Учёт пациентов в стоматологии

Учёт пациентов мало чем отличается от учёта клиентов. Разный только контекст взаимодействия.

То есть нам нужно куда-то записать потенциального пациента перед обращением или в момент обращения. А потом дополнить эту информацию подробностями, вроде результатов анализов. Думаю, достаточно очевидно, что это помогает поднять качество клиентского сервиса, в данном случае мы говорим про качество лечения. Но, кроме того, речь идёт и о печати документов: карты пациента, договоров, согласие на вмешательство и многое другое. А также о хранении этих документов.

Для полноценного учёта пациентов в стоматологии нужно сделать так, чтобы сотрудники в стоматологии могли получить доступ к медицинской информации пациента: историю болезни, диагнозы, планы лечения, результаты анализов. Некоторые данные лучше получать откуда-то извне: из госуслуг, из страховых, из других клиник (обмениваться результатами исследований и анализов). При этом со стороны государства к нему более строгие требования, чем к обычному учёту.

Этапы учёта пациентов примерно такие: регистрация нового пользователя → обновление информации → отслеживание посещений и оплат → отслеживание планов лечения (дополнительные продажи) → анализ статистики.

У вас качественный учёт пациентов в стоматологии, если нет этих проблем:
— ошибки в документах, включая опечатки и ошибки по невнимательности;
— теряете данные, особенно актуально при ведении судебных дел, обидно понимать, что можно было выиграть дело, если бы были какие-то данные о том, что было 5-10 лет назад;
— трудно составить расписание, тем более получить отчёт о нагрузке;
— вы почти ничего не знаете о пациентах, кроме их болячек и числа посещений.

Учёт пациентов в стоматологии — это записи каждого отдельного человека: медкарты, расписание приёмов (то есть когда он был или планирует быть), информация об операциях, оплатах, и всякие бюрократические бумажки, вроде договора и согласия на медицинское вмешательство.

Учётные операции, которые нужно вести «вообще»:

Учёт пациентов для руководителя. Стратегический инструмент для получения картины загруженности клиники, для понимания эффективности общей работы клиники. Используя данные о посещаемости и доходах, руководитель определяет наиболее выгодные услуги и фокусируется на привлечении клиентов на эти услуги. В результате — растут доходы клиники и сотрудников.

Для администратора. На основе учёта пациентов создаётся расписание, формируются записи первичных пациентов, улучшается коммуникация.

Для врача. Помогает врачам предоставлять качественное лечение, через отслеживание истории болезни и создание планов лечения.

Многие предполагают, что «учёт пациентов» — это то, что делает любая CRM-система. Что-то вроде большой таблички, где что-то (вроде фамилий, телефонов и дат посещения) написано про каждого пациента, и каждую строчку можно отдельно распечать в карту пациента. Строго говоря, так оно и есть, но этим не ограничивается.

CRM — это лишь часть более широкой экосистемы, которая должна включать в себя интеграцию с различными бизнес-процессами клиники. Вот несколько ключевых аспектов, которые показывают, что учёт пациентов — это комплексный подход:

Обычно мы находим узкие места в таких процессах:

С учётом пациентов на базе CRM клиника может оптимизировать часть рутинных процессов, которые кажутся необязательными и обеспечить безопасность с разных сторон. Часто говорят про выгоды с маркетинговой точки зрения, но есть много преимуществ со стороны улучшения клиентского сервиса и юридической безопасности. Например, хорошо поставленный учёт защитит стоматологию, в случае, если пациент лечился в нескольких стоматологиях, и по какой-то причине подал в суд на вашу. С помощью учёта пациентов можно будет достать информацию непосредственно о лечении, датах, продемонстрировать рентген и другие документы.

Ключевые преимущества автоматизированного учёта пациентов:

В стоматологии используются различные методы учёта пациентов, которые помогают оптимизировать рабочие процессы и улучшить качество обслуживания. Существуют:

Иногда в отдельные методы относят:

Разберёмся, как автоматизация учёта пациентов трансформирует работу каждого сотрудника клиники, от руководителя до юридического отдела?

Руководитель клиники получает. Учёт пациентов предоставляет руководителю полную картину о загруженности клиники, помогает анализировать эффективность работы персонала и принимать стратегические решения на основе данных о посещаемости и доходах. Например, на основе данных можно определить наиболее востребованные услуги и оптимизировать их предоставление.

Стоматолог. Для врача это инструмент, который помогает отслеживать историю лечения каждого пациента, планировать предстоящие визиты и оценивать результаты лечения. Автоматизация упрощает доступ к информации и позволяет сосредоточиться на медицинской части работы.

Администратор. Администратор использует систему учёта для управления расписанием, записи пациентов на приёмы, обработки запросов и обеспечения бесперебойной работы клиники. Это помогает поддерживать порядок и оперативно реагировать на изменения.

Бухгалтер, финансовый менеджер. Учёт пациентов поможет отслеживать финансовые потоки, выставлять счета, контролировать оплаты. С автоматизацией процессы будут проще, быстрее и без ошибок.

Маркетинговый отдел. Маркетологи развили целое направление CRM-маркетинга для постоянной работы с пациентами. С настроенным учётом можно в разы увеличить LTV пациентов, не говоря уже о среднем чеке, а также можно увеличить количество первичных пациентов, что пригодится во время роста бизнеса.

Юридический отдел. Автоматизация помогает отслеживать согласия на обработку данных и обеспечивает доказательства соблюдения правовых норм. Это помогает быстро находить документы и варианты решения конфликтов.

Про «традиционные» методы я рассказал, только из-за требований SEOшника. Даже не думайте, сразу смотрите на электронные системы учёта пациентов. На рынке есть множество инструментов для этого. Я бы сказал, что прежде всего нужно обратить внимание на то, чтобы эта программа могла:

Среди различных решений, вы можете столкнуться с:

Просто ставьте её и не думайте! И это не потому что мы предвзяты! 1С Стоматология — это комплексная программа для автоматизации бизнес-процессов в стоматологических клиниках. Она охватывает широкий спектр функций, включая:

Sycret Dent — это CRM для стоматологических клиник, которая помогает контролировать работу с пациентами и отслеживать историю взаимодействия с ними. Среди возможностей:

Sycret Dent сразу устанавливается на устройства Android и iOS, что делает удобнее для пользователей. Для 1С трубется специалист, чтобы сделать мобильную версию приложения.

Описание программы Dental ProDental Pro — это программа для учёта пациентов в стоматологических клиниках, предлагающая широкий спектр функций для автоматизации бизнес-процессов. Основные возможности программы включают:
— Учёт пациентов.
— Планирование назначений.
— Отслеживание процедур.
— Выставление счетов.
— Электронная медицинская запись.
— Возможность делиться информацией о пациентах с другими врачами.
— Интеграция с другими медицинскими системами.
— Ведение бухгалтерии, получение месячных отчётов, анализ приходов и расходов, планирование бюджета.

По сравнению с другими программами для стоматологических клиник, Dental Pro может иметь следующие недостатки:Некоторые пользователи отмечают, что программе не хватает полезных функций, таких как автоматическое напоминание о назначениях или интеграция с другими медицинскими системами.Перед началом работы потребуется длительное обучение, так как программа сама по себе сложная при внедрении — много индивидуальных настроек.

Однако Dental Pro также имеет ряд преимуществ перед другими программами для стоматологических клиник:Широкий спектр функций для автоматизации бизнес-процессов.Возможность интеграции с другими медицинскими системами, что делает её особенно полезной в больших клиниках и больницах.Поддержка ведения бухгалтерии, получения месячных отчётов, анализа приходов и расходов, планирования бюджета.

Ident — это программа для идентификации пациентов в медицинских учреждениях, предназначенная для упрощения процесса регистрации и учёта пациентов. Основные возможности программы включают:

По сравнению с другими программами для идентификации пациентов, Ident может иметь следующие недостатки:

Однако Ident также имеет ряд преимуществ перед другими программами для идентификации пациентов:

Ситуация. Стоматологическая клиника «Олимп» столкнулась с необходимостью оптимизации процессов учёта пациентов. Существующая система учёта была основана на бумажных носителях и ручной обработке данных, что приводило к ошибкам, потере времени и снижению качества обслуживания пациентов.

Цели:
— Повысить эффективность работы персонала.
— Сократить время на обработку записей пациентов.
— Снизить количество ошибок.
— Автоматизировать отчётность.
— Собрать программу лояльности для пациентов и врачей.
— Удержать «звёздных» врачей.

Решение. Для достижения поставленных целей было решено автоматизировать систему учёта пациентов. В первую очередь, была выбрана CRM-система на базе 1С:Стоматология, которая позволила настроить учёт заказов-нарядов, интегрировать телефонию, мессенджеры, сайт и программу лояльности. Также были настроены учёт материалов и контроль издержек, что позволило оптимизировать расходы и повысить точность учёта.

Результаты. После внедрения автоматизации были достигнуты следующие улучшения:
— Сокращение времени на обработку записей пациентов на 55% за счёт автоматизации рутинных операций.
— Ускорение обработки записи пациентов в 2 раза благодаря интеграции CRM.
— 100% снижение ошибок при оформлении документов.
— Сокращение расходов на бумагу.
— Повышение качества клиентского сервиса за счёт упрощения процесса оформления документов и сбора обратной связи от пациентов.
— Увеличение пропускной способности клиники благодаря оптимизации работы персонала.
— Рост прибыли на 20% за 4 месяца благодаря автоматизации учёта и повышению эффективности работы клиники.
— Таким образом, автоматизация учёта пациентов в стоматологии привела к значительным улучшениям в работе клиники, повысила качество обслуживания пациентов и увеличила прибыль.

Для дополнительного чтения рекомендуем:
— Кейс: внедрение МИС для стоматологии
— Кейс: внедрение CRM для стоматологии
— Ведение медицинских документов
— Автоматизируем планы лечения