Нас часто зовут на производства, где ERP уже внедрена. Документы проводят, месяц закрывают, а на вопрос о марже заказа финансист открывает таблицу. И с результатами этой таблицы не согласна бухгалтерия! В таких случаях часто обвиняют программу.
Однако 1С ERP умеет считать себестоимость, и довольно неплохо. Расчёт себестоимости в 1С ЕРП есть, он типовой и рабочий. В данном случае ему не хватает правил и порядка: к чему привязан расход, куда он уходит при закрытии месяца и по какой базе делится. Ниже разберём, где теряется цифра заказа и что проверить.
> 👋 Привет, это Алексей. В Интерлогике веду проекты по управленческому учёту и себестоимости на производствах. Разбираю такие расчёты вместе с финансистами клиента: какие правила записать и как согласовывать их с бухгалтерией. Если узнали свою ситуацию, напишите в телеграм @interlogik или оставьте заявку на разбор расчёта.
Какую себестоимость ищет руководитель и какую считает ERP
Руководителю нужна себестоимость заказа: во что обошёлся заказ клиента и сколько с него осталось. ERP при закрытии месяца считает стоимость выпуска, то есть продукции, которую за месяц произвели в подразделении.
Это разные объекты. Выпуск может закрывать часть заказа, несколько заказов сразу или не относиться ни к одному. Пока выпуск и затраты не связаны с заказом, отчёт покажет, во сколько обошлась продукция, но не ответит, сколько заработали на конкретной сделке.
В ERP выпуск оформляют двумя путями. При длительном производстве — через заказ на производство и этапы: затраты собираются по этапам, незаконченный этап переходит в следующий месяц. При коротком цикле — документом «Производство без заказа». Какой путь выбрать для какой продукции, решают на старте внедрения, и от этого зависит, увидите ли вы заказ в цифрах.
👉 Первый вопрос к своей ERP: к чему у вас привязан выпуск. Если ответ «ни к чему, просто к месяцу», себестоимости заказа не будет, сколько месяц ни закрывай.
Куда девается сумма, если в заказе пусто
Деньги из учёта не пропадают. Если в себестоимости заказа пусто или подозрительно мало, сумма почти всегда сидит в одном из четырёх мест.
Статья настроена мимо себестоимости
У каждой статьи расходов в ERP есть направление: на себестоимость производства, на себестоимость продаж, на расходы периода или на финансовый результат. Если статью цеховых расходов однажды настроили на финансовый результат, она каждый месяц уходит в прибыль и убытки и ни в один выпуск не попадает.
Внешне всё сходится: месяц закрыт, ошибок нет. Только маржа заказа выглядит лучше, чем есть на самом деле.
Аналитика указана, но выпуска там нет
Прямой расход попадает в себестоимость, только если в аналитике указано, во что он должен уйти: продукция, группа продукции или партия. Кроме того, в указанном подразделении в этом месяце должен быть выпуск этой продукции.
Материал списали на подразделение, где продукцию не выпускали, и затрате некуда уйти. На проектах внедрения это одна из самых частых ошибок: пользователь видит поле аналитики и не понимает, что туда ставить.
Расход не распределяется совсем
Для статьи можно выбрать базу «Не распределять». Тогда при закрытии месяца расход останется в стороне, и перенести его в выпуск получится только вручную: реклассификацией или списанием. Если так настроили «временно, потом разберёмся», сумма копится месяцами.
Затраты остались в незавершённом производстве
Незавершённое производство — нормальная часть расчёта, а не ошибка. В нём остаются материалы в кладовой цеха, продукция, которую выпустили, но не передали на склад, и работа, которую сделали, но ещё не продали.
Туда же уходит перерасход сверх спецификации. Условный пример: заказ на 200 изделий выпустили целиком, по спецификации на него положено 40 м³ доски. А в производство за месяц списали 46 м³: часть ушла в обрезки и брак.
В себестоимость выпуска попадут 40 м³. Ещё 6 м³, а при цене 25 000 ₽ за кубометр это 150 000 ₽, останутся в незавершённом производстве. Если на эту разницу никто не смотрит, заказ кажется дешевле, чем обошёлся.
Почему закрытый месяц ещё не означает себестоимость выпуска
В ERP два режима закрытия месяца. Предварительное запускают по ходу месяца, чтобы видеть оперативную стоимость товаров и продаж. Фактическую себестоимость выпуска оно не считает: материалы, труд и постатейные расходы на выпуск в этом режиме не распределяются.
Полную цифру даёт только окончательное закрытие. Если руководитель смотрит отчёт после предварительного, он видит оценку, которая ещё поменяется.
Второй подвох — порядок документов:
- если зарплату отразили в учёте раньше, чем внесли выработку сотрудников, закрытие месяца выдаст ошибку;
- если после расчёта поправили документы прошлого месяца, месяц нужно пересчитать, иначе отчёт покажет старую цифру.
Расчёт себестоимости в 1С:ERP и косвенные расходы: одно правило вместо ручного деления
Косвенные расходы — аренду цеха, электричество, зарплату начальника производства — нельзя привязать к одному заказу. Поэтому в таблице их делят вручную. Цеховое электричество за месяц раскидывают на четыре заказа, которые собирали одновременно, и каждый месяц делят немного по-другому.
В ERP такое деление задают правилом распределения у статьи расходов. Правило говорит, между чем делить и по какой базе: по стоимости материалов, по оплате труда, по количеству или объёму выпуска. Баз немного, у некоторых есть условие:
по оплате труда можно делить, только если труд проведён как трудозатраты;
по материалам — только если они учтены как номенклатурные затраты.
Ошибка здесь чаще в выборе базы, чем в программе. Условный пример: в цехе за месяц выпустили 100 табуреток и один большой гарнитур. Если делить аренду цеха по количеству выпуска, почти вся она ляжет на табуретки, а гарнитур окажется подозрительно дешёвым.
Нужна база, которая показывает, на что на самом деле уходит ресурс цеха. Для аренды это может быть время работы участка, для электричества машино-часы.
👉 Правило распределения — управленческое решение, а не настройка программиста. Его утверждают один раз, записывают и не меняют каждый месяц.
Когда цифра ERP и цифра бухгалтерии имеют право различаться
Частая схема: управленческий учёт и расчёт себестоимости ведут в ERP, а регламентированный — в 1С:Бухгалтерии, куда выгружают документы. К концу месяца у руководителя на столе две прибыли и две себестоимости.
Разница сама по себе не ошибка. По бухгалтерским правилам часть расходов, например общехозяйственные, может сразу уходить на финансовый результат. В управленческом учёте предприятие хочет видеть полную себестоимость заказа вместе с этими расходами. Цифры отличаются, и это нормально, если заранее договорились, на что именно.
Ошибка начинается, когда разницу никто не может объяснить по статьям. Тогда сверка превращается в спор, чья методика вернее. Чтобы этого не было, договариваются о трёх вещах:
статьи расходов в ERP и в бухгалтерии одни и те же, и для каждой понятно, куда она идёт в каждом контуре;
расхождения между контурами перечислены заранее, и у каждого есть причина;
после закрытия месяца цифры сверяют по статьям, а не по итоговой прибыли.
Что открыть после закрытия месяца, чтобы проверить заказ
Детально и постоянно разбирать проводки не нужно. Начните с трёх отчётов:
себестоимость выпущенной продукции — во что обошёлся выпуск и из каких статей калькуляции он сложился;
расшифровка себестоимости до исходных затрат — какие материалы, труд и расходы вошли в конкретную партию;
финансовый результат по статьям — какие расходы ушли в прибыль и убытки мимо себестоимости.
Если в первом отчёте пусто, а в третьем сидит цеховая статья, причина найдена. Если оба в порядке, а цифра заказа всё равно не сходится, проверьте, связан ли выпуск с заказом.
Почему настройку статьи не меняют задним числом
Когда причину нашли, хочется поправить статью и перезакрыть месяц. С настройками статей расходов так не получится: справочник закрыт от изменений не случайно. Если поменять направление или базу у статьи, по которой уже были движения, перезакрытия мало. Расчёт придётся переделывать за все затронутые месяцы.
Поэтому исправление начинают с решения: с какого месяца действует новое правило и что делать со старыми периодами. Это вопрос методики, а не кнопки.
Сам механизм расчёта лучше оставить типовым. Доработки нужны, чтобы упростить ввод документов, а не чтобы заменить расчёт своим. Иначе каждое обновление ERP превращается в отдельный проект.
Себестоимость заказа появляется из правил, а не из закрытия месяца
ERP умеет считать себестоимость заказа. Для этого выпуск должен быть связан с заказом, статьи — настроены туда, где их ждёт руководитель, а косвенные расходы — делиться по правилу, которое утвердили один раз.
Если этого нет, закрытие месяца пройдёт без ошибок и покажет цифры, по которым нельзя назначить цену. Чинить в этом случае нужно правила расчёта и порядок ввода, а не программу.