Сколько платить за IT?

Распространенный ранее подход — получить пару предложений и выбрать самое дешевое — уже не работает.

Во-первых, таких предложений становится все больше, а во-вторых, учитывая растущую популярность сервисов (когда вы не покупаете программу, а «арендуете» определенный функционал), все большее значение начинает иметь стоимость владения.

Простой пример:
Вы купили автомобиль, новый или б.у. — не важно. Заплатили за него какую-то сумму, оформили все документы. «Внедрение» завершено, можно эксплуатировать. А теперь посмотрим на стоимость владения:

1. Эксплуатационные расходы

• Автомобилю нужен бензин, жидкость в омыватель.
• Еще придется платить налоги на автотранспорт, периодически нужно проводить техобслуживание: менять масло, фильтры, свечи, шины.
• Проходить раз в год техосмотр, ну, как минимум, платить за прохождение техосмотра.

Это ваши прямые расходы. Их, при необходимости, достаточно точно можно посчитать.

2. Самое интересное — непрямые издержки:

• Может автомобиль сломаться? Легко! Причем как сам по себе, так и от неправильной эксплуатации. Чинить его будете вы, тратя свои нервы, деньги, время.
• Вы можете случайно или умышленно нарушить ПДД — придется заплатить штраф.
• Можно попасть в ДТП, нанеся вред своему и чужому имуществу или даже здоровью.
• Наконец, автомобиль банально могут угнать.

А еще есть то, что обычно называют упущенной выгодой. Например, когда из-за описанных выше неприятностей, Вы опоздали на важную деловую встречу, произвели плохое впечатление, сорвался важный контракт.

Представьте себе, что автомобиль — это ваша ИТ-инфраструктура: покупка автомобиля — это стоимость внедрения, эксплуатационные расходы — это плата за аренду сервисов и работу ИТ-отдела.

А вот с непрямыми издержками все сложнее. На автомобиль есть гарантия, Вы можете оформить страховку на случай ДТП или угона. Ничего подобного в сфере ИТ нет! Гарантия будет даваться лишь на отдельные компоненты: умер жесткий диск — производитель выдаст новый. У вас из-за этого пропали все данные? Производитель вам «искренне сочувствует». Не работает интернет? Провайдер все поправит в течении 3 дней, как прописано в договоре. У Вас магазин простаивает? Пункт договора №…: «провайдер не несет ответственность за упущенную выгоду».

Становится понятно, что любой проект необходимо анализировать в перспективе, а из-за этого становится менее прозрачно «сколько платить за ИТ».

Для начала проанализируйте предлагаемый проект на соответствие вашим целям и возможностям. Для этого нужно четко ответить на ряд вопросов (подробнее про них можно узнать в правилах успешной автоматизации):

1. С какой целью вы хотите провести внедрение, чего вы ждете от проекта?
2. Можно ли реализовать ваши бизнес-процессы в выбранном проекте? Если нет, то готовы ли вы от чего-то отказаться, каковы будут последствия такого отказа, можно ли в проекте что-то модифицировать?
3. Каковы ваши стратегические планы, соответствует ли им выбранный проект?
4. Как предлагаемое решение интегрируется с имеющейся информационной системой?
5. Как будет проходить обучение сотрудников?
6. Как работает служба поддержки, как она будет взаимодействовать с вашим IT-отделом, каковы предоставляемые гарантии?
7. Можно ли запустить проект на имеющемся оборудовании, если нет, то что нужно поменять?

Если вернуться к аналогии с автомобилем, то вы должны четко понимать, зачем вам вообще нужен автомобиль (хотите поработать в такси, ездить на рыбалку, возить семью на дачу, похвастаться перед друзьями). А будет ли он устраивать вас в будущем? Может не стоит покупать низкий спортивный автомобиль, если в ближайшее полгода вы переедете в загородный дом, а там «нет дорог, одни направления»? Где вы будете его хранить, где ремонтировать?

В бюджетах внедрения будет…
— Стоимость программ;
— Стоимость аппаратных средств;
— Стоимость доработки и интеграции с вашей имеющейся информационной системой;
— Стоимость обучения персонала.

Эксплуатационные расходы:
— Стоимость аренды сервисов и каналов связи;
— Стоимость технической поддержки;
— Стоимость планируемых доработок.

Непрямые издержки:
Подобный анализ придется выполнять по косвенным признакам. Тем не менее, при правильном подходе эти расходы можно будет определить в достаточной мере.

Как долго он существует на рынке? Есть ли отзывы о его работе? Какие гарантии на программы, сервисы, оборудование предоставляются?

В нашей работе был случай, когда компания внедрила дорогостоящую систему контроля за автотранспортом. Через год поставщик услуги прекратил свое существования: технической поддержки нет, инструкций нет, обновлений и исправлений ошибок нет, возможности подключать к системе новые автомобили нет. Помучавшись еще год, компания вынуждена была внедрять всю систему заново.

Например, если время реакции на вашу заявку будет составлять до 5 рабочих дней, а речь идет о единственной кассе в магазине с большой проходимостью, то можно понять, что финансовые потери могут быть очень велики.

Далее переходим к частностям:

• Если решение предоставляется в виде сервиса, можно ли без потерь сменить поставщика услуги, если это решение полностью передается вам в собственность, сможете ли вы найти специалистов, способных его поддерживать.
• Только получив исчерпывающую информацию можно приступать к сравнению проектов и выбору оптимального.

Недавно мне довелось услышать: «Зачем кого-то нанимать для анализа предложений? Пусть нам сделают несколько КП, опишут свои решения, а мы выберем лучшее».

Но КП — не аналитика!
В таких документах каждая компания стремится подчеркнуть свои сильные стороны и не афиширует слабые. Вот вы видели предложения: «Доставим любой груз. Наши сильные стороны — работа по всей территории РФ, низкие цены. Наши слабости — часто срываем сроки поставки».? Я — нет.

Поручать подобную задачу своему системному администратору тоже не самый лучший вариант. Во-первых, у него может просто не оказаться нужных компетенций: он ведь технарь и мыслить будет терминами — «железо», «софт», «производительность» и т.д. Бизнес-процессы, стратегические планы, экономический эффект – могут быть для него тайной за семью печатями. Кроме того, есть опасность, что такой специалист может поставить свои интересы выше интересов компании: выбирается не оптимальное, а самое простое или самое интересное с точки зрения администрирования решение.

Помните, что специалисты, которые проводят подобный анализ должны быть максимально объективны и действовать в интересах вашей компании. Чаще всего эти критерии выполняет свой IT отдел, либо сторонняя организация, вы можете обратиться к нашим специалистам из технического отдела, они с радостью помогут!