ДДС и ОПиУ: почему прибыль есть, а на счёте пусто

Начинаешь разбираться, а там какие-то отмазки: «так в учёте бывает», «это же начисление», «смотрите не только на счёт». Разберём, чем отчёт о прибылях и убытках отличается от движения денежных средств. Посмотрим, какие ошибки чаще всего встречаются и что исправить в УНФ и ERP.

ОПиУ отвечает на вопрос: заработал ли бизнес за период. Доходы и расходы попадают в отчёт в момент, когда обязательство выполнено: отгрузили товар, оказали услугу. Деньги на счёт при этом могут ещё не прийти.

ДДС отвечает на другой вопрос: сколько живых денег пришло и ушло* Здесь касса, банк, карты. Отгрузили в долг — в ДДС тишина, как только клиент оплатит — тогда появится движение. Вы сделали закупку на склад — деньги ушли сразу, а товара нет.

В бюджетировании эти отчёты часто называют БДР и БДДС: бюджет доходов и расходов похож на ОПиУ, бюджет движения денег — это ваш план по кассе. Задача управленческого учёта — не выбрать «один правильный» отчёт, а по ситуации пользоваться тем отчётом, который нужен для решения конкрентной задачи.

Расмотрим на упрощённом кейсе: оптовый b2b, работающий с отсрочкой.

Старт. Собственник положил на счёт компании 100 000 ₽. В ОПиУ пока пусто. В ДДС остаток 100 000 ₽.

Закупка. Купили товар на 20 000 ₽ и оплатили расходы периода 5 000 ₽ — аренда, связь и другая мелочёвка.

Товар на складе — это не расход в ОПиУ, его ещё не отгрузили. Но в деньгах он уже «съел» 20 000 ₽.

Отгрузка с отсрочкой. Отгрузили на 40 000 ₽, себестоимость отгрузки 20 000 ₽, снова 5 000 ₽ расходов периода. Клиент заплатит позже.

И вот он момент, из-за которого сердце замирает, и директор и финансист чуть ли не дерутся. В ОПиУ прибыль 15 000 ₽. С сделки на счёт не пришло ничего — клиент ещё торчит нам денег. По отчётам прибыль есть, а денег от этой продажи нет.

Оплата пришла. Клиент перевёл 40 000 ₽, расходы периода снова 5 000 ₽.

За весь цикл в ОПиУ остаётся небольшая прибыль: валовая с сделки минус расходы трёх периодов. В ДДС на счёте снова больше, чем на старте — но только после того, как клиент заплатил.

👉 Смотреть нужно оба отчёта за один и тот же период. Иначе «прибыль есть, а денег нет» превращается в ссору, а не в диагноз.

Даже если оотчёты собраны качественно и правильно, расхождения всё равно возможны — причина в реальных процессах бизнеса.

• Клиенты ещё не заплатили. Выручка в ОПиУ уже есть, в ДДС — нет. Чем длиннее отсрочка и чем больше таких отгрузок, тем сильнее ощущение пустого счёта при «хорошей» прибыли.
• Деньги на складе. Закупили партию — касса просела сразу. В ОПиУ расход появится, когда товар уйдёт покупателю. Пока лежит — прибыль будущих периодов, а платить зарплату нужно сегодня.
• Бизнес растёт быстрее, чем оборотный капитал. Больше отгрузок в долг и больше закупа «под рост» — ОПиУ может радоваться, ДДС стонать. Рост без плана по деньгам часто выглядит как кассовый разрыв «на ровном месте».
• С собственника сняли больше, чем позволяет касса. По ОПиУ дивиденды «как бы из прибыли». По факту сняли то, что ещё должно было закрыть аренду и поставщиков на этой неделе.
• Путаница дат. В итоге «за месяц» приходы могут покрыть расходы. По дням иначе: 15-го зарплата, а крупная оплата от клиента только 25-го. Месячный ДДС этого не покажет, если не смотреть платежи по датам.

Бывает и наоборот, на счёте есть деньги, а прибыли нет. Именно поэтому нельзя ориентироваться только на остаток в банке — так легко пропустить убыточность бизнеса.

Впрочем, досконально разбираться где и что именно «застряло», как работать с управленческим балансом — это отдельная тема. Для работы, для принятия управленческий решений вроде «можно ли платить, стоит ли сейчас закупать оборудование или можно снимать в дивиденды» директору хватает банальной связки ОПиУ и ДДС.

Если сомневаетесь в показателях, задайте эти вопросы финанситу:

1. За какой период этот ОПиУ и этот ДДС — один и тот же месяц или квартал?
2. Какая сумма прибыли «сидит» в отгрузках без оплаты? Кто крупнейшие должники и какой срок?
3. Сколько денег ушло в закуп склада за период и как изменился остаток товара?
4. Откуда в ДДС крупные приходы: операционная деятельность, кредит, вклад собственника?
5. Какие платежи ближайшие две–три недели уже обещаны — и хватает ли остатка без новой отсрочки от клиентов?
6. Если «так и должно быть» — на сколько дней вперёд это заложено в плане по деньгам?
7. Статьи в ДДС читаемые или половина уехала в «прочее» и «переводы»?

Если на часть вопросов нет ответов или нужно ещё подождать, пока всё сведут — учёт выстроен плохо, система не работает.

Разобрать конкретную связку ваших ОПиУ и ДДС можно на консультации: вместо скучной теории, покажем где в вашей схеме виртуальные цифры расходятся с кассой.

Нормально, если разрыв по цифрам объясняется отстрочкой, ростом дебиторки или временным увеличением склада. Это видно в отчётах.

Пора разбирать учёт, если:

• расхождение растёт несколько периодов подряд, а понятной привязки к отсрочке или складу нет;
• операционный поток в ДДС стабильно слабый при «красивой» прибыли, а кассу спасают кредиты и вливания собственника;
• в ДДС нельзя ответить, куда ушли деньги: статьи мусор, кошельки смешаны, переводы в пути живут своей жизнью;
• период закрыт кое-как: расходы не попали в себестоимость, выручка задвоилась, даты документов гуляют — и ОПиУ уже показывает прибыль, которой по смыслу нет.

Короткий тест: финансист быстро объясняет, чем вызвана разница между прибылью и изменением денег. Если не может — значит, учёт требует доработки.

В 1С:УНФ и 1С:ERP отчёты вроде «Доходы и расходы» и «Движение денежных средств» сами по себе хаос не убирают. Они лишь показывают ту картинку, что «видна» по заведённым документами. Если в бизнесе кривая или просто неподходящая методика — будут два безусловно красивых и абсолютно бесполезных файла.

Имеет смысл проверить постановку, а не только кнопку «Сформировать»:

• Статьи ДДС согласованы и читаются с первого взгляда. Слишком подробно, вроде «вода, чай, салфетки» — плохо, как и пять строк, где всю «мелочь» свалили в «прочее».
• Кошельки: расчётные счета, кассы, корпоративные карты. Если часть денег живёт «мимо» отчёта, ДДС врёт.
• Выручка в ОПиУ садится от отгрузки или акта.
• Закрытие периода регулярное.
• Авансы и взаиморасчёты не висят годами без разбора, старые долги и предоплаты закрываются.
• Личные и фирменные деньги не смешиваются в одной кассе.

Прибыль в ОПиУ и остаток в банке — не два разных отчёта, конкурирующих за внимание финансиста или директора. Это два прибора, показывающих разные сущности. Один показывает, зарабатываете ли вы. Другой — хватает ли денег платить по обязательствам. В зависимости от ситуации нужно пользоваться соответстующим прибором.

Директору не надо разбирать каждую проводку. Не надо разбираться в каждом документе, что сформировал отчёт. Ему нужно требовать связку: один период, два отчёта, внятный ответ, куда делась разница. Когда это настроено в УНФ или ERP, можно делать аналитику и принимать управленческие решения, заводить разговор «прибыль есть, а денег нет».

Если хотите разобрать вашу схему учёта и отчёты под вопросы руководства — оставьте заявку на консультацию, напишите в телеграм @interlogik или позвоните +7 (495) 764 83 81.

Отобрал ссылки для дополнительного чтения по теме:
— Финансовый учёт: 10 ошибок автоматизации — почему «отчёты в 1С есть», а смотреть некуда: статьи ДДС, смысл строк, привычка заносить как попало.
— Управленческий учет в вашей компании — зачем управленческому учёту связывать БДР и БДДС, а не подменять одно бухгалтерским остатком.