Автоматизация гостиничного бизнеса помогает создавать довольных гостей!
Довольные гости в гостинице — это более высокие чеки и более высокий шанс повторных заездов. К тому же сотрудники меньше упахиваются на работе, что тоже в плюс!
Что из себя представляют автоматизация гостиничного бизнеса
Специально разделю «гостиничный бизнес» от HoReCa. Так, для управления кухней и баром часто приходится ставить отдельные программы.
Специальные программы и сервисы для гостиниц называют Property Management System или, если аббревиатурой то PMS. В них ведут финансовую деятельность, управляют хозяйственными процессами от уборки номеров до расчёта с клиентами.
Такие системы экономят время сотрудников, тем самым повышают уровень клиентского сервиса. А ещё, сервисы уменьшают количество потенциальных ошибок, что ведёт к рентабельности, через повышение количества чеков и среднего чека, например, не теряются заказы из маркетплейсов или из соцсетей.
Гостиницам не грозит штраф за несвоевременную постановку гостя на миграционный учёт, так как данные автоматический отправляются в УФМС МВД.
Что нужно гостям и руководству отеля
Обычные гости редко думают «автоматизированы ли процессы в отеле», но замечают, когда происходят ошибки:
ошибки с бронью: дали не ту комнату, ошиблись в расчётах, приехали, а свободных комнат вообще нет;
дублирование информации: раздражает, когда приходится по десять раз диктовать одни и те же данные гостя, когда можно скопировать всё с «прошлого раза»;
проблемы с пропуском;
«забыли» убраться в номере и так далее.
Подобных ошибок не происходит в автоматизированном отеле.
Руководители чаще задумываются об автоматизации! Это происходит, основном, из-за того, что слишком много приходится делать руками, вдобавок часто делаются ошибки, а ведь хочется, чтобы:
клиенты возвращались;
собирать всю необходимую информацию в одном месте;
был управленческий модуль от формирования цен до сбора финансовых отчётов;
быстро заселять гостей;
был чёткий контроль счетов, документов;
разный уровень доступов для сотрудников (горничная видит один интерфейс, а администратор — другой).
Преимущества гостиницы с автоматизированными процессами
Установив программу автоматизации бизнес-процессов, гостиница может:
контролировать персонала и выдавать им задачи;
наладить регламенты отдельных операций, вроде уборки комнат, стирки и прочее;
контролировать бронь и принимать оплаты;
менять цены на всех площадках от информационной панели на ресепшене до площадок бронирования;
управлять номерным фондом;
отправлять данные миграционной службе.
Всё это возможно благодаря возможностям, которые есть практически в каждой PMS:
Портье — отвечает за работу с гостями: бронь, размещение, оплата, история клиента и так далее.
Горничная — отвечает за управление персоналом: график дежурств, формирование списка работ, простой учёт ТМЦ.
Бухгалтерия — отвечает за передачу данных в бухгалтерию, а те уже работают по своим каналам с 1С.
Управляющий (администратор) — отвечает за ключевые моменты гостиничного продукта, включая курсы валют и изменения цен.
Интеграции с внешними системами
PMS, которая не умеет взаимодействовать с другими программными продуктами — никому не нужна! Минимальный набор — синхронизация бухгалтерии и миграционной службы. Однако, есть и другие системы, которые полезно иметь на борту:
онлайн-бронь — синхронизирует данные с площадками бронирования и принимает брони;
энергосбережение — управляет электропитанием в номере, обычно через ключ-карту;
безопасность — от видеонаблюдения до контроля замков и пропускной системы;
платные услуги — в этот модуль входит платное телевидение и дополнительные услуги, вроде выпитых банок колы в холодильнике;
работа бара и ресторана — для работы кухни, лучше использовать более специализированные системы, которые соберут и калькуляцию для блюда и контролируют продукты питания.
Популярные программные решения для автоматизации гостиниц
В ходу следующие сервисы:
Смартхотел;
Фиделио;
Эдельвейс;
Контур-отель
1С — отель.
Все сервисы различаются в основном «техническими параметрами», если упрощённо одни сервисы подойдут отелю на 20 номеров, а другие для гостиничного комплекса. Чтобы выбрать сервис или программу под себя, можно спросить нас!
👋 Привет! Это автор статьи, Алексей Баранов! Мы занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес процессов для малого и среднего бизнеса! Если вам нужно автоматизировать гостиницу — записывайтесь к нам на консультацию! Гарантирую, что за час узнаете больше, чем за неделю гуглежа по теме. С нами можно связаться по телефону +7 (495) 764 83 81 или через телеграм @Interlogik