Вопрос-ответ

Как руководителю перенести подразделение на удалёнку за два дня


Привет! Я давно подумывал о том, чтобы перевести сотрудников на удалёнку, а тут кризис, пандемия — лучшего шанса, пожалуй не будет! Расскажите как лучше перейти?

Привет! Это Алексей Баранов, я отвечу как стратег Интерлогики и как человек, который уже 10 лет помогает клиентам перейти на удалёнку. 
Если бы пару месяцев назад ко мне пришёл предприниматель с запросом «Переведите компанию в режим удалённой работы» — я бы предложил другой план. 

Грамотный перевод подразделения на дистанционную работу в небольшой компании занимает 3 - 6 месяцев и строится на принципах согласования целей и развития ответственности, таким образом подразделение продолжает работать, даже если сотрудника «атакует» холодильник, чайник и дети.
кризис
В такие моменты поздно говорить «как надо», нужно тушить пожар, а потом придётся разбираться

Мы все находимся между молотом и наковальней:

    С одной стороны, спад продаж из-за кризиса, доллара и вируса. Для выживания нужно работать, как папа Карло.

    С другой стороны, сотрудники умоляют отпустить их по домам. А даже если остаются работать в офисе, то 8 часов обсуждают слухи и постоянно моют руки.Как вырваться из западни?
    Действуем быстро и без паники
    Используем принципы кризисного управления — немедленно делаем то, без чего работа встанет, остальное причешем потом. Наш план состоит из трёх шагов.
    Времени на нежность, самопроверки нет совсем!

    Шаг 1. Разбираемся в техническом оснащении
    Это то, без чего работать не получится. Составьте список критических для вашей компании приложений и сервисов. Можно попросить каждого сотрудника написать, какими программами, документами и сервисами он пользуется в работе. В нашей практике получается что-то вроде:
    • 1C,
    • Google документы, таблицы, презентации,
    • Электронная почта;
    • CRM система, мессенджеры;
    • Телефония;
    • Хранилище на сервере с коммерческими предложениями и другими документами;
    • Трекер задач. Если у вас его нет, то придётся выбрать какой-нибудь, чтобы ставить задачи и следить за исполнением,

    Далее вам понадобится технарь, который организует для дистанционных пользователей. Наши специалисты разворачивают все сервисы для домашних пользователей за 2 дня, когда речь идёт про компанию из 10 человек.

    Не забудьте про безопасность данных и подключения. Случайно слить базу конкурентам или дать доступ к телефонии случайным людям — плохой ход.

    Этот шаг можно сделать быстро и недорого. В результате у каждого сотрудника появится возможно работать где угодно точно так же как и в офисе. Вооружите его данными и средствами связи. Теперь на этом будет держаться наш мир.

    Шаг 2. ОрганизацияТеперь сотрудникам есть с чем работать дома. Но они же давно не смотрели сериалов, не играли с котом, и вообще, воспринимают происходящее, как прибавку к отпуску. Если ваши сотрудники не такие, можете дальше не читать — у вас и так всё хорошо. Для остальных я расскажу про организационный дизайн.

    image
    Прояснить мотивацию к труду. Организационные терапевты это называют миссией и согласованием по ценностям. В нашей ситуации, чем проще тем ценнее.В идеале каждый должен ответить на вопрос: Зачем я работаю в своей компании?Вы должны ответить на вопрос: Зачем компания работает в принципе?

    И все вместе: Как то что делает каждый помогает ему лично и компании достигать своих целей?
    Все ответы стоит записать и донести до каждого сотрудника.

    Очертить зоны ответственности. За пару недель вы сможете договориться с каждым сотрудником, за какие задачи он отвечает, какие процессы контролирует и что является результатом его труда. Если не получилось это сделать раньше, теперь договариваемся по скайпу. Письменно зафиксируйте эти договоренности. Чем подробнее, тем меньше потом будет споров.

    Ставить задачи и контролировать их исполнение. Начинаем работать из дома! Выяснится, что некоторые сотрудники «недорабатывают», чтобы минимизировать вред от этого, ставьте задачи в трекере, календаре, или в мессенджерах. Назначьте дедлайны для каждой задачи. Руководители должны проверять результат задачи, когда у неё истекает срок и давать обратную связь исполнителю.

    Потребуйте у каждого сотрудника присылать вам ежедневно, после окончания работы «Отчёт о проделанной работе», можно в свободной форме, можно шаблонизировать. Вам не обязательно их читать, но обязательно контролируйте, чтобы каждый прислал. Порядок складывается из мелочей.

    Организационный дизайн — дело неторопливое. В обычных условиях такая перезагрузка коллектива занимается 6 — 12 месяцев. В условиях резкого переходя, вам шаг за шагом придётся договариваться с командой и двигать компанию вперёд. Если где-то возникнут сложности, зовите на помощь. Эти культурные изменения особенно пригодятся вам, когда карантин закончится.

    Шаг 3. Латаем дыры
    Предлагаемый план прост и надёжен! Но я уверен, что у вас что-то пойдёт не так.

    Слишком много обстоятельств сошлись воедино и никто не в силах предсказать, куда повернётся жизнь. В таких условиях главное сохранять оптимизм и веру в дело. Рабочее место предпринимателя в ближайшие несколько месяцев будет напоминать старую игру «Ну, погоди».

    Что ещё

    Это был совет по переносу удалёнки в условиях «когда всё горит», также вам, может быть, будет  интересным статьи про:

    А ещё, можно записаться ко мне на консультацию.
    Made on
    Tilda