компаниям, сначала нужно «настроить организационную культуру». А затем переходить к предотвращению краж.

Кстати, мы топим за то, чтобы создавать системы предотвращения краж, а не непосредственной борьбы с воровством на работе! Как правило, воровство работает как высоко-заразный вирус! То есть достаточно «допустить» одну мелкую кражу и воровство в крупных размерах окутает компанию за короткий срок. Поэтому часто, когда находят воришку — обновляют весь штат.

Категории «воров» в компании и чем они вредят

Поделим таких сотрудников на три категории:

• мелкие,
• обманщики покупателей,
• взяточники.

Мелкие — воруют так, чтобы было незаметно: десяток листов, килограмм сахара из большой коробки, набирают моющее средство в губки и губку выносят домой. Главная проблема такого воровства — нормализация. Такого рода воровство, зачастую даже не воспринимается, как воровство! Оно подталкивает других сотрудников делать то же самое. Ещё такими кражами, как правило, никто не занимается, недостача списывается на убытки или «мыши погрызли», что приводит к «смелости для следующих действий». То есть больше сотрудников будут воровать в больших объёмах.

Обманщики покупателей — это люди, которые работают с кассой и наличностью, они придумывают различные схемы обмана. Часто влияют и на учётную политику. Достаточно популярная тема — привозят мороженую курицу, скажем 100 кг. В программу записывают 100 кг. Сотрудники добавляют воды и курицы становится 105 кг. В масштабах партии — незаметно. Продают все 105 кг по полной цене. Чеки не бьют. В программу заносят деньги так, чтобы цена сошлась с продажами 100 кг. Денежную разницу оставляют себе. Главная проблема этой категории — системность, нормализация и подрыв репутации. Во-первых, они, как правило, действуют везде и сразу, то есть не ограничиваются только курицей! Во-вторых, быстро и сильно наглеют. Но такие кражи проще всего исправить автоматизированным товарным учётом.

Взяточники — обычно это те, что отвечают за закупку товаров за откат. Они воруют в больших объёмах и их махинации сложнее обнаружить.
Практически все типы воровства можно предотвратить с помощью автоматизации учёта, который сделает сам учёт и бизнес-процессы прозрачными! Так, что и сотрудники и менедежеры могут сразу увидеть всё: подозрительно быстро заканчивающая фейри, недостача сахара, неожиданно возросший уровень жалоб, снижение KPI, психологический климат, разницу между обычными ценами закупки и нашими и так далее.

При необходимости, можно даже собрать панель руководителя, которая сообщит о том, что нужно провести расследование, так как возможно воровство!

Стандартные способы найти воров

Вы все эти способы наверняка знаете! Сначала мы изучаем причины воровства, а они не всегда материальны. Затем придумываем «как сгладить углы».

Причины воровства:

• «Зарплаты ниже рынка». Контролируйте настроение сотрудников, их «довольность», текучку, и KPI. Если сотрудники «довольны», а KPI точки падают — есть риски.
• Месть начальнику. Обнаружить достаточно сложно, но можно регулярно проводить анонимные опросы «довольны ли менеджментом».
• Личные проблемы сотрудников: от тяжёлой финансовой ситуации и алкоголизма до клептомании. Такое достаточно сложно и дорого диагностировать, признаваться о таком в нашем обществе не принято, да и помогать таким, до тех пор, пока сам человек не признает проблемы — не имеет смысла. Обычно тут можно работать с корпоративным психологом, но удовольствие не для всех.
• «Неуверенность в будущем», а отсюда желание «сделать запасы». Проще говоря, если сотрудники чувствуют, что их без лишних слов уволят — они готовы делать запасы, потому как «какой смысл». Предотвратить это можно HR-методами: официальное трудоустройство, гарантированные выплаты по сокращениям и так далее.
• Копирование коллег, это тот случай, когда воровство уже расцвело. Обычно тут говорят про установку видеонаблюдения, но на самом деле поздно!

Как обнаружить, что сотрудники воруют на работе

Это косвенные способы, так как напрямую они ни на что не доказывают, и зачастую не указывают на кого-то! Но на основе них можно собрать «панель руководителя по предотвращению воровства» и если больше чем Х пунктов выполняется, значит надо разбираться.

• KPI предприятия падают, планы не выполняются. При этом сотрудники довольны.
• Рабочий климат изменился — напряжение, подозрительность, «уход в себя», скрытные телефонные разговоры, повышенная нервозность и так далее.
• Частые переработки, снижение продуктивности.
• Возросшая активность сотрудников, особенно в области напрямую не связанной с его деятельностью.
• Рост расходов магазина: списание, бой, естественный потери.
• Рост жалоб со стороны клиентов: обвешивание, низкое качество продукции, отсутствие чеков.
• Поставщики настаивают на работе с определённым сотрудником.
• Отказ от отпуска (кстати, есть много кейсов, когда воровство раскрывается именно во время отпуска сотрудника).
• Нежелание проводить инвентаризацию, в том числе и частичную.

Сотрудники воруют в общепите? Нужны технологические карты

Часто точки общепита открываются без технологических карт, особенно шашлычные-кафе-столовые. Это открывает поварам простор для возможностей, который будет заметен при инвентаризации, отчётах выручки!

Как бывает при отсутствии карт? Сотрудники сообщают «заканчиваются продукты». Производится закупка. Товар привозят — не взвешивают. Когда интересуются «что-то много уходит», вешают лапшу: брак, списание, просрочка, пока готовили с новыми продуктами, сожгли и т.д.

С технологическими картами чётко видно: положено на шаурму — 20 грамм соуса, за день продают около 150 порций, значит в день уходит около 3 кг соуса, а за месяц — 90 кг. Если цифры не бьются — или перерасход на порцию, или, что вероятнее, продали больше шаурмы, но продажу не забили в кассу.

А для работников кассы необходимо ежедневно сверять чеки

Как происходит? Клиент платит наличкой, а кассир на кассе пробивает «картой». Деньги, естественно, прикарманивает. Такое часто бывает в кофейнях, например. Чек у клиента есть. Но из-за эквайринга, «реальные» деньги появятся позже.

Ежедневная сверка и официальное трудоустройство — исправляет ситуацию.

Не доверяйте всё одному сотруднику, особенно бухгалтеру

Бухгалтерские схемы — самые хитрые. Вот, например, бухгалтер может присваивать премии себе, а для руководителей и сотрудников готовить разные бумаги. Такое достаточно сложно обнаружить, даже аудиторам. Нужно ведь разбивку по сотрудникам делать!

Разумнее разделять зоны ответственности, один на ведомостях, другой на начислении. Можно периодически менять сотрудников. Но это для богатых. А ещё можно настроить прозрачную систему KPI, при которой, каждый сотрудник может увидеть собственные зарплаты и премии.

План-факт для бюджета

Как бывает? Сотрудники постоянно просят докупить «печенье-ручки». И постоянно уносят домой. Кража мелкая, но так как постоянно просят докупить — то расходы на эти вещи могут вырасти в кратное количество раз, без увеличения оборота и штата!
Запланируйте бюджет и контролируйте его. Исчерпали на месяц? А сотрудники вновь приходят? Так и говорите «Простите ребят, на этот месяц бюджет закончился. Если нужно, можно купить за свой счёт, я возмещу в следующем месяце!»

---

👉 Хотите сделать так, чтобы сотрудники не воровали? Обращайтесь к нам, мы наведём порядок в учёте, автоматизируем бизнес и больше ни одна часть ТМЫ не пропадёт! Для этого приходите к нам на консультацию, или сразу свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik

---

Эти ссылки для дополнительного чтения мы отобрали вручную!
— Как провести частичную инвентаризацию
— Калькуляция блюд и учёт продуктов
— Как грамотно пополнять запасы
— Панель индикаторов для руководителя
— Консультации по автоматизации управленческого учёта .