Когда компании нужна автоматизация?

Разбираемся, когда компании нужна автоматизация и как её лучше реализовать, чтобы точно окупилось.

👋 Привет, это Алексей Баранов. Я занимаюсь автоматизацией учёта и бизнес-процессов с 2003, наша главная цель сделать так, чтобы работали роботы и программы, а люди занимались умными вещами. А ещё я провожу консультации, иногда пишу статьи, в которых отвечаю вопросы читателей, вы, кстати, тоже можете задать вопрос в форме, которая в низу страницы, ну или +7 (495) 764 83 81 , или через телеграм @Interlogik

Когда компании нужна автоматизации — отнюдь не всегда! 

Маркетологи из интернета льют вам в уши, что надо то автоматизировать то или это. Чтобы все автоматизировать нужно 100 лет и 100 лямов. А как определить что автоматизировать, чтобы получить максимальную пользу?

Для каждого этапа жизни компании своя автоматизация, которая дает максимальный эффект. Автоматизировал раньше — деньги на ветер, позже — потерял прибыль. Чтобы вам было понятнее «что нужно моей компании здесь и сейчас», я взял «Теорию жизненного цикла организации Ицхака Адизеса и рассмотрел потребность в автоматизации на каждом этапе. Про автоматизацию от души и с примерами, а про цикл подробнее в книге автора.

✅ Каждой автоматизации своё время ©

Итак, Адизес разделил функции управления в компании на 4 типа.

P — Производство результатов; Это когда нужно прийти в офис пораньше и задать жару всем сотрудникам и клиентам. При этом не разбираясь, что и почему.
A — Упорядочивание; Написание регламентов и инструкций, контроль, бюрократия. Для этого типа руководства порядок важнее результата.
E — Предпринимательство; Этот тип лидерства постоянно придумывает новые идеи, находит рынки и покупателей. Правда он настолько нестабилен, что почти всегда не доделывает до конца.
I — Интеграция; Этот тип лидерства может подружить всех со всеми. Клиентов с сотрудниками или между собой, даже с конкурентами у него все на мази.

Для своих подчиненных я провёл лекцию, на которой рассказывал, когда нужна автоматизация, и на примерах показал, когда компании нужна автоматизация можете посмотреть

Все четыре функции не могут быть качественно представлены в одном управленце, зато могут в команде. Более того, они конкурируют друг с другом. Когда одна из них доминирует, другие уходят в закат. На разных этапах жизни меняется потребность в этих функциях, а это влияет на цифровизацию и автоматизацию. Больше деталей про стили управления, если заинтересовало, можете прочитать у Адизеса в книге «Управление жизненным циклом».

Все четыре функции управления компанией не могут быть качественно представлены в одном управленце, зато могут в команде.

Теперь сама модель жизненного цикла компании по Адизесу.

Ухаживание — предпринимательство в чистом виде

На этом этапе происходит генерация бизнес-идеи. Предпринимательская функция, у Адизеса она обозначаете E, придумывает кому и что можно предложить на рынке.

Предпринимательство в чистом виде. Тут самое сложное для предпринимателя встать с дивана и начать действовать. Идея бизнеса может быть сколь угодно хороша, но если не начать продажи — никакого бизнеса не получится.

👉 Автоматизировать на этапе «ухаживание» — нечего, рано ещё!

Автоматизировать на этом этапе особо нечего, даже учитывать нечего. Разве что страдания автора идеи, который начал обсуждать ее с будущими потенциальными партнерами. Можно использовать современные технологии исследования рынка, анализ поисковых запросов и тому подобное.

Автоматизировать на этом этапе особо нечего, даже учитывать нечего. Можно использовать современные технологии исследования рынка, анализ поисковых запросов и тому подобное.

Младенчество — важна продуктивность

Если бизнесмен преодолел кризис незапуска, нашел в себе силы чтобы встать с дивана и действовать, то на этапе младенчества возникает бизнес. Это регистрация юрлица, касс, создание сайта, первые продажи. В результате всех действий, появляется некий результат и продукт — это продуктивность, которая обозначается у Адизеса P.

На этом этапе собственник сам себе и директор и исполнитель. Собственно продуктивность и отвечает за действия. Эти действия используют плоды предпринимательства — прошлого этапа.

✅ Гораздо важнее делать, чем креативить и автоматизировать процессы

Шевелиться на этапе младенчества намного важнее, чем креативить. Цель — продажи любым способом. Это даст уверенность в правильности идеи, а также позволит изучить потребительские предпочтения. Если дела начинают идти хорошо, в компании появляются первые работники

Тут можно говорить про «автоматизацию действий». В компании еще не устоялись бизнес-процессы, все делают всё. Учёт не актуален, так как пару сделок бизнесмен чаще всего держит в голове или тетради. Можно внедрить продвинутый банковский сервис: Тинькофф, Эльба или Точка, их много. Такая автоматизация решит кучу проблем с отчётностью, минимальным учётом и печатью документов. Для коллективной работы удобно использовать Гугл-документы и почту. На этом этапе часто возникает финмодель компании в Экселе. Финмодель даст расчет точки безубыточности, примерно опишет издержки и поступления. Это еще не автоматизация, а цветочки! Ягодки впереди.

Можно говорить про «автоматизацию действий». В компании еще не устоялись бизнес-процессы, все делают всё.

Если преждевременно выложиться в автоматизацию, то денег не хватит на что-то важное. Например, на маркетинг или на оборотный капитал.

Давай-давай — важны продуктивность и предпринимательство

На этапе давай-давай бизнес начинает расти. Собственник нанимает работников, количество сделок, покупателей и процессов увеличивается. Целью компании становится захват рынка. Для этого на помощь функции Р возвращается Е (предпринимательство). Накапливается некоторая статистика продаж и функция Е должна еще лучше адаптировать торговое предложение к потребностям покупателей — это позволит прочно занять нишу.

Когда автоматизировать компанию — вот сейчас уже самое время

На этапе давай-давай без автоматизации маркетинга, продаж и некоторых процессов компания потеряет темп. Количество сделок увеличивается многократно — руководителю необходимо точно знать кому, что, и на каких условиях он подал. Кому уже отпустили продукцию, а кому еще нет. На каком этапе находится сделка с каждым покупателем, что делают продавцы. Это называется учет продаж — он позволит сделать анализ и улучшить взаимоотношения с покупателями (Е функция). Учет продаж удобно вести в CRM системах. Их функционал подбирают под процесс продаж и требуемую аналитику.

В компанию приходят новые сотрудники, дело растет. Чтобы сотрудники точно выполняли указания руководителя, необходимо спроектировать каждый бизнес-процесс и их взаимосвязи. Написать простые должностные инструкции, чтобы каждый работник понимал, что от него требуется в итоге и как он должен к этому прийти.

Как правило простейшее регламентирование бизнес-процессов реализовано в CRM системах. Если требуется управлять более сложным бизнес-процессом, внедряют систему BPM (business process management).

👉 Это важный этап роста, если его не пройти, руководитель будет вечно «заперт» в роли директора, без присутствия которого, ничего не делается

Бизнес растет и в пылу азарта собственник не желает отпускать его из рук. Как правило такой руководитель хорошо вживается в роль предпринимателя и отчаянного руководителя. Тут он и попадает в ловушку основателя. Чтобы компания могла расти на следующем этапе понадобится порядок, а не темп. Если порядок не появится, компания превратиться в маленькую местячковую фирму с вечно занятым собственником у руля: и швец и жнец и на трубе дудец.

Чтобы компания могла расти на следующем этапе понадобится порядок, а не темп

Рекламщики из Новосибирска. Крутые ребята в вопросах эвентов и промоушена. Клеили всю зиму заказы на стикерах на стену.
Пришла весна и открыли окна. Стикеры полетели на север, вместе с журавлями. Заказчики очень расстроились, когда часть заказов не была выполнена. Ребятам помогло внедрение CRM. Теперь каждый заказ заносится в систему. Можно посмотреть кто и о чем договорился, прикрепить макеты, проследить оплату. Сплошная систематизация и порядок!

Юность — важны администрирование и предпринимательство

Как огромная звезда, компания достигшая этапа юности начинает коллапсировать. Задачей руководителя на предыдущих этапах было обеспечить компанию стремительным ростом. По инерции он продолжает давить газ в пол. Из-за плохой управляемости бизнес начинает терять сотрудников, зачастую вместе с клиентами. От компании отваливаются куски. Множатся кражи и бардак на складе, в финансах. Наступает время, когда функции Р необходимо отдохнуть и на ее место пригласить порядок А. Это значит, что настало время разобраться в деталях как мы делаем бизнес, какие у нас есть активы и пассивы, какой денежный поток. Я говорю про управленческий учет.

Задача управленческого учета — предоставить руководителю полную информацию о его товарах, сделках, финансах, прибыли и т. п.

Если сейчас упручету не уделяется достаточное количество внимания, то компания рискует попасть в кассовые разрывы, потери ресурсов и т. п. Чтобы учет не пожирал временные и человеческие ресурсы, а главное, поставлял руководителям разного уровня точную своевременную управленческую аналитику его автоматизируют.

✅ Время широкой автоматизации и глобального наведения порядка

В Интерлогике мы называем этот этап «Широкой автоматизацией», тк автоматизировать необходимо все участки компании: продажи, учет на складе, кадры, финансы, бухгалтерию и т. д. Автоматизируют на этом этапе базовые функции, тк в компании еще не достаточно ни сил ни времени для глубокой аналитики. Задача — восстановить управление и продолжить рост.

Если учет сделок и клиентов (CRM) был внедрен на ранних этапах, то сейчас потребность в учете товаров и финансов. Остальное, в зависимости от вида деятельности: иногда производственный, иногда кадровый и т. п. Для покрытия потребности хорошо подходят ERP системы. Лучше всего, если одна система закрывает все участки, тогда в ней можно будет проводить перекрестную аналитику. Для маленьких компаний хорошо подходят программы 1С, Мое дело и Мой склад. Самое главное делать автоматизацию по всем правилам, со стратегическим взглядом.

Юристы из Екатеринбурга ведут тысячу табличек в экселе: Приход денег, Судебные тяжбы, Дебиторы и кредиторы, Зарплата и т. д. Когда проходит оплата или расход, нужно занести цифры сразу в разные таблицы. Так получается отчетность и сохранность данных. Зато, если случайно ошибся с цифрой или буквой — ищи пол дня ошибку во всех таблицах. Времени тратится куча, а качество низкое. Юрист — не робот!
Внедрили себе 1С: Управление небольшой фирмой, доработали немного. Теперь заносят цифру один раз, а отчеты формируются автоматически: ОПИУ, прибыль, ДДС, Дебиторка, дела и сделки, судебные тяжбы и тп…

Расцвет — нужны продуктивность, администрирование и предпринимательство

С помощью, А и Е руководитель навел порядок в делах. Теперь его компании открыта дорога доминирования на рынке. К предпринимательству и порядку присоединяется продуктивность Р. В компании появляются компетентные в своей области «узкие специалисты». Эти кадры не будут заниматься чем попало, зато в своей области они разбираются хорошо. Как правило это руководители профильных направлений: Руководитель отдела продаж, маркетолог, финансовый и коммерческий директор, производственник и т. п. Для реализации своих задач этим ребятам потребуется глубокая аналитика. Р даст компании продуктивность, А управляемость, а Е будет обеспечено анализом накопленных данных.

За счет накопленных данных и команды, которая умеет их обрабатывать, компания на этапе расцвета успешно справляется с конкурентами. У них же нет такой ценной информации. Перед этим, компании придется провести «глубокую автоматизацию». С помощью профильных специалистов и программистов команда доработает отчеты своей ERP системы, а если это будет необходимо, то начнет собирать и обрабатывать дополнительные данные.
Чаще всего тут анализируют:

• продажи, ассортимент, товарооборачиваемость, комплектность для создания выгодных предложений;
• портрет покупателей, сезонный и временной спрос, спрос на сопутствующие и дополнительные товары;
• себестоимость и маржинальность, горизонтальный и вертикальный анализ затрат, прибыльность;
• запасы, закупки и поставщиков и т. д.

Про ветеранов рынка автозапчастей Рязанской области.
Каждый год их атакуют десяток молодых конкурентов — хотят вползти на рынок. У нашего героя за 15 лет работы накоплена статистика: когда спрос растет, когда какой товар в почете. У молодых компаний нет таких данных.
Закупают конкуренты омывайку, а сезон закончился. И сидят с затоваренными остатками — продать бы хоть со скидкой. Так и банкротятся. А наш герой живет и радуется, хоть на малой марже, зато оборот приличный!

На этом этапе руководителю выгодно внедрить панель индикаторов, чтобы стимулировать продуктивность сотрудников и экономить время на изучении отчетов. А еще, достаточно данных и команды для внедрения выгодной системы лояльности.

Выгодно внедрить панель индикаторов, чтобы стимулировать продуктивность сотрудников и экономить время на изучении отчетов.

Стабильность — важны функции продуктивности, администрирования и объединения

Этап стабильности предшествует закату. Компания держит хорошую долю рынка, процессы регламентированы, сотрудники обучены, учет отражает реальность и обеспечен автоматизированной системой. Направлениями руководят компетентные профессионалы, глубоко анализирующие каждый свою область. На этапе расцвета эти спецы внедряют кучу программ и отчетов, чтобы лучше владеть ситуацией.

Сложность этапа, — спецы по своим направлениям плохо взаимодействуют между собой и считают свое направление самым важным. Даже бухгалтерия на этапе стабильности часто отбирает власть у развития. На смену предпринимательству Е в этот период развития компании должна прийти интеграция (I). Это значит, объединять будем все — спецов в команду, данные для перекрестной аналитики.

К этому моменту в компании накоплена куча данных в разных профильных средах. О продажах в CRM, о товарах в ERP и т. д. Чтобы извлекать еще больше преимуществ, компании понадобится интеграция данных. Чаще всего данные выгружают из одной системы в другую и там обрабатывают. Иногда, такое лоскутное одеяло заменяют единой информационной системой.

Также, конкурентное преимущество можно получить из интеграции информсистемы с внешними источниками данных. Покажу на примерах.

Пример из Москвы.
Стоимость показа рекламы «Купить квартиру в Москве» — космическая. Если показывать всем подряд, то придется продать краны и бульдозеры. Вот застройщики ищут способ сэкономить на клике.
Другие ребята развернули по всей Москвы бесплатные точки WiFi и собрали в базу кто где появляется. Не буквально, конечно, но могут проследить где эта трубка телефона чаще всего бывает.
Первые и вторые договорились между собой, что можно собрать в базу тех людей, которые часто посещают места с новостройками. Гипотетически — это покупатели недвижимости. И стоимость клика по этим показам — копеечная, а вероятность покупки квартиры — огромная.
Это кейс про накопление данных и интеграцию со внешними данными. На сокращение затрат влияет процентов на 25, а бюджеты там с шестью нулями.

Конкурентное преимущество можно получить из интеграции информсистемы с внешними источниками данных.

Аристократия, бюрократия и смерть

На следующих этапах жизненного цикла компания постепенно теряет продуктивность, а потом и закрывается вовсе. Тут всем уже не до автоматизации. Отмечу лишь, что подобные бюрократические машины иногда пытаются улучшить свои процессы, но чаще всего это делается для зарабатывания очков в политической борьбе, а не ради реальных улучшений. Такие проекты гибнут в стопках бумаг и на столах согласований. Наш материал не про организационный консалтинг, а про автоматизацию.

Все компании ждет закат, но при грамотном руководстве можно совершить реинкарнацию. На этапе стабильность или даже аристократия в компании еще достаточно энергии и ресурсов для генерации новых идей. Руководящая команда вовремя отделяет от основной структуры новаторские подразделения. Происходит отпочковывание функций Р и Е в альтернативные направления деятельности — это называется акселератор стартапов. Жизненный цикл начинается сначала.

Если вы нашли себя на одном из этапов, значит определите, какая автоматизация для вас наиболее выгодна. Если вложить деньги в информационную систему раньше — это пустая потеря денег, а возможно, палки в колеса собственного роста. Если же опоздать с автоматизацией, то куча последствий на каждом этапе вызывают убытки. Если нужна наша помощь, приходите на мою консультацию, обсудим, как сделать самый выгодный выбор!

---

👉 Не уверены, пора ли вам автоматизироваться? Пишите нам! Попробуем помочь, начать стоит с консультации, можно позвонить по телефону +7 (495) 764 83 81 или написать в телеграм @Interlogik

Рекомендуем прочитать:

— Где и почему проваливается проект изменений,

— Как настроить учёт на небольшом предприятии,

— Консультации по автоматизации управленческого учёта .