Ошибочно оценивать автоматизацию учёта и бизнес-процесса категориями «дёшево» и «дорого»! Ведь это инвестиция, которая должна повысить рентабельность бизнеса и, в конечном счёте окупиться.
Возможные причины, из-за которых бизнесы начинают автоматизацию бизнеса
Если управленческий учёт и бизнес-процессы автоматизированы, то их скорость увеличивается, затраты труда и себестоимость уменьшаются, оборот фирмы повышается. Все указанное — это денежные средства, в результате, автоматизация окупает себя и приносит доход.
Она даёт следующие выгоды:
Меньше расходов на зарплаты. Мы платим за важную и ключевую работу, а за «копировать — вставить» отвечают программы.
Быстро получаем точные и прозрачные отчёты. Не нужно тратить часы на сбор разных данных из разных мест.
Уменьшаем дебиторку.
прочее.
Насколько выгодна автоматизация процессов, на примере торговой сети магазинов продуктов питания с кулинарией
Покажем, как автоматизация некоторых процессов помогла торговой сети сэкономить. Характеристики кейса:
Срок эксплуатации 5 лет, дальше, по плану апгрейд.
Час работы пользователя — 700₽.
Автоматизировали и получили выгоду в часах и рублях:
Отдел продаж самостоятельно формировал отчёт по дебиторке, не обращаясь к «позвоночник». Это теперь занимает секунд 30. Сэкономлено 670 часов и 469 тысяч рублей.
Специалист расчётного отдела не разносит выписку, так как всё делает программа. Сэкономлено 600 часов и 420 тысяч рублей.
Подготовка документов на оплату. Сэкономлено 2 500 часов и 1,75 млн рублей.
Кроме того, есть и косвенные выгоды, которые трудно измерить вроде «повысилась точность работы«. Во-первых, сотрудники меньше переделывают, тот кто не раз переделывал свою работу знает, что от этого сильно расстраиваешься, что влияет и на психологический климат в коллективе, не говоря уже о тратах на бумагу. Во-вторых, руководители больше времени уделяют стратегическому управлению бизнесом, ведь отчёты можно получать быстрее и легче.
Способна ли автоматизация учёта и бизнес-процессов повысить рентабельность именно вашего бизнеса?
Если честно, я не знаю! Всё зависит от того, а какие есть проблемы в вашем бизнесе, которые вы планируете решать автоматизацией. Часто бывает так, что их можно решить быстрее, дешевле и без автоматизаторов! За полчаса-час консультации находили лучший вариант, что экономило кучу времени и ресурсов нашим клиентам.
В любом случае «Интерлогика», не гонится за «автоматизацией ради автоматизации», и на первое место в проектах мы ставим «наведение порядка». Ведь автоматизировав бардак, мы ускорим этот бардак в разы и только развалим бизнес!
Поэтому план действий примерно такой:
Выясняем проблемы бизнеса.
Формируем задачи и требования к автоматизации.
Считаем бюджет: сколько стоит, сколько займёт времени, какие есть скрытые платежи (к нам приходил клиент от коллег, те «забыли» посчитать расходы на сервера-компьюетры-сканеры, в результате, стоимость проекта выросла в два раза), и самое главное, «как именно» и «как долго» это всё будет окупаться.
Работаем.
Цели автоматизации
Уверен, вы сыты разговорами о правильном целеполагании. Простите меня, что я затрагиваю этот вопрос в очередной раз, но без этого никак! Когда кто-то говорит: «что-то ваш проект автоматизации дорогой», то проблема в продолбанных целях! О высокой стоимости говорят в 2-х ситуациях:
Когда задачи автоматизации отсутствуют. Ни одному человеку в компании неизвестно, какой конечный эффект они желают.
Когда отсутствует план окупаемости. Мысли о растратах, а не о вложениях, нет планов за счёт чего и за какой промежуток времени вложенные финансы возвратятся.
Когда бизнесмену известно, что он хочет получить в результате, он думает примерно так: «Посредством автоматизации я желаю снизить на 15 % запасы ТМЦ. Благодаря этому 4% кредитных платежей за факторинг будут сэкономлены, т. е. 40 тыс. руб. в месяц».
За счёт чего автоматизация окупается и рентабельность бизнеса повышается
Не все понимают, что именно может быть улучшено при автоматизации.
Точность учёта ТМЦ, а значит, меньше потерь и ошибок.
Учёт сырья в производстве: заказ будет рассчитан предварительно, а фактический расход материалов и трудозатрат проанализирован. Это делает расчёт себестоимости точнее и в сотни раз быстрее.
План-фактный анализ заказов. Так можно запланировать ежемесячные траты, что даст конкурентное преимущество.
Компания работает быстрее, за счёт возросшей скорости процессов бизнеса. Это напрямую влияет на скорость обслуживания, а значит, и на рост продаж.
Сокращение неликвидных запасов. Автоматизация учёта ТМЦ поможет обнаружить товар, лежащий на складе без дела. Во-первых, это поможет от него избавиться, а во-вторых, оптимизирует процесс пополнения ТМЦ.
Освободит руководителя. Самое ценное, что даёт любая автоматизация — руководитель перестаёт тратить время на «ерунду», а значит, появится больше времени на более важные стратегические вопросы и на отдых!
👋 Привет! Это автор статьи — Алексей Баранов! Я руковожу Интерлогикой, консультирую. Если планируете автоматизировать управленческий учёт, можете записаться на неё, позвонить по телефону +7 (495) 764 83 81 или написать в телеграм @Interlogik.