Дайджест Интерлогики
Каждые две недели вы будете получать письма со свежими статьями Интерлогики
 
Close
Write to us
Telegram
VK
Mail

Три плоскости бизнеса. Через какие уровни проходят все задачи компании

Бизнес — это многослойная система. Но предприниматели об этом мало что знают. Когда возникает проблема, они бегут тушить пожар там, где она появилась. Устраняют следствие, а не причину возникновения. С внедрением новых идей и улучшениями бизнеса — то же самое. Заткнули дырку и нормально. А о стратегии никто думать не хочет.
Мы расскажем, через какие три уровня стоит проводить каждую задачу, проблему, идею или цель. Малым и средним предпринимателям — читать обязательно. Перепечатали статью из vc.ru

Помог автоматизировать больше 150 бизнесов

Что еще за уровни?

Если посмотреть на структуру бизнеса, то упрощенно она похожа на пирамиду.

  • На вершине — собственник, он мыслит на уровне целей и глобальной стратегии.
  • Уровнем ниже стоит директор, который детализирует стратегию собственника, превращает в оцифрованный план и отвечает за реализацию. Во время реализации плана директор подключает других своих менеджеров, чтобы организовать работу следующего уровня.
  • На третьем уровне — персонал, процессы и заказчики. На этом уровне работники выполняют задачи, реализуют стратегию на уровне механических и умственных действий.

Пирамида работает не только сверху вниз

Информация ходит по пирамиде в двух направлениях. Сверху собственник дает задачи руководителю, а руководитель — линейным сотрудникам. А снизу система снабжает верхушку информацией.

С нижнего уровня информация поступает менеджерам и директору. Работники отчитываются о выполненных задачах и результатах работы с клиентами. На основе этих данных руководитель делает выводы об эффективности компании, ситуации на рынке и динамике ресурсов.

Дальше директор передает ключевую информацию собственнику. Собственник оценивает картину, делает выводы и на этой основе выдвигает новую стратегию или корректирует существующую.

Теперь подробнее про то, как каждая задача проходит от верхушки пирамиды к ее основанию. Расскажем, кто за что отвечает и почему.
Составим правильный план автоматизации
За два часа наметим цели, составим план действий, объясним как контролировать и управлять автоматизацией

Уровень 1. Собственник — цели и стратегия

Чтобы стартовать изменения в компании, собственник ставит цель. По классике каждая цель должна соответствовать SMART-критериям, то есть быть%
  • конкретной
  • измеримой
  • достижимой
  • актуальной
  • ограниченной во времени
Попробуйте представить себе цель, которая не соответствует хотя бы одному из этих критериев. Сразу получается не цель, а нечто размытое. Например цель «Хочу, чтобы мы торговали по всей России» неполноценна. Нужно хотя бы понять, в какие сроки это случится. В общем-то цели — это тема для отдельной статьи. Идем дальше.

Дальше собственник определяет стратегию: как достичь желаемого. Для этого он:
  • создает бизнес-идею — товар или продукт, с помощью которого компания придет к нужным показателям;
  • составляет первичную бизнес-модель — укрупненный план достижения поставленных целей;
  • выводит ключевые факторы успеха — условия, за счет которых он выиграет конкуренцию.
Эта стратегия пока на уровне концепции, идеи, а не детальный план или бюджет к исполнению. Детализация и исполнение — это задача руководителя, то есть — следующий уровень.

Далее собственник подбирает руководителя и ключевых менеджеров, которые будут детализировать и реализовывать стратегию. Передав им стратегию, собственник запускает движение сверху вниз по пирамиде.

В малом бизнесе часто собственник — одновременно руководитель компании. Поэтому, возможно, подбирать и нанимать никого не надо. Но тогда нужно четко понимать, что роли собственника и руководителя смешивать нельзя, и нужно работать над задачами каждого из них. В статье мы будем считать, что собственник и исполнительный менеджер — разные люди.

Потом собственнику нужно проконтролировать, эффективно ли менеджеры идут к цели. Для этого он выстраивает информационную систему из управленческих отчетов. По ней он понимает тенденции рынка, потребности покупателей и отлаженность финансово-организационных процессов компании.

Зачем собственнику информационная система

Информационная система помогает собственнику:
  • совершенствовать технологии работы компании;
  • стратегически управлять финансами и товарными запасами;
  • совершенствовать стратегический маркетинг (продукт и систему лояльности покупателей);
  • искать новые возможности развития компании;
  • чувствовать своих покупателей и их потребности.

Уровень 2. Менеджеры реализуют стратегию

Задача менеджмента — исполнять стратегию. А чтобы стратегия была выполнена, вначале ее нужно детализировать. Поэтому главный менеджер (директор) берет глобальную стратегию, разбивает на задачи, строит помесячный план, считает бюджеты ставит сроки и назначает ответственных.

Вся стратегия делится на направления. За каждое направление будет отвечать конкретный менеджер: один — за маркетинг, другой — за производство, третий — за продажи.

Менеджеры принимают управленческие решения, которые определяют работу всей компании. Процессы, роли, кадры, постановка задач, контроль результатов — все это на них.

Главный критерий эффективности управленческих решений — прибыль. Чтобы принимать прибыльные решения, менеджеры пользуются аналитической информацией, которую получают из информационных систем. Для управления ресурсами используют ERP, для продаж и маркетинга — CRM, для логистики и склада — WMS.

Чтобы эти системы показывали объективную информацию для аналитики, менеджеры настраивают управленческие отчеты. Важно, чтобы отчеты были регулярными и правдивыми — только так они помогут принимать эффективные решения.

Если отчеты будут кривыми, собственник получит кривую информацию и построит кривую стратегию. Получается, что все управленческие решения — на смарку. Постепенно такая пирамида разрушится, а бизнес закроется.

Уровень 3. Персонал выполняет задачи

На этом уровне сотрудники реализуют все детали стратегии, то есть — решают поставленные задачи. Тут самое большое количество действий, из которых по деталькам сложится финальный результат компании. Продавцы сражаются за покупателя, кладовщики и грузчики следят, чтобы товар был доставлен вовремя, бухгалтеры начисляют зарплаты и считают налоги. Куча всяких дел.

Что если кто-то ошибется? Все ошибаются: собственник, директор, менеджеры и персонал. Чем выше возникла ошибка, тем дороже это обходится компании. Одна ошибка собственника может загубить весь бизнес, а одна ошибка кассира за прилавком не сильно испортит результат.

При этом на уровне персонала ошибок гораздо больше по количеству, чем на уровне менеджеров и собственника. Но это не значит, что нижний уровень работает хуже. Просто тут много задач.

Как избежать ошибок? Чтобы ошибок было как можно меньше, руководители выстраивают систему администрирования. Чем система проще — тем меньше ошибок. Идеально, когда линейные сотрудники не думают, какие задачи и как выполнять. Задачи четко ставятся менеджерами с нужными инструкциями. Пусть грузчик знает, за сколько он должен загрузить машину, а водитель, когда нужно доставить груз.

Данные с нижнего уровня должны поступать наверх быстро и без искажений. От этого зависит скорость и качество управленческих решений.

Организовать эффективный рабочий процесс помогают различные программы и интерфейсы. С ними процесс становится быстрым и точным. Покупатели и сотрудники довольны — прибыль растет.

Как работает система администрирования на уровне персонала? Если сотрудники будут сами заполнять первичные документы, наделают много ошибок. А если внедрить фронт-офисную программу и первичка будет печататься прямо из нее — сократятся трудозатраты, количество ошибок, а скорость вырастет.

Если продавцы будут сами решать кому давать скидку, а кому нет — компания потеряет деньги или клиентов. Чтобы этого не случилось, можно ввести пластиковые карты. Система станет объективной, а маркетолог получит информацию для аналитики.

Если в компании постоянно пропадает товар и менеджеры увольняют за это сотрудников — это не решает проблему. Может, вообще другой сотрудник виноват. А если ввести учет товара с момента заказа у поставщика до доставки покупателю, то ответственность на каждом этапе будет нести конкретный человек — воровать перестанут. Плюсом сможете информировать покупателя, где его заказ, и эффективно планировать закупки.


План: как внедрять изменения в бизнес

1. Поставьте цели и спланируйте стратегию. Четко определите, к чему вы идете. Спланируйте, как и когда окупятся изменения

2. Назначьте ответственного за реализацию стратегии. Это должен быть руководитель, который отлично знает ваш бизнес, заинтересован в развитии и имеет влияние в коллективе.

3. Передайте стратегию реализатору, проследите за тем, как он ее детализирует и возьмет в работу. Определите ключевые KPI.

4. Настройте информационную систему. Если вам снизу будет поступать правильная информация, вы сможете руководить компанией. Для этого автоматизируйте процесс сбора и анализа.

5. Периодически смотрите, как идут дела. Просматривайте отчеты, делайте выводы, корректируйте стратегию.

6. Следите за результатом. Контролируйте работу ключевых сотрудников с помощью информационной системы. Это сократит ваши трудозатраты и приучит сотрудников работать аккуратно.

7. Не можете контролировать сами — пригласите экспертов. Лучше создать систему силами сторонних специалистов, чем не создать вообще.
Автор статьи: Алексей Баранов
Основатель Интерлогики, стратег автоматизации
Статья обновленам в ноябре 2019, впервые опубликована: 23 Марта 2018
На обложке использованы картинки с pixabay, иллюстратор OpenClipart-Vectors / 27420 images
Поделитесь этой статьёй с друзьями
Составим правильный план автоматизации
За два часа наметим цели, составим план действий, объясним как контролировать и управлять автоматизацией
Made on
Tilda