Журнал

Что нужно знать про автоматизацию автомоек на 1С

Собрали опыт Интерлогики с 2003 и рассказываем, как автоматизировать автомойку на базе 1С или другого программного решения. Короткий ответ: приходите к нам, мы сделаем, окупитесь от 6 месяцев до полутора лет. На выходе: выше операционная эффективность и все процессы прозрачны.
👋 Привет, это Алексей! Руководитель Интерлогики, стратег-автоматизатор и руководитель проектов автоматизации. Если есть вопросы, можете писать вопросы в телеграме @interlogik

Основное про автоматизацию автомоек

Прежде всего автоматизация — это оцифровка всех, повторяю, всех процессов учёта, которые происходят на автомойке. Цифры должны заноситься в систему абсолютно без участия человека, только компьютерами и роботами.
Записывать можно всё что угодно: от расхода шампуня на мытьё каждого автомобиля до подсчёта свободных мест на парковке и очереди к мойке. Когда у нас будут записаны все данные, мы сможем ими управлять и что-то с этим делать.
Как правило, эти вещи используют для того, чтобы бизнес развивался быстрее. Вот, какие плюсы от автоматизации автомойки:
  • Универсальная программа, в одном окне можно сделать почти всё что угодно. Не нужно «звонить», переключаться, вводить кучу логинов и паролей, искать и формировать отчёты. Всё есть внутри одной программы.
  • Лёгкое и быстрое создание мобильного приложения или чат-бота в мессенджерах.
  • Точный контроль и управление всеми процессами: учёт клиентов, финансов, транспорта, запасами и кадрами.
  • Высокая точность, скорость и надёжность по сравнению с альтернативами. Как результат выше эффективность всего учёта и компании. Сотрудники не занимаются тупой, рутиной и дешёвой работой, что ведёт к увеличению среднего чека.
  • Прозрачная и точная отчётность. Любые виды финансовых и управленческих отчётов будут доступны в два клика и где угодно.
  • Возможность удалённого управления бизнесом. Одна из главных проблем руководителя — сотрудники редко хорошо работают, когда руководителя нет в кабинете.
  • С системами автоматически формируемых отчётов и дашбордов не нужно сидеть в кабинете. Точнее, вы всегда будете видеть, кто и в какой момент залтурит, а значит можете моментально предупредить такого сотрудника. Также сможете наладить прозрачную систему KPI.

Общий алгоритм автомтизации автомойки — или как автоматизировать бизнес самостоятельно

У нас уже есть статьи «Что нужно знать про автоматизацию бизнеса» и «С чего начать автоматизацию своими силами». Прочтите их, чтобы лучше понимать методику работы. В этой статье даю только краткий обзор.
Вот алгоритм, который мы предлагаем вам:
  1. Аудит. Возьмите блокнот и выпишите в него все узкие места учёта, все бизнес-процессы, которые «подводят». Обратите пристальное внимание на: очередь, расчёт стоимости, управление запасами, расписание сотрудников.
  2. Цели. После того как собрали «узкие» места, формируем цель «а что собираемся изменить».
  3. Проектирование проекта изменений. Это разработка стратегии, дорожной карты, подбор команды и ролей.
  4. Выбор 1С. Изучаем доступные программные решения и выбираем то, что лучше подходит вашим задачам. Возможно, тут будут сложности из-за кучи технических нюансов. Можете позвать нас на небольшую консультацию.
  5. Разработка системы и интеграции. Разрабатываем архитектуру системы, пишем технические задания для программистов. Предусматриваем, что и с чем будем интегрировать? Кассы? Бухгалтерию? CRM?
  6. Интерфейсы. Дорабатываем 1С «индивидуально» под роли сотрудника. Например, руководителю пригодится дашборд, а линейным сотрудникам панели индикаторов.
  7. Обучение и тестирование. Проводим обучение сотрудников по работе с новой системой. Смотрим, насколько им комфортно работать в системе, что мешает, где есть элементы саботажа. И исправляем всё, что не помогает улучшить наши цели.
[панель ин для стоматологов = потом переделаем]

О наших кейсах

Мы автоматизируем управленческий учёт с 2003. За это время в нашем портфолио накопилось 14 автомоек, разного размера, с разной целевой аудиторией и формата. Всех их объединяло желание расти.
Я решил привести два примера, которые будут показательными проектами: сеть автомоек вип-обслуживания и мойки самообслуживания.

Сеть автомоек «Чистый город» — разработали программу лояльности

Задача: объединить всю информацию с 8 автомоек по городу в одну удобную управленческую базу, а также нужен был учёт клиентов для разработки программы лояльности.
Сам проект прошёл привычно, без сюрпризов. Наладили учёт, поставили программу, сделали отчёты. Разработали программу лояльности.
Потом, в ходе проекта, у заказчика появилось желание, сделать так, чтобы сетью автомоек можно было управлять удалённо. Для этого все процессы должны попадать в систему автоматически, у руководителей должны быть панели индикаторов, а сотрудники должны чётко видеть, как их работа влияет на показатели конкретно их автомойки и их зарплату, не только «отсидел Х часов, а связь между оказанными услугами, дополнительными продажами и зарплатой».
Результаты: Сократили время на сбор отчётов, по цифрам там 99,9% времени руководителя сэкономлено. Но это нечестная цифра, потому что до автоматизации было так: руководителю нужно собрать ДДС, он обзванивает всех менеджеров, получает экспорт базы, поручает кому-то свести в одну таблицу, после сам уже сидит и смотрит в ячейки. На это уходило 2-3 дня. Теперь это делается автоматически, моментально и постоянно.
За первый месяц после запуска системы, привлекли 73% постоянников. За 6 месяцев выручка компании поднялась на 17% за счёт увеличения числа визитов и роста среднего чека. То есть те, кто раньше мылся 1-3 раза в месяц, теперь стали пользоваться услугами 2-7 раз. Чаще пользовались b2b-клиенты, которым нужно было поддерживать хороший внешний вид транспортных средств.

Сеть автомоек самообслуживания «Несам»

Задача: автоматизировать учёт ТМЦ и настроить финансовые отчёты для анализа доходов.
Большую часть проекта были сложности с интеграцией технических решений, сбоями терминалов, камер и сенсоров. Это не совсем область управленческого учёта, но у нас есть специалисты в этих вопросах и мы с этим прекрасно справились.
Результат. Появились детальные отчёты об оказанных услугах. Автоматизировали финансовые отчёты. Вся разработка полностью окупилась за 5 месяцев, благодаря точному учёту расходников и пониманию востребованных услуг.

Бизнес-процессы автомойки, которые точно автоматизируем

Любая автомойка, неважно будет это обычная автомойка, автоматизированная или мойка самообслуживания работает примерно одинаково и каждый этап можно автоматизировать.
  1. Автомобиль приехал на автомойку и заезжает в бокс для мытья.
  2. Сама мойка машины.
  3. Оплата.
  4. Уезжает.
  5. Возвращается?

Что за данные собираем

Уже в коротком списке можно найти больше двух десятков параметров, которые надо хранить и записывать. Например:
  • Кто приехал: имя и номер телефона владельца, чтобы потом можно было с ним связаться.
  • Автомобиль: марка и цвет машины, а также её номерной знак. Это поможет нам понимать, какие автомобили часто приезжают.
  • Когда приехал: время и дата, когда автомобиль заехал на мойку, чтобы знать, как долго он у нас был.
  • Что именно делал: список услуг, которые владелец машины выбрал (мытьё, полировка, чистка салона и т.д.).
  • Сколько фактически потрачено: воды, химии, электричества, это поможет нам понять, сколько ресурса мы используем.
  • Деньги: всевозможные данные для финучёта.
Не учитывать всё это или учитывать «руками» — опасно! Например, не понимая точный расход воды или химии, мы не можем понять нормы расхода химии на мытьё автомобилей определенного размера. Не зная это — не сможем точно рассчитать оптимальный тариф. А это открывает дорогу убыткам и воровству.

Почему наш выбор — 1С

Просто все остальные решения, что есть на рынке — практически все не могут нормально посчитать себестоимость. Либо надо отдельно дозаносить расходы, либо программа не умеет корректно работать с расходниками, которые постоянно закупаются в разных количествах и по разной цене и десятки других причин «почему не считается себестоимость». В 1С хотя бы можно это исправить.

Лучшее решение для работы нескольких точек

Обычно, руководитель каждой точки ведёт свою таблицу, а потом кто-то на стороне владельца собирает все данные из всех табличек в одну большую табличку-боса. На это уходит много времени, возможны ошибки.
Имея 1С — это можно провернуть даже если каждая автомойка или часть автомоек зарегистрированы на другое юридическое лицо, что делает удобным передачу материалов. Скажем, автомойка А купила много химии на общий склад, автомойка Б не может просто так взять эту химию и использовать в своём бизнесе. Даже если склад и обе автомойки принадлежат одному человеку. Нужно правильно оформить, с юридической, с бухгалтерской и точки зрения управленческого учёта. Такое 1С может сделать быстро и легко.

Гибкое масштабирование

Проще говоря, одноэску, которую поставили на 3 автомойки гораздо легче и дешевле «размножить», если вдруг решили открыть две новые точки.

Учёт клиентов и программа лояльности

Можем с помощью карт, компьютерного зрения и уникальных идентификаторов — автоматически записывать их имена, номера автомобилей, контактные данные и даже предпочтения. Например, можем точно знать, какой набор услуг они предпочитают и какой кофе чаще берут. На основе этой информации легко развернуть программу лояльности.

Онлайн-запись, бронирование и приложение из коробки

Не нужно отедльно всё это разрабатывать, всё уже готово, можно лишь «довести до ума», загрузить свои шрифты и цвета, чтобы соответствовало брендбуку. Система видит, когда и какие боксы свободные, отражает это в чат-боте, приложениях, в форме на сайте — любой клиент может этим воспользоваться. Меньше ожидания, короче очередь, больше довольных клиентов.

Отчёты

Легко настроить любые стандартные и нестандартные отчёты. Можем видеть, сколько клиентов пришло за день, какие услуги были самыми популярными, и даже сколько денег мы заработали. Это помогает нам анализировать нашу работу и находить места, где можем улучшиться. Например, если мы видим, что резко растёт нагрузка на пылесос, то понимаем, что можно инвестировать в новый пылесос и увеличить прибыль.

Снижение человеческого фактора и ошибок

Одна из самых больших проблем — это человеческие ошибки. Когда мы записываем данные вручную, часто бывают путаницы или опечатки. 1С умеет предупреждать о возможных ошибках и не разрешает людям совершать их. Например, если клиент пришёл впервые, программа автоматически отметит это. Мы сможем предложить ему акцию! Более того, сотрудник не сможет «притвориться», что это постоянный клиент и «мыть» по скидке для постоянных клиентов.
Для автоматизации автомойки звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81 или пишите в телеграм @interlogik
2024-10-02 13:09 Статья Автоматизация учёта и бизнес-процессов Учёт ТМЦ Управление проектами и менеджмент Автоматизация учёта в сфере услуг