Лайфхак в проектах автоматизации «очередь задач»

Очередь задач — простой инструмент менеджера, который помогает нам не затягивать внедрение проекта автоматизации и существенно экономить время и бюджеты заказчика.

👋 Привет, я Алексей Баранов. С 2003 занимаюсь автоматизацией учёта и бизнес-процессов, помогаю руководителям делать бизнес понятным и быстрым. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik

Неудобные изменения

Подобное возникает при любом изменении в компании и даже в жизни. Клиент переходит со старой программы учёта на новую, изменяет бизнес-процесс, да хоть передвигает выключатель в комнате, после небольшого ремонта. Первая реакция: «Как же неудобно стало!» 

Начинается волна сопротивлений сотрудников, они же давят на руководителя: «Невозможно работать! Давайте переделаем всё как раньше!» Представьте, тут будет не один человек, а 150 и каждый приносит какое-то свое требование. Если поспешно принять все требования коллектива, то расходы на проект возрастут, а вот ценность такого под вопросом.

👉  Представьте, что вы пересели с Мерседеса на БМВ. В Мерседесе кнопочки синие, а в БМВ красные. Ну это же невозможно так ездить! Вы едете в сервис и требуете — переделать кнопочки. А всего-то нужно покататься недельку и станет совершенно удобно нажимать и красные.

Главная проблема — чрезмерное увлечение комфортом использования, что множит задачи, усложняет принятие решений и удорожает изменения.

Хочу ещё

Азарт изменений — сначала коллектив против всего, а потом входит во вкус и начинается: «Давайте вот тут кнопку добавим», «А вот тут, чтобы само считалось», «Цвет нужно поменять».

На самом деле, многие предложения весьма толковые, ускоряют учёт, улучшают бизнес-процесс компании, однако другие не стоят вложений. Тут важно учитывать все предложения и считать каждую по отдельности: сколько займёт времени, сколько стоит, как окупится и насколько это соответствует целям компании. 

Например, в интерфейсе отдела продаж салона красоты мы прикрутили автоматический расчёт стоимости услуг. До этого считали вручную. Когда коммерческий директор узнал, что можно так программу дорабатывать, его прорвало: «Нужно, чтобы звонок автоматически распознавал клиента. Чтобы выводилась тут же вся история контактов». Получился список на полгода работы, все предложения интересны, но какова бизнес-ценность в рублях? 

Главная проблема — идеи рождаются в азарте, без опоры на ценность автоматизации и хочется сразу и всё внедрить.  

Как руководителю работать с такими предложениями — внедрять очередь задач по приоритетам 

Обе ситуации полярны относительно друг друга, а решение для них одинаковое. Сперва команде необходимо разобрать каждое предложение, уделить внимание его инициатору. Это снимет градус напряжения в сотруднике. Позволит рассчитать выгоду для бизнеса. Зачастую на этом инициатор сдувается. Если же предложение действительно полезное, то его подхватывает команда.

Инициатива есть, осталось руководителю принять решение, стоит ли работать с этим или нет? Чтобы упростить руководителю жизнь, мы искусственно притормаживаем очередь задач после запуска системы. Так удаётся дать персоналу плавно привыкнуть к нововведению, сбить азарт изменений. 

Так мы оставляем только те предложения, которые приносят очевидную ценность бизнесу компании. 

Две очереди задач

Задача руководителя определить путь, по которому пойдёт проект изменений, а конкретно определить, какие «кнопки» делаем. Наш лайфхак — сформировать две очереди: срочное и важное. 

Срочное — это как пожар, в неё попадают задачи, которые не терпят отлагательств. 
Встал какой-то ключевой бизнес-процесс. До перехода работало отлично, было критично для клиентов или сотрудников, а после перехода перестало работать. Такие задачи видны сразу, особенно если не поддаваться панике и азарту изменений. 

Важное — в неё попадают все остальные задачи. Там их можно разобрать с инициатором и командой, вычислить ценность для бизнеса в скорости, удобстве, прибыли. 

Многие задачи возникают у людей из азарта или страха изменений. В очереди «важно» такие задачи постепенно теряют важность для инициатора. Через какое-то время их можно безболезненно утилизировать, причём часто их утилизируют и сами инициаторы. 

Запомнить про очереди задач

В проектах изменений могут возникнуть куча задач, которые, на самом деле, никому не нужны. Они возникают из-за страха изменений или азарта изменений. Ситуации противоположны, а вот средство «лечения» — одинаково. Внедрить приоритеты и разобраться с очередью задач.

Сначала обсуждаем все изменения с инициатором, а затем руководитель определяет очередь изменения. Срочное — без чего нельзя работать и важное, работать пока можно и так, через некоторое время часть задач из очереди «важное» теряет актуальность и их можно удалить. 

Подобный подход здорово экономит бюджет на проекты автоматизации, в среднем, на наших клиентах мы экономим 20%. Приходите к нам, если нужна будет помощь с наведением порядка в проектах изменений.

---

👉 Хотите автоматизировать управленческий учёт и бизнес-процессы? Обращайтесь к нам! Мы делаем это с 2003, делаем быстро и без расходывания лишнего бюджета! Автоматизируем ровно то, что нужно бизнесу! Для начала оставьте заявку на странице с консультацией, можно позвонить +7 (495) 764 83 81 или написать в телеграм @Interlogik

---

Что читать ещё: 
— Сотрудники сопротивляются проектам изменений — что делать?
— Правила успешной автоматизации
— Почему нельзя автоматизировать учёт без порядка в бизнесе
— Когда компании нужна автоматизация
— Консультации по автоматизации управленческого учёта