Можно родить автоматизацию «завтра»?

У всего есть нормальные сроки. Сроки автоматизации зависят от особенностей проекта и масштабов и в нашей практике это 3-12 месяцев, за редким исключением. Но к нам часто приходят, чтобы сделать всё «вчера». Настало время рассказать, почему это невозможно. 

👋  Привет, это Алексей Баранов! С 2003 года я занимаюсь стратегией автоматизации управленческого учёта и бизнес-процессов. Провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или# +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik 

Эта статья-пример из нашей практики: как сохранять энтузиазм на протяжении всего проекта.

Приходит и говорит «сроки автоматизации — завтра всё сдавать»

Наш клиент производит металлоконструкции на заказ: собирают по индивидуальным чертежам или спецификациям, сваривают металлические штуки для заводов и пароходов. К нам с острой болью пришел руководитель отдела продаж, далее буду уважительно называть его РОП. 

РОП рассказал историю, от которой нашим предпринимательским поджилкам стало больно:

Борюсь за рост выручки. Мои менеджеры ежедневно обзванивают десятки лидов и сталкиваются с вопросами: «Сколько будет стоить?» 

Товар специфический и каждый раз, для каждого товара нужно рассчитывать стоимость. Для этого я бегу к коммерческому директору, тот выслушав меня, уходит «в закат» считать. Обратно может прийти через три дня, иногда через неделю! А продажи так не делаются, клиенты ждать не будут! Автоматизируйте нам ценообразование!

Начинаю консультации. Разбираюсь, как устроены бизнес-процессы, если вкратце, то: закупщики материалов не знают стоимости, работают «как получится», учёт ТМЦ компания не ведёт. Коммерческий, как шаман, собирает непонятно какие данные, потом добавляет уникальный коэффициент непредсказуемости, выпивает кофе и смотрит на гущу и если звёзды обещают удачные решения — говорит цену РОПу. 

Вдобавок я выяснил, что финансовый результат компания посчитать не может: прибыль не знает, деньги похоронены в неликвидных запасах.

Как видите из схемы, чтобы РОП мог посчитать стоимость изделия — необходимо автоматизировать: продажи, закупки, финансы, склад и производство, то есть практически всё.  Руководители компании получат: отчеты по себестоимости;автоматическое и ручное ценообразование; планово-фактический анализ.

👉 Руководители увидят прибыль, а РОП сможет бороться за рост выручки!

Пока я объяснял гендиректору и РОПу длинную цепочку взаимосвязи ценообразования и всего остального — РОП два раза «заснул». Оно и понятно, пришёл за ценообразованием, а ему тут объясняют, что для того, чтобы родить, нужно что-то там делать и девять месяцев ждать, просто сделайте цену!

Обсудив детали, тонкости — выяснилось, что в прошлом году компания обращалась к программистам и пыталась автоматизировать только ценообразование, ничего не получилось, а деньги и время потеряли. Перешли к цене и срокам (тут РОП оживился). Предварительная оценка: 6-9 месяцев и почти миллион. Под давлением опыта — клиент согласился, выслушав напоминание: «будет больно, долго и дорого, просто так „родить завтра и вынашивать потом“ ценообразование не получится!»

Сам проект

Пока главный инициатор был активен, автоматизация развивалась стремительно. За пару месяцев мы формализовали и автоматизировали процессы закупок, склада, работу с первичными документами. Энтузиазм руководителя отдела продаж со временем падал. Продажи есть продажи — привыкли действовать стремительно, а тут мышиная возня какая-то, «бумажки перебирать». Так главный инициатор превратится в главного критика:

• Ну когда уже? Сколько ждать?
• Сколько еще платить?
• Зачем я в это ввязался?

Я понимаю, всем хочется успеха. Разбираться с какими-то мелочами, процессами, калькуляциями, цифрами никому не хочется. Но любое внедрение — это 20% креатива, а остальное рутина: систематизация процессов, программирование, обучение, исправление ошибок и тому подобное.

Тем временем рабочая группа планомерно продолжала наводить порядок на участках и автоматизировать. Мы завершили проект примерно за год с превышением бюджета на 20%, у нас есть статья, которая объясняет, почему проекты стремятся к увеличению сроков и бюджетов и что с этим можно сделать. Я считаю это хорошим результатом, с учётом возникающих сопротивлений персонала и сложности расчета стоимости. Этот проект дал нам богатую методическую почву. Я с удовольствием делюсь идеями с вами.

Как сделать лучше и заранее подсчитать сроки автоматизации

Главное на старте взвесить свои силы и готовность танцевать на финише. Когда Интерлогика закончит проект, заказчик начнёт пожинать выгоды. А значит, цель проекта должна быть весомой и мотивировать коллектив.

Нарисуйте укрупнённую дорожную карту похода к цели. Чтобы было понятно зачем вся вот эта «чепуха» и почему «не получится завтра родить ценообразование». 

👉 «Медитируйте» на дорожную карту проекта по утрам, так будут видны все сроки автоматизации

«Медитируйте» на дорожную карту по утрам, периодически перечитывайте правила успешной автоматизации. Так вам будет легче раз за разом принимать, почему так долго и сложно все. 

Назначьте руководителем проекта администратора и интегратора — это из Адизеса, если что, пишите мне, расскажу подробнее про это. У такого человека хватит терпения и хватки, чтобы привести проект к цели. Собственники и сэйлы чаще всего поджигатели и производители результатов. Значит они быстро думают, сражаются за прибыль, но неэффективны на длинной дистанции. А наведение порядка в учете и внедрение — это всегда системный кропотливый труд.

Если вы не медитируете на дорожную карту проекта по утрам — доверяйте команде, а ещё мы можем взять на себя руководство проектом и помочь не терять фокус! Большинство экспертов качественно делают свое дело, даже несмотря на сопротивление. Либо искренне вливайтесь в проект, интересуетесь, задавайте вопросы по сути — автоматизация только выиграет от вашего участия.

---

👉 Хотите быстро автоматизировать бизнес — зовите нас! Не гарантируем, что сделаем «завтра», но сделаем настолько быстро, насколько это возможно! Чтобы начать работу, нужно оставить заявку на странице консультаций, можно позвонить по телефону +7 (495) 764 83 81 или написать через телеграм @Interlogik

Что почитать ещё:
— Почему сроки проектов — растягиваются
— Очередь задач — как выбрать приоритетные задачи на автоматизацию 
— Правила успешной автоматизации
— Консультации по автоматизации управленческого учёта