Журнал

Качества финансового директора стоматологии: как найти идеального кандидата и автоматизировать учёт

Финансовый директор стоматологии — это ключевая фигура, которая превратит хаотичный поток денег в прозрачную систему. Попробовал рассказать, через историю уставшего от кассовых разрывов и непонятных убытков Альберта, как найти хорошего финдира, навести порядок в учёте и как автоматизировать его работу.

👋 Привет, это Алексей! Стратег по проектам автоматизации в Интерлогике! Если будут вопросы по подбору финдира или другие вопросы — пишите в телеграм @interlogik

Ситуация: Альберт — собственник стоматологии. С одной стороны вроде бы всё хорошо: клиенты приходят, оборудование современное, врачи работают. Но! Стабильной прибыли нет, деньги «утекают»: кассовые разрывы, налоговая требует отчёты, непонятные убытки. Финансовый хаос.

Проблема не в отсутствии пациентов, а в неправильном управлении ресурсами, финансами. Исправить это может человек обладающий компетенциями финансового директора. В общем, специалист, который превратит ваш бизнес в прозрачную и прибыльную систему.

Попробуем разобрать, как Альберту найти такого человека? Какие качества для него критичны? И, главное, как автоматизация учёта и бизнес-процессов может ему помочь.

В этой статье разберём:
– зачем стоматологии и Альберту нужен финдир;
– что за компетенции у него должны быть;
– алгоритм перехода клиники от ручной аналитики к автоматической.

Зачем стоматологии финансовый директор?

Альберт (владелец стоматологии) часто берёт на себя всё — от закупок до анализа прибыли. Но стоматология — это не просто бизнес, это многофакторная финансовая система, где каждая ошибка обходится дорого.

Альберт часто сталкивается с:
— непрозрачный доход и «пропадающие» деньгами — вроде каждый день есть поступления в кассу, но планировать доходы сложно, постоянно хочется увеличить поток пациентов, а свободных средств всё равно нет.
– непонятная рентабельность и нет понимания маржинальности — какие услуги приносят прибыль, а какие работают в ноль или даже в минус?
– резкие кассовыми разрывами — обнаруживается, что завтра нужно платить зарплату, а денег в кассе нет.
– сложности с отчётностью — чтобы собрать отчёт для налоговых проверок, приходится работать ночами.
– ночует на работе — Альберту часто приходится работать по ночам, чтобы сделать всякую операционку.

Финансовый директор берёт эти проблемы под свой контроль. Вот что меняется с его появлением:
– учёт станет прозрачнее и точнее и понятнее, он сделает отчёты понятными для вас, а не для бухгалтерии и налоговиков,
– появится бюджетирование, это избавит от кассовых разрывов,
– оптимизирует расходы — найдёт куда уходят деньги, откуда появляются, предложит варианты лучшего перераспределения финансовых потоков.
– будет понятна реальная рентабельность по услугам,
– контролируется дебиторка.

👉 Важно! финансовый директор — не бухгалтер! И бухгалтер не может выполнять задачи финдира.

Пример из практики: в клинике «УралДент» (из наших кейсов) финдир сократил убытки на 25% за полгода. Как? Выявил, что:
– 15% расходов шло на избыточные закупки материалов.
– 20% выручки «зависало» в дебиторке (пациенты не доплачивали за долгосрочное лечение).

Каким должен быть идеальный финансовый директор для стоматологии?

Список хард и софт-скилов может быть разнообразным, но базовый пул такой:
– разбирается в стоматологии;
– стратег;
– лидер;
– аналитик и автоматизатор.

Разберём эти пункты подробнее.

Стоматологическая специфика — это, на самом деле, самый неприоритетный пункт. Погрузиться в специфику финдир сможет бысть, просто нужно быть готовым, что на одну услугу приходится списывать десятки материалов по сотым грамма, и без знания этих особенностей не посчитаешь цены на услуги. Но опыт всё таки поможет.

Быть стратегом, а не бухгалтером. Стратегическое и критическое мышление очень поможет (бухгалтер должен быть душным и точным). Именно стратег сможет определить «куда вкладывать деньги» и «почему именно столько вложиться в маркетинг». Он поймёт, как долго и за счёт чего сформируется финансовая подушка. И сделает много других полезных вещей.

Лидер и руководитель. Ни один человек не может всё. Хороший финдире — это управленец, а не исполнитель. Управлнцы должны знать свои слабые стороны и уметь их как-то компенсировать.

Например, финдиры часто должны отвечать за «контроль дебиторки». Не все финдиры готовы звонить «должникам», да им и не нужно. И он сможет автоматизировать систему учёта клиентов, оплат и организовать администраторов и кураторов лечения так, чтобы они выполняли роль позвоночника.Подробнее можете найти в нашей статье «Автоматизация работы с дебиторской задолженностью или кто такой позвоночник».

Аналитик. Умение работать с цифрами и делать правильные выводы базовое требование к финансовому директору. Именно благодаря этому финдир построит отчёты, настроить систему KPI, подготовится к проверкам и снизит налоговые риски. Аналитика поможет понять, почему ортопедия даёт больше прибыли, чем терапия, даже если пациентов там меньше.

Благодаря аналитике можно посчитать, сколько будет стоить автоматизация управлеческого учёта и сколько она будет окупаться. Мы, например,часто пишем, что автоматизация отчётов сокращает время на сбор цифр с 20 часов до 2 в неделю. Просто за счет настройки 1С. Это значит, что у руководителя будет больше времени на семью. Но сколько это в деньгах? Куда уходит выигранное время? Читателю не всегда понятно. Финансовый директор покажет картинку: «освободим время вот этих специалистов, это вот столько денег в зарплатах, а окупаться это будет вот столько».

Автоматизатор. Думаю сейчас любой финдир должен понимать, зачем и что можно автоматизировать. Собирать и нализировать в эксельке — буквально прошлый век. Хороший финдир знает ещё как экономить и собирать всё необходимую информацию сразу в 1С. В ней уже есть вся информация и не нужно экспортировать её в другую систему финансовой отчётности, чтобы построить финансовые отчёты в нужном разрезе.

Мыслит критически. Финдир не просто «следит за цифрами», а ищет причины проблем и думает в разрезе выгод для бизнеса:
– Почему рентабельность хирургического отделения упала?
– Какие услуги на самом деле убыточны?
– Как снизить риски кассовых разрывов?

Без глубого понимания этих навыков, Альберт, владелец стоматологии, получит красивые графики, за которыми нет реальных решений.

Как автоматизация упрощает работу финдира?

Ответ очень простой: автоматизация делает 90% рутинной работы и более 50% аналитической работы.

Что рекомендуем автоматизировать от А до Я:
— Учёт доходов и расходов — все платежи и расходы, больше никаких потерянных платёжек или оплат мимо кассы.
— Контроль дебиторки — система сам напомни должникам о долгаз за условные брекеты.
— Платёжный календарь — контролирует планируемые расходы, можно настроитиь так, чтобы он сам и заплатил после проверок или без.
— Анализ рентабельности услуг — покажет, что импланты выгоднее пломб.
— Панель индикаторов и дашборды KPI — настройте интерфейс так, чтобы моментально отслеживать ключевые показатели не только бизнеса, но и каждого сотрудника в отдельности.

Клиника «Белая радуга» сократила все расходы на 12%, просто подключив автоматический учёт материалов и настроив панели индикаторов. Каждый сотрудник видел свои показаетли, понимал «что можно сделать», чтобы достичь показателей. Всё это получилось после того, как наняли неплохого финдира на аутсорс.

Где искать такого специалиста?

С воронками найма в этой сфере есть свои сложности. Можно искать «ручками», перебирая сотни специалистов, а можно искать «обычными путями», через hh.ru или с помощью HR-агентств.

Я рекомендую сразу смотреть на его лидерские и стратегические наывки. Кандидаты которые слишком сосредоточены на «инструментальных» вещах, пользуются экселем и не задают вопросов «зачем вам финдир» — вам не подойдут. 100%.

Если что — запишитесь ко мне на личную консультацию, я помогу вам составить портерт кандидата, стратегию поиска и подскажу как искать кандидата, если чувствуете что здесь нужна помощь. Я на этом не специализируюсь, но с нашими клиентами мы много раз участвовали в подборе таких специалистов. Сможем помощь.

Можно ли обойтись без финдира?

Конечнно да! Мне кажется, что просто нужно понимать, что за последствия будут или в каких условиях можно без финдира:
- У вас 1-3 кресла, у вас есть 10+ часов в неделю, на учёт и его анализ.
- Вы разбираетесь в финансах и автоматизации. Для этого можно пройти различные курсы, в том числе и наш бесплатный ФиТО.
- Вы не планируете масштабироваться.

Но как только стоматология растёт — без финансового директора не обойтись.

Думаю, здесь уместно спросить: «Алексей, а что по деньгам? Сколько Альберту платить финдиру-то?» Тут зависит от формата и от того, когда вы читаете эту статью… но на конец 2024 года я бы сказал, что цифры такие:
– фултайм: от 120 000 ₽ в месяц.
– аутсорсинг: от 40 000 ₽ в месяц.
– проектная работа: зависит от проекта.

Но дешевле или дороже — не значит лучше. Тут слишком много нюансов. Точно знайте — хороший финдир окупается. А в клинике с автоматизированным учётом проблем вообще нет.

Адаптация финдира: оцениваем эффективность специалиста спустя 3 месяца

Ещё на собеседовании установите правила, критерии успешного прохождения испытательного срока. Какие показатели успеха должен выдать финдир за 3 и 6 месяцев.

Среди KPI должно быть:
– Уменьшение кассовых разрывов.
– Снижение необоснованных затрат.
– Доля дебиторки не выше 5–7%.
– Готовность отчетов без вашего вмешательства.
– Экономия времени собственника минимум 5 часов в неделю.

Естественно всё это должно быть учтено и в воронке найма. Если в вакансии предупредить будущего сотруднкиа об этих условиях, мы получим более качественных кандидатов в воронке найма.

Как сделать правильный выбор?

Идеальный финансовый директор для стоматологии — это гибрид аналитика, стратега и технолога. Он не просто считает деньги, а делает их больше.

Хотите найти такого специалиста? Звоните нам по телефону: +7 (495) 764 83 81 или пишите в телеграм @interlogik

Алексей Баранов

2025-03-03 11:17 Статья Автоматизация стоматологии и ЗТЛ Учёт финансов Финрезультат и отчёты