Почему сроки и бюджет всех проектов постоянно увеличиваются

Закон проектов, знакомый любому руководителю — сроки и бюджеты всех проектов стремятся к бесконечности…

👋 Привет, это Алексей Баранов из Интерлогики!

С 2003 года я занимаюсь стратегией автоматизации управленческого учёта и бизнес-процессов. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik

Недавно Анатолий Никулин рассказал о проблеме в работе одноэсников — они хитрят и дурят заказчиков, чтобы «присосаться» к бюджету, называют это сопровождением. Как результат сроки и бюджет автоматизации растягивались до бесконечности. Я решил рассказать о другой стороне — что делают заказчики, из-за чего в проектах раздуваются сроки и бюджеты.

Проект внедрения любых изменений в компании, а автоматизации в частности, развивается с неоднородной скоростью. Сначала прогресс очевиден и кажется, что цели вот-вот будут достигнуты. Однако постепенно количество крупных решённых задач снижается, а рабочая группа зарастает мелкими и несущественными. Чем выше детализация, тем больше количество задач и ниже темп.

👉 Сроки и бюджет проектов разрастается при незначительном прогрессе, если не следить за очередью задач!

Самое неприятное, сроки и бюджет проекта разрастается при незначительном прогрессе. Мы знаем, почему так происходит и как быть.

Почему в проектах появляется больше задач, чем договаривались вначале и как это влияет на сроки и бюджет

Над автоматизацией работают разные эксперты.
Во-первых, команда клиента: финансовый директор, технический директор, маркетолог и другие.

Во-вторых, эксперты Интерлогики, по финансам, кадрам, продажам, производству и программам учёта.

Во время совместной деятельности все эти специалисты обмениваются информацией, обогащают видение друг друга. Спецы заказчика рассказывают про свои проблемы, про покупателей, процессы. Спецы Интерлогики знают и рассказывают теорию, а главное, многолетнюю практику решения похожих задач. Клиент всегда спрашивает: «Как это работает в других компаниях?» С каждой совместной встречей появляются новые идеи и улучшения, а значит список задач разработчикам и внедренцам растёт. Так проект разрастается вглубь.

А ещё к решению добавляются другие участки бизнеса. Например, финрезультат перевязан с бухгалтерией. Производство завязано с продажами. Склад лучше автоматизировать вместе с логистикой. Клиент приглашает в рабочую группу дополнительных участников. Рабочая группа ставит новые задачи. Так мы делаем автоматизацию более комплексной и ценной. Проект разрастается вширь.

Помним о разнице между ценностью и ценой

В проектах нельзя зафиксировать цену, мы ориентируем клиента на примерную стоимость решения, которую получаем из первичного понимания «что будем делать и какую ценность получим». С  каждым днём понимание расширяется и углубляется, появляются новые задачи и решения, которые нельзя было предсказать.

Дополнительные задачи увеличивают стоимость и сроки. У заказчика возникает дилемма:

• Либо прекратить дополнять задачи, не обращать внимания на изменчивый мир, тогда пострадает бизнес-ценность проекта,
• Либо увеличивать бюджет, тогда придётся платить дороже.

«А вот это ещё» ©, и «вот то бы доделать» ©, иногда заказчик даже забывает, для чего начался весь проект.

На рисунке я изобразил динамику ценности проекта. Первые недели все участники понимают, что решаются главные задачи. К концу, прирост ценности не слишком заметен, проект скатывается в решение мелких задач. Пользователи склонны набрасывать мелкие доработки, которые тратят деньги и время команды, но не существенно влияют на достижение целей.

Интерлогика сражается за сокращение издержек и повышение ценность проекта для бизнеса. Чтобы максимизировать эффект мы:

1. Во время работы дополняем задачи и видение, чтобы ценность для бизнеса росла.
2. Добавляем в список задачи несколько очередей. На рисунке я показал две: «важные для запуска I» и «идеальные II».

Заказчик сам, вооружённый мнением рабочей группы определяет ценность задачи. Если без неё проект не взлетит, то её помещают в первую очередь. А если задача терпит — во вторую.

1. Срочно и обязательно решать задачи из 1-й очереди, так как они существенно влияют на ценность проекта. Это обеспечивает хороший темп запуска и скорейшее извлечение ценности из автоматизации клиентом. При этом бюджет увеличивается разумно.

Вторую очередь мы иногда называем «поддержкой после запуска». Это позволяет вынести задачи и бюджет за границы проекта. Ведь улучшать что-то можно бесконечно. Некоторые задачи со временем теряют актуальность, некоторые мы постепенно решаем, зато бюджет заказчика расходуется самым рациональным способом.

Расчёт себестоимости VS удобный интерфейс для продавца

В Интерлогику обратилась торговая компания с целью автоматизировать расчёт себестоимости. Задача сложная, затрагивает финансовый, производственный, складской и торговый участок компании — то есть практически все! От заказчика ответственным был назначен руководитель отдела продаж. Инициативный человек всё время смещал фокус проекта в удобство интерфейсов для продавцов. Якобы внедрить невозможно, если неудобно будет работать. Мы постоянно возвращали фокус к расчёту себестоимости, так как ради этого пришел клиент. Так в проекте возникли дополнительные работы. Конечно, бюджет и срок внедрения существенно вырос.

Раздувание задач и сортировка задач

Мы внедряли отчёты для финрезультата в медицинской компании. Чтобы достигнуть целей, приняли решение перейти с собственной учётной программы на 1С. В старой нельзя было собрать отчёты по себестоимости услуг и настроить корректный учёт материалов. Конечно, изменения интерфейса работы коснулись 60 врачей и администраторов клиники. Эти профессионалы привыкли работать на автомате. В 1С интерфейс пользователя похож, но немного отличается.

Пользователи начали заваливать рабочую группу «доработками»: тут галочку добавьте, цвет поменяйте, поля переставьте местами. Благодаря главному врачу мы разделили предложения персонала на 2 очереди: «обязательно» и «в рамках поддержки». За пару недель пользователи освоили новый интерфейс и 80% задач второй очереди стали не нужны.

Запомнить

• Любые проекты изменений современем становятся длиннее и дороже, то есть сроки и бюджеты растягиваются! Но если помнить о правилах успешной автоматизации, то этого можно избежать.
• Чем дольше работаешь над проектом, тем ценнее становится результат для компании.
• Задача руководителя проекта удержать баланс между ценностью проекта для компании и ресурсами, необходимыми для его волощения.

Если вы чувствуете, что ваш проект «раздувается», сроки и бюджет сильно увеличиваются по сравнению с первоначальной задумкой — обратитесь к нам, мы поможем разобраться «что можно сделать прямо сейчас, чтобы проект приблизился к завершению» и не пришлось тратить больше времени и ресурсов, чем следует.

---

👉 Уже начали автоматизировать учёт и бизнес-процессы, но постоянно срываются сроки? Зовите нас! Поможем разобраться и привести дела в порядо! Для этого оставьте заявку на странице с консультацией, или позвоните нам на +7 (495) 764 83 81 , а можно написать через телеграм @Interlogik

---

Прочитайте эти материалы, мы их отобрали вручную:
— Лайфхак для менедеров «очередь задач» 
— Правила успешной автоматизации
— Что нужно знать об автоматизации склада
— Качества идеального руководителя 
— Консультации по автоматизации управленческого учёта