Один наш клиент обратился на автоматизацию зуботехнической лаборатории, после того как проиграл дело в суде. Мы поставили учёт, навели порядок и автоматизировали заказ-наряд.
👋 Привет, это Алексей! Руководитель Интерлогики, стратег-автоматизатор и руководитель проектов автоматизации. Если есть вопросы, можете писать вопросы в телеграме @interlogik
Заказ-наряд в зуботехнической лаборатории (ЗТЛ) — это основа учёта, документ, который фиксирует всю информацию о заказе, частично информацию о пациенте. Без него лаборатория может работать, только если будет мало заказов и всю информацию можно будет держать в голове.
Что такое и что содержит заказ-наряд ЗТЛ?
Я где-то два часа думал зачем нужен этот блок в статье. В моём понимании вы и так уже знаете, как выглядит заказ-наряд, что в нём есть и зачем он нужен. Но мой маркетолог настаивал на том, чтобы этот пункт был в статье.
Штош. На всякий случай, если всё знаете — переходите к следующему пункту.
Заказ-наряд — документ, на котором держится управленческий учёт зуботехнической лаборатории. Также у него есть важная задача «быть связующим звеном между лабораторией и стоматологией». В документе фиксируют детали заказа, что упрощает коммуникацию между специалистами.
Содержит:
Информацию о пациенте: имя, контакты и прочие данные;
Тип услуги, а также объём работ: пункт описывает, какие именно услуги требуются от лаборатории (например, что нужно изготовить коронку или протез?);
Сроки;
Стоимость работ;
Используемые материалы (последние два пункта нужны для повышения прозрачности работ).
Может показаться, что это просто «бумага», в которой описываются детали работ. Но без этой бумаги управленческий учёт в ЗТЛ «не заведётся».
Данные заказ-наряда зуботехнической лаборатории для управленческого учёта:
Основа для учёта: в документе содержатся все данные для учёта (сколько именно нужно списать материала со склада для работы, сколько будет стоить готовое изделие, сколько времени уйдёт у техника на изготовление изделия и прочее);
Контроль ресурсов: на основе заказ-наряда строятся стратегии закупок и пополнения запасов;
Основа для анализа эффективности и производительности: на основе заказ-нарядов руководители лаборатории строят планы по развитию бизнеса.
База для построения финансового учёта в зуботехнической лаборатории: заказ-наряд фиксирует стоимость услуг и материалов, как следствие, мы получаем основу для отчётов и финансового анализа. Можем оценить востребованные услуги.
Повышение качества клиентского сервиса: клиенты зуботехнических лабораторий — стоматологии и стоматологи, заказ-наряд выполняет роль договора, сообщений в мессенджере и оформленных карточек в таск-менеджере. Проще говоря, в заказ-наряде прописывается «что лаборатория пообещала стоматологии». Такой важный документ лучше всё-таки оцифровать — не так ли?
Автоматизация учёта и бизнес-процессов: программное обеспечение для работы с заказ-нарядами ускоряет и упрощает учёт и управление.
Как видите, лаборатории нужен заказ-наряд. И скорее всего, если вы работаете в зуботехнической лаборатории — он у вас уже есть. Осталось только разобраться в каком он формате: цифровом или аналоговом. А если в цифровом — то достаточно ли он автоматизирован? Если нет — обращайтесь к нам за организацией работы лаборатории, контроля ресурсов и автоматизацией финансов ЗТЛ. Мы автоматизируем учёт, бизнес-процессы и, конечно же, заказ-наряд для ЗТЛ. Для этого оставьте заявку внизу страницы.
Преимущества использования автоматизированного заказа-наряда в зуботехнической лаборатории
Если предыдущая глава вас не убедила, то вот выгоды для лаборатории и конкретно руководителя от автоматизированного заказ-наряда:
Не «забудете», не «потеряете» обещания перед клиентами. Всё, что было когда-то оформлено, трудно будет видоизменить или удалить.
Сокращение «путаницы» и «различных ошибок». Например, вы будете видеть, какие заказы в работе, а какие не берутся в работу слишком долго. Больше никто не будет делать два заказа одновременно. Не будете работать в аврале, пытаясь успеть в срок, потому что не распределили ресурсы техников.
Выше качество обслуживания. Оцифрованные и автоматизированные заказ-наряды позволяют делать работу по каждому проекту прозрачным и регламентированным. Можно будет для каждой клиники или врача выстаивать свои правила работы, так как это будет отражено в системе. На минимальном уровне — можно будет делать пометки «этот врач любит переписываться и не любит звонить» или будут видны дни рождения, этот любит делать срочные заказы и ругается, если его работу не делают быстро (такому можно ставить цены на выполнение работы побольше) и так далее.
Удивительно, но мы слишком часто работали с проблемой «неправильный белый». В старых заказ-нарядах каждый врач описывал цвет, руководствуясь своими терминами, вплоть до описания «оттенок белого». Во время автоматизации мы предложили интерфейс, который позволят настроить цветокорректировку экрана и выбрать правильный оттенок из цветов, которые настроят на стороне лаборатории на основе имеющихся материалов. Подобная надстройка немного усложнила форму заказ-наряда, зато в разы повысило «уровень довольности клиентов».
У одного нашего клиента было пара судов из-за того, что врач не оформил пункт «аллергия». Поэтому у пациента была небольшая аллергическая реакция. С тех пор для лаборатории настроили интерфейс оформления заказ-наряда так, чтобы нельзя было отправить без отметок некоторых важных полей.
Как формируется заказ-наряд (описание бизнес-процесса формирования заказ-наряда)
Заказ-наряд обычно формируется на основании направления от стоматолога или клиники, где указаны конкретные требования к изделиям. В бланке или интерфейсе заказ-наряда важно прописать все необходимые данные. Но, кроме этого, нужно перепроверить все элементы, если пациент лечился ранее — сверить данные с тем, что хранится в базе. Это позволит уменьшить количество ошибок.
Процесс такой:
Получаем данные о пациенте и заказе. Большую часть данных можно подставить автоматически. Все наши лабораторию не начинают работу над заказом, если стоматолог не оформит необходимые данные. Строго говоря, стоматолог не сможет даже создать такой заказ.
Проверка данных и подтверждение заказа. В первую очередь проверяется соответствие информации с прошлой базой данных, если пациент уже лечился и лаборатория что-то делала для клиента и в прошлый раз пациент указал аллергию, а в этот раз — нет. То заказ нужно проверить и подтвердить. Во вторую очередь проверяется наличие необходимых материалов, и корректируется срок выполнения заказа. Сроки можно подвинуть, если расставить другие приоритеты другим заказам.
Бумажки — юридические и бухгалтерские тонкости, формирование счёта и предварительная проверка окупаемости проекта. Большая часть операций делается автоматически, за пару минут. Ответственному нужно лишь внимательно прочитать.
Запуск в работу и отслеживание статуса заказа. Обычно один техник выполняет один проект, но в зависимости от сложности заказа и графика работ, могут быть и другие ситуации.
Путь к эффективной зуботехнической лаборатории
Качество и скорость работы лаборатории, при соблюдении финансовых показателей — жизненно необходимо для бизнеса. Наверное, можно быстро и качественно работать, а также считать финансы и без автоматизации. Но будет тяжело.
Автоматизированный заказ-наряд может: — ускорить работу процессов лаборатории на 80%, — сократить формирование финансовых отчётов на 90%, — уменьшить вероятность возникновения ошибок в учёте до 0, — эффективнее использовать ресурсы и повысить рентабельность лаборатории на 22%.